論檔案工作重要性

只迎

【摘 要】檔案工作，大家的意識中都是不重要的，沒有任何技術(shù)性的，沒有資任人員資質(zhì)上要求的，工作內(nèi)容也不是十分重要，與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營及宏觀發(fā)展是沒有關(guān)系的，只是記錄企業(yè)的歷史而已。這只是歷史上大家對檔案工作的認(rèn)識，大家形成這樣的認(rèn)識，一方面是企業(yè)的不重視，認(rèn)為這個工作只是形象工程，可有可無，企業(yè)不重視，沒有人力物力的投入，相對管理也不嚴(yán)格，而且對企業(yè)的審核沒有任何的標(biāo)準(zhǔn)，這樣形成的檔案多半是沒有重要何存價(jià)值的，或有保存價(jià)值的檔案也會出現(xiàn)丟失或損壞的情況同，檔案利用價(jià)值不高，所以對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及日后決策也沒有多大的幫助及參考意義。這樣一個惡性的循環(huán)，就造成了企業(yè)對檔案工作的不重視，大家對檔案工作不了解，也更不重視。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；總合素質(zhì)；數(shù)字檔案館

當(dāng)今社會快速發(fā)展，信息化、電子化、辦公自動化、無紙化，都在逐步的代替歷史性的紙質(zhì)辦公及傳統(tǒng)意義上的檔案工作管理。我們檔案工作如果想隨著社會的腳步的一同發(fā)展，就必須要努力的提高大家及社會及企業(yè)對檔案工作的認(rèn)識，提高檔案工作的重要性。

一、我們要利用現(xiàn)在各種信息化的手段加大對檔案工作的宣傳，讓大家了解檔案工作的重要性及必要性

當(dāng)前信息社會，手機(jī)的廣泛使用，電腦的普及，QQ及微信的普及和大量的使用群體，已經(jīng)大大超過了只通過廣告及宣傳來宣傳檔案工作及重要性的作用范圍，而且這樣信息端使用用戶年齡也在中青年的這個社會層段，正是社會的主要發(fā)展力量，所以我們通過這些手段及一些印刷小冊子等使大家了解為什么要開展檔案工作，檔案工作的主要內(nèi)容，檔案的利用價(jià)值、哪 些檔案有保存的價(jià)值，檔案對企業(yè)及社會的作用，檔案工作的重要性、檔案工作對日后大數(shù)據(jù)分析提供的重要信息源及對大數(shù)據(jù)的影響等。大家只有了解了這些，企業(yè)及個人才會對檔案的理性的概念及對檔案工作的重視。這個企業(yè)才可能去投入人力及物力，去建設(shè)檔案事業(yè)及現(xiàn)代化的數(shù)字檔案系統(tǒng)，有了客觀全面的檔案，快速的完成檔案工作從收集到最后上架的每個環(huán)節(jié)，保證從文件到檔案的快速的分辨及完成整理及歸檔，才可以方便快捷的提供給企業(yè)使用，參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的分析，為企業(yè)決策提供源數(shù)據(jù)，可以分析出社會末來發(fā)展的方向及為決策做輔助作用，是決策的依據(jù)。如果沒有檔案的源數(shù)據(jù)做為分析和參考的依據(jù)，那么企業(yè)的決策將無據(jù)可依。

二、要快速的提高檔案人員的綜合素質(zhì)

從前的檔案人員無論從專業(yè)素質(zhì)還是辦公現(xiàn)代化操作上都不是很好，我們要快速的提高檔案人員的綜合素質(zhì)，檔案體現(xiàn)了一個企業(yè)的發(fā)展過程，體現(xiàn)了企業(yè)的精神文化，所以檔案工作人員也要大大提高綜合素質(zhì)，讓檔案工作更加規(guī)范化、專業(yè)化、系統(tǒng)化、信息化，我們可以通過社會上各種專業(yè)的培訓(xùn)，讓檔案從業(yè)者通過系統(tǒng)專業(yè)的理論知識的學(xué)習(xí)及培訓(xùn)，讓大家的專業(yè)素質(zhì)快速提高，使檔案工作可以更專業(yè)，對于檔案的審核、接收、保存、管理等與國際先進(jìn)水平接軌，使檔案工作不再成為落后沉舊的專業(yè)，而且檔案工作可以利用各種辦公自動化設(shè)備及數(shù)字檔案館來實(shí)現(xiàn)檔案電子化從而實(shí)現(xiàn)了無紙辦公。

三、我們要努力快速的促進(jìn)數(shù)字檔案館的快速發(fā)展

數(shù)字檔案館是我們傳統(tǒng)檔案工作質(zhì)的飛躍，本質(zhì)的變革，只有實(shí)現(xiàn)了自動化，電子化，才可以大大提高我們的工作效率，從而使用檔案工作快速起來， 對于提取、查詢、分析都大大提高工作效率，做好源數(shù)據(jù)的提供工作，歷史實(shí)物檔案，無法體現(xiàn)出檔案工作的整體性及關(guān)聯(lián)性，所以無法清楚看的看到數(shù)據(jù)的變化及數(shù)據(jù)的變化情況，也就無法直接的看到事物的本質(zhì)變化。數(shù)字檔案館就是實(shí)現(xiàn)這些工作的通道 ，一切檔案的數(shù)據(jù)的電子化，無論從收集、核對、裝盒、上架、生成二維碼等，這些工作都可以通過電子的形式完成，歷史實(shí)物檔案，整個一個歸檔環(huán)節(jié)要一年或更長的時(shí)間，但是現(xiàn)在只需要幾天的時(shí)間就全部可以完成，數(shù)據(jù)調(diào)用工作也同理，從前查詢同類檔案需要挨件調(diào)出人工查看，而現(xiàn)在都是通過系統(tǒng)輸入一定的篩選條件再幾秒鐘內(nèi)就可以完成。

四、結(jié)束語

總之，檔案工作實(shí)現(xiàn)了自動化、檔案人員素質(zhì)的提高，都促進(jìn)了檔案工作的發(fā)展，同時(shí)為企業(yè)也帶來了潛在經(jīng)營效率，企業(yè)也會更加重視檔案工作的發(fā)展，注重檔案工作的重要性，形成一個良性的循環(huán)。