高校檔案管理與大學生就業

劉建華

目前，在我國高等教育逐步從精英階段走向大眾化階段，加強高校學生檔案管理，對于促進大學生就業，把人才輸送到社會最需要的崗位上有著深遠的意義。人力資源社會保障部門承擔著畢業生就業管理服務職責，筆者作為人力資源社會保障部門的一員，從事畢業生檔案管理服務工作多年，對大學生就業與檔案管理有一點感悟，共同分享。

一、當前高校學生檔案存在的主要問題

（一）高校學生檔案不能為用人單位反映在校“全貌”

隨著教育體制的改革，高校已逐步向“自主辦學”過渡。為實現“科教興國”目標而培養高素質的復合型人才成為高校決策者們的共識。高校在專業課程設置、教師配備、學生的素質教育、技能培養、心理素質訓練等方面進行了調整和大膽的嘗試。與之相適應，也出現了一些新的檔案材料，如大學生心理測試成績，大學生英語四、六級證書，計算機等級證書，大學生能力、技能競賽證書，社會實踐活動材料，等等。然而，遺憾的是高校學生檔案的歸檔范圍仍舊是長年不變的老面孔，高校招生錄取材料、大學生入學登記表、學籍成績總表、獎懲文件、入黨入團材料、報到證存根、體檢表等。這些材料既不能涵蓋學生素質全貌，也不能滿足用人單位對畢業生的要求，更將當代大學生最富有時代精神風貌的精華部分棄之一邊，猶如買櫝還珠，舍本求末。

（二）高校學生檔案不能為大學生就業提供參考依據

目前，高校畢業生就業已從計劃經濟體制下的統包統配過渡到畢業生在一定范圍內通過供需見面，雙向選擇落實就業去向或自主擇業。在畢業生與用人單位雙向選擇的過程中，檔案材料利用的滯后性已顯示不出它的生命力，于是充當其媒介與介紹證明作用的畢業生檔案替代濃縮本——《畢業生推薦表》就成了用人單位“要”與“不要”畢業生的重要依據。由于受長期以來舊的歸檔范圍及《推薦表》篇幅的局限，這張《推薦表》囊括的項目仍不盡人意。不能否認，畢業生自我“推銷”的方略既是他們的智慧能力所在，也是對高校學生檔案管理工作及運作方式的挑戰。

（三）高校學生檔案造假，嚴重干擾了公平競爭機制

當今的畢業生就業市場是一個強勁的買方市場，近幾年高校畢業生就業形勢十分嚴峻。現實生活中，由于《推薦表》與檔案事實不符，使畢業生在報到時被辭退的現象已不鮮見，那些即便造假成功，順利就業的畢業生，因其素質低下，基本功不扎實，持續發展的后勁不足，加之僥幸心理難以自察，最終被“大浪淘沙”。這樣的經驗教訓告訴我們，高校的學生檔案管理必須規范。

（四）高校檔案管理方式落后，阻礙和影響了大學生就業

近年來，不少用人單位陸續走進高校，舉辦供需見面雙向選擇活動以招募人才。這種方式通常以政府就業部門牽頭，高校就業主管部門先介紹畢業生情況，而后由用人單位通過看檔案材料，再確定面洽人選，因此媒介是否能提供詳實、全面的學生檔案就顯得至關重要。現行的高校學生檔案，大多數高校都是在學生畢業離校時才能整理出完整的檔案。現有的管理方式和手段與現代化的高等教育快速發展相比，已經越來越不相適應。

二、高校學生檔案管理建議和思路

（一）修改、補充高校學生檔案歸檔范圍

高校學生檔案歸檔范圍應包括以下三個方面的內容：

1.政治思想方面。2.學習內容方面。3.身體健康方面。

（二）及時收集、整理高校學生檔案材料

面對當前就業工作的超前性，以及檔案材料在大學生就業中的決定性作用，我們的學生檔案已不能再沿襲過去的方法，滯后到畢業生離校時再整理歸檔了。要從大學生進校起就做好建檔工作，并根據其專業、班組群體性特點，隨時按照新的歸檔范圍和要求，收集、征集有關材料。學生的各種材料一經形成，就要盡快存入學生的檔案中去。這種歸檔意識在廣大師生中還要進一步加強。教師和學生要提高收集和提供有價值的學生檔案材料的認識，做到及時收集，及時整理。

（三）加強對高校學生檔案材料的選擇、甄別和保存

有許多高校目前開展了大量有關素質教育的活動，學生通過參與這些活動，得到鍛煉，取得長進，在知識、能力、人格、素質方面有所收獲。活動組織者應及時給學生以相應的總結、評價，這些總結、評價、證書及一些成果（如繪畫作品、比賽獲獎證書、社會實踐證明）都是學生綜合素質的反映，對于學生畢業時擇業推薦有很大作用，是學生檔案的重要內容，都應及時整理歸檔。

隨著各高校學生心理健康教育的開展以及對學生心理健康狀況的動態跟蹤調查，形成了一些大學生個體心理素質的資料，有的學校還開展了大學生職業傾向性調查和興趣愛好分析，也形成了一些資料。這些對于學生日后擇業和學校的推薦工作，以及工作之后用人單位對學生進行繼續管理、培養都具有良好的幫助和啟示作用，也應歸檔保存。

（四）更新管理手段，做好高等學校學歷證書電子注冊工作

為了維護國家學歷制度和學歷證書的嚴肅性，保護高等學校及其畢業生合法權益，打擊不法分子偽造買賣學歷證書的行為，國家教育部從2001年開始，實行高等教育學歷證書電子注冊制度，運用現代信息技術對高等教育學歷證書實行計算機網絡管理。即對普通高等校自1991年以來所頒發的本科、專科、第二學士學位畢（結）業證書（含成人高等教育）進行電子注冊，注冊內容包括：姓名、性別、出生日期；學習起止日期、專業層次（博士、碩士、本科、專科）、畢（結）業；學習形式（普通全日制、夜大學、函授等）；畢（結）業學校名稱及印章；校（院）長印鑒或簽名；畢（結）業證書編號；畢業生照片及身份證號碼。經過教育部審核備案的學歷證書，國家予以承認和保護，并上網公布，在畢業生就業時供用人單位網上查詢，既方便快捷，更可從根本上杜絕假文憑市場。