對(duì)加快干部人事檔案信息化建設(shè)的思考

沈紅梅

現(xiàn)代信息技術(shù)日新月異、廣泛應(yīng)用，加快干部人事檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案信息管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化已成為大勢(shì)所趨。

一、加快干部人事檔案信息化建設(shè)的重要性

加快干部人事檔案信息化建設(shè)，對(duì)于貫徹落實(shí)中央組織部《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》（中組發(fā)﹝2014﹞9號(hào)）文件精神，全面提升干部檔案工作水平，提高干部檔案服務(wù)干部工作的質(zhì)量，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)具有重要意義。

一是能更好地為選拔干部提供支撐。干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建立后，各級(jí)組織部門和領(lǐng)導(dǎo)依托互聯(lián)互通的網(wǎng)絡(luò)，通過信息管理系統(tǒng)，能夠方便快捷地了解、掌握和綜合分析領(lǐng)導(dǎo)班子的年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)素養(yǎng)、經(jīng)歷搭配、男女比例等信息，以及干部個(gè)人的人品官德、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)績、廉潔自律等情況，從而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

二是能更好地保證檔案信息的完整準(zhǔn)確性。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理屬于封閉式管理，存在信息溝通渠道不暢通、檔案內(nèi)容補(bǔ)充和更新不及時(shí)等弊端。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，能讓檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式管理，干部可以根據(jù)權(quán)限通過網(wǎng)絡(luò)查詢個(gè)人的基本信息，對(duì)有誤的地方提出修改建議，干部所在單位也能根據(jù)權(quán)限及時(shí)更新干部個(gè)人的信息，從而有效避免了檔案信息的錯(cuò)誤性和延時(shí)性。

三是能更好地提高工作效率。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理智能化程度低，主要靠人工，管理人員工作量大。干部人事檔案數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案的查詢、利用實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化，從而把管理人員從繁瑣的事務(wù)中解放出來。

四是能更好地保護(hù)檔案實(shí)體。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理主要是管理檔案實(shí)體，查詢有關(guān)人員的基本信息是干部人事工作中的常事，工作人員經(jīng)常翻閱紙制載體的原始檔案，不利于干部人事檔案的保護(hù)。干部人事檔案數(shù)據(jù)庫信息化后，數(shù)據(jù)錄入一次就可以反復(fù)查詢、利用，從而有效減少了工作人員與檔案實(shí)體的接觸。

二、干部人事檔案信息化建設(shè)當(dāng)前存在的主要問題

近年來，各級(jí)不斷強(qiáng)化干部人事檔案信息化建設(shè)，取得了一定成效，但目前仍然還存在著一些不容忽視的問題。

一是重視不足，認(rèn)識(shí)片面。有的對(duì)干部人事檔案工作的地位和作用沒有足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為干部人事檔案工作是一項(xiàng)輔助性工作，不是重點(diǎn)工作；有的認(rèn)為干部人事檔案工作只是收收管管、翻翻找找、查查看看的資料保管工作，只要不出現(xiàn)錯(cuò)、忘、漏就行了。這些錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，都制約著干部人事檔案管理信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。

二是方法傳統(tǒng)，效率低下。目前很多單位的人事檔案管理工作信息化程度不高，僅僅在人員基本信息、檔案目錄編輯等方面實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，仍采用傳統(tǒng)的工作方式進(jìn)行裝訂、分類，工作效率低，為查閱上也帶來不便。 雖然檔案管理者對(duì)傳統(tǒng)檢索方式加以利用，可從目錄中找出檔案，并按照記錄到庫房里進(jìn)行查找，但這樣做效率比較低下。

三是標(biāo)準(zhǔn)不一，共享較難。目前干部人事檔案信息化建設(shè)尚未形成統(tǒng)一的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，管理軟件僅著眼于某一地區(qū)、部門或某系統(tǒng)，各級(jí)、各地、各部門開發(fā)、使用的軟件不能互通。同時(shí)，長期以來干部人事檔案管理依靠手工作業(yè)較多，形成了大量的干部人事信息，造成了各地區(qū)、各部門對(duì)干部人事信息的分散、分隔，信息形成的流程、格式不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范、不科學(xué)，難以實(shí)現(xiàn)資源共享。

