優化業務檔案管理的實踐做法之研究

童傳猛　王洪

摘要：隨著企業職工養老保險參保人群以及覆蓋人群的不斷增加，養老保險業務檔案管理工作日益繁重，原有的養老保險業務檔案管理已經不能適應現代檔案管理的要求，需要加強養老保險業務檔案管理工作的標準化、科學化以及規范化，不斷提高養老保險業務檔案管理的水平，因此本文針對企業職工養老保險業務檔案管理中存在的問題，探討其有效對策。

關鍵詞：養老保險業務；檔案管理；研究

不斷完善社會的保障體系，是關系到改革、發展、穩定的重大問題，養老保險作為我國社會保障體系的重要組成部分，需要適應現代信息社會的發展，建成能夠體現出社會公平的新型業務檔案管理體系。養老保險業務檔案管理水平的提高有助于養老保險機制的有效運行，因此，需要及時解決養老保險業務檔案管理中存在的諸多問題。

一、養老保險業務檔案管理存在的問題

（一）業務檔案管理信息化有待加強

隨著科技的進步，業務檔案管理技術也在不斷的發展之中，電子業務檔案信息的數據也面臨著諸多的問題，紙質化的會計業務檔案已經不能適應當前的業務發展需要，裝訂時分類的麻煩，更新信息的困難，都給業務檔案的管理帶來了不便，另外，業務檔案管理信息的透明化以及科學化較低，為了謀求巨大的利益，存在著對客觀數據的篡改以及隨意操作，違反業務檔案管理的規定，這給業務檔案管理帶來了潛在的威脅。

（二） 業務檔案管理工作管理力量薄弱

業務檔案工作管理力量的薄弱主要表現在下面幾個方面，第一，管理手段的落后，業務檔案管理硬件設施以及軟件設施落后，工作環境較差，由于管理資金的限制，在業務檔案管理上投入不足，尤其是信息化的管理手段尚未建立起來，系統化的管理缺乏，現代化的管理設備還沒有投入到使用，這給數量較大的檔案管理工作帶來一定的阻礙，過分地依賴人力以及物力，也給會計憑證以及報表資料的整理帶來困難，給會計檔案的查閱以及保管帶來不便；第二，管理制度不夠完善，業務檔案管理的制度是規范檔案管理的重要保障，目前的管理制度上，還沒有比較明確的責任劃定，工作職責范圍，管理制度在檔案的處理方面還沒有較為詳細的規定，給檔案管理工作帶來了一定的麻煩，造成檔案管理較為混亂，給檔案的查找帶來不便；第三，管理機構不健全，業務檔案管理的領導機構的健全對于加強檔案管理有著重要的意義，一方面的制度的嚴格落實與執行，另一方面是管理機構的有效監督，缺一不可，同時，管理機構在考核機制方面還要繼續完善，對于檔案管理的若干指標嚴格把關，嚴格核查會計憑證以及報表等資料，為以后的核查提供依據，對于工作中存在的問題要穩妥的解決，管理機構在協調溝通方面還有著一定的缺陷。

（三）業務檔案管理人員素質有待提高

業務檔案管理工作人員作為直接接觸檔案的人員應該具備良好的業務素質以及職業道德，目前有的業務檔案管理人員只是為了應付業務檔案管理的大量工作從其他部門調配過來的，沒有專業的檔案管理經驗以及知識，不能徹底地檔案管理中的問題，造成問題的不斷積累，同時，由于檔案管理工作量較大，給這些管理人員的培訓時間也就一再縮短，給養老保險業務檔案的管理帶來了潛在的問題。

二、養老保險業務檔案管理問題的對策

（一） 加強業務檔案信息化管理建設

業務檔案數據庫的建立，檔案信息化是業務會計順利進行工作的基礎，改變了傳統的紙質資料的種種弊端，在一定程度上有利于業務工作者的工作，業務檔案數據庫要從數據的采集、儲存、錄入與管理等方面逐步建立起來，方便業務工作者對檔案的查詢、搜索、處理以及進一步的挖掘與管理，由于信息化建設人為因素的影響，可以在一定程度上保證會計原始憑證、會計憑證的真實完整，妥善保管檔案信息。

（二） 完善業務檔案工作的管理

業務檔案工作的管理可以從信息化管理、完善制度以及加強領導等方面做起，第一，信息化管理，利用現代先進技術，采用信息化管理軟件，實現養老保險業務檔案管理的信息化、規范化，增加硬件設施，投入計算機、打印機以及掃描儀等設備，建立標準化的檔案管理室，引入檔案管理軟件，解放人力資源，妥善解決會計憑證以及報表資料的快速裝訂以及保管工作，最大限度地完善檔案的管理工作；第二，健全管理制度，業務檔案管理制度的不斷完善有助于檔案管理能夠按章辦事，有所依據，嚴格管理，明確檔案管理的工作責任與職責范圍，另外還要積極探索檔案管理的有效制度，使檔案工作能夠更加的規范化、科學化，使得會計檔案資料的錄入、保管、借閱以及銷毀有據可依，保證會計憑證以及資料的完整性以及真實性；第三，增強管理機構的建設，業務管理機構的建設有賴于管理的考核，通過考核加強管理的積極性、發現工作中的不足，另外還可以建立專門的業務檔案管理領導小組，定期召開組織座談與工作交流會，對工作中出現的問題進行針對性的研究與處理，定期檢查檔案管理，開展評選先進、考核獎勵等活動，激發員工的工作熱情。

（三）提高業務工作人員素質

提高工作人員素質需要從職業道德與技能兩方面同時入手，要教育工作人員為社會服務的觀念，增強主動服務意識，端正工作態度，以良好的精神風貌對待每一位參保人，強化業務檔案工作者的職業道德觀念，堅持據實立檔的作風，另外還要培養高素質的工作人員，利用講座培訓業務工作人員的業務素質，增強實踐性操作水平，豐富理論知識，樹立先進的管理理念。積極引進專業人才，打造高素質團隊，聘請專業教授進行實地指導，及時發現工作中的問題。

參考文獻：

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