四是信息不全，應(yīng)用受限。目前檔案基礎(chǔ)信息收集渠道還有待疏通和拓展，缺乏從不同側(cè)面反映干部情況的渠道，造成信息更新不及時(shí)、不全面，較難全面反映干部的情況。現(xiàn)有的干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，查閱的大多是干部的自然情況、簡歷、職稱、工資等，在對(duì)干部年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)等情況統(tǒng)計(jì)分析時(shí)做得不夠，系統(tǒng)功能尚未得到充分發(fā)揮。

五是設(shè)施不齊，差距較大。由于經(jīng)費(fèi)投入不足、后期維護(hù)較差，有的單位檔案庫房、查閱室、微機(jī)室和檔案人員辦公室建設(shè)滯后，還沒有達(dá)到分開的要求，有的還沒有完全配備計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)服務(wù)器、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、除濕機(jī)等必要硬件設(shè)備和管理系統(tǒng)軟件。

六是人才奇缺，能力不足。有的紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)比較豐富，但在掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)、應(yīng)用軟件上還比較欠缺；有的對(duì)信息化建設(shè)技術(shù)輕車熟路，但對(duì)檔案管理的理論、流程以及干部人事政策還不熟悉，管理人員的綜合能力尚需培訓(xùn)提高。

三、加快干部人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

各級(jí)要增強(qiáng)責(zé)任感和緊迫感，大力推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和制度化。

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，共識(shí)共為

各級(jí)要高度重視干部人事檔案信息化建設(shè)工作，專門成立工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定推進(jìn)工作的具體措施，切實(shí)把干部人事檔案信息化建設(shè)擺在重要位置抓緊抓好。要加大宣傳力度，通過各種渠道擴(kuò)大宣傳范圍，使領(lǐng)導(dǎo)和干部充分認(rèn)識(shí)干部人事檔案信息化建設(shè)的重要意義，形成全員參與、相關(guān)部門齊抓共管、協(xié)調(diào)一致的良好局面。

（二）把握重點(diǎn)，穩(wěn)步實(shí)施

按標(biāo)準(zhǔn)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備數(shù)據(jù)服務(wù)器、電腦、掃描儀、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，完善安全措施，在檔案庫房、查閱室等重要場(chǎng)所安裝視頻監(jiān)控設(shè)備，實(shí)現(xiàn)全方位、全天候不間斷監(jiān)控。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)﹝2009﹞12號(hào)）的要求，加強(qiáng)人事檔案信息資源建設(shè)，規(guī)范采集、充實(shí)完善干部檔案材料，落實(shí)專人對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新，確保干部信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。注重加強(qiáng)管理規(guī)范、業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)規(guī)范建設(shè)，建立健全與數(shù)字化相配套的檔案查借閱、鑒別、歸檔、信息采集、轉(zhuǎn)遞、保管保密、檢查核對(duì)、管理人員職責(zé)等規(guī)章制度，同時(shí)建立數(shù)字檔案文件格式、存儲(chǔ)壓縮格式以及軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。

（三）建立體系，分級(jí)利用

在干部人事檔案數(shù)據(jù)庫建成的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)干部人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，以組織人事部門作為信息中轉(zhuǎn)站，架起領(lǐng)導(dǎo)、各部門、各單位之間互連互通的干部信息服務(wù)系統(tǒng)。按照干部管理權(quán)限和安全性、保密性要求，分級(jí)、分單位賦予信息數(shù)據(jù)的使用權(quán)限，提供信息相關(guān)查詢、利用服務(wù)。

（四）加大投入，強(qiáng)化保障

各級(jí)要加大資金投入，將干部人事檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)有步驟地，分期分批地納入當(dāng)?shù)刎?cái)政預(yù)算，用于購買、維護(hù)相關(guān)軟硬件設(shè)施。要加大人力投入，選配思想政治素質(zhì)好、工作作風(fēng)過硬、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的中共黨員從事干部檔案工作。針對(duì)干部檔案工作政策性、專業(yè)性、保密性強(qiáng)的特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和保密教育，幫助他們熟悉檔案管理，了解干部政策和干部工作程序，掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，嚴(yán)格遵守組織人事紀(jì)律和保密紀(jì)律，適應(yīng)信息化時(shí)代對(duì)干部檔案工作人員綜合素質(zhì)的要求。