淺議會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作帶來(lái)的思考

劉翠蓮

近些年來(lái)，隨著會(huì)計(jì)電算化工作地開展，產(chǎn)生了大量的電子會(huì)計(jì)文件，這為檔案管理工作增加了新的內(nèi)容，檔案管理的一系列工作程序、管理方法都需要跟進(jìn)。

一、電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)

1、電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，增加了管理的難度。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算紙質(zhì)材料，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，包括電子化會(huì)計(jì)憑證、賬簿和報(bào)表等數(shù)據(jù)，相應(yīng)電算化環(huán)境下的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件、財(cái)務(wù)軟件及其開發(fā)文檔等內(nèi)容。但同時(shí)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案還保留著。這兩種介質(zhì)檔案，其保存手段、保管條件都不一樣，為管理工作帶來(lái)難度。

2、管理工作依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境。電算化會(huì)計(jì)檔案的載體不是傳統(tǒng)的紙張而是磁性介質(zhì)，因而具有體積小、質(zhì)量輕等特點(diǎn)。但與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案直觀性強(qiáng)，人們可以不借助任何技術(shù)手段而直接查看到會(huì)計(jì)信息，而電算化會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件環(huán)境下才可重現(xiàn)。

3、電算化會(huì)計(jì)檔案的安全性、完整性要求更高。電算化會(huì)計(jì)檔案因其信息的數(shù)字化，大大提高了會(huì)計(jì)檔案的利用效率，便于會(huì)計(jì)檔案信息的資源共享；但電算化會(huì)計(jì)檔案具有易破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，加大了會(huì)計(jì)檔案被篡改、破壞的風(fēng)險(xiǎn)。

二、目前會(huì)計(jì)電算化下檔案管理存在的問(wèn)題

1、會(huì)計(jì)檔案載體的完整性不能體現(xiàn)。很多單位由于單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)會(huì)人員對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的工作內(nèi)容理解不到位，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒(méi)有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，或雖保管但只保管一份，從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。

2、會(huì)計(jì)電算化所需要的軟硬件設(shè)備不能完全到位，使得會(huì)計(jì)檔案的載體質(zhì)量難以達(dá)到相關(guān)規(guī)定的要求。目前許多單位因?yàn)闆](méi)有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定“采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案”，并對(duì)保存期限做了規(guī)定，但目前由于一些單位沒(méi)有更新和升級(jí)輸出打印設(shè)備，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限；或因?yàn)榇疟P介質(zhì)的質(zhì)量問(wèn)題，或未實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)的損壞或丟失。

三、做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

1、應(yīng)加大對(duì)軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入

比如，選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)需要的電算化會(huì)計(jì)軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，進(jìn)行定期維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具；完善硬件設(shè)施建設(shè)，提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù)。

2、完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)制度

（1）建立電算化會(huì)計(jì)檔案的立卷歸檔制度。按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬也要打印書面材料，并及時(shí)立卷。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本。應(yīng)注意的是，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。

（2）建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度。根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度。選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按一定順序?qū)﹄娮訒?huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類編號(hào)和著錄，制作檔案管理文件卡片。

（3）建立嚴(yán)格的借用制度。查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

（4）建立定期備份和維護(hù)制度。電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)，由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。

3、提高思想重視程度。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企事業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)提高對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理重要性的認(rèn)識(shí)，并督促有關(guān)制度的建立?，F(xiàn)今不少實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企事業(yè)單位，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗(yàn)。因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。

4、提高電算化會(huì)計(jì)檔案保管人員的素質(zhì)。要管理、保存和利用好電算化會(huì)計(jì)檔案，必須有相應(yīng)的檔案管理人才。管理電算化會(huì)計(jì)檔案的人員比一般的檔案管理人員綜合素質(zhì)要求高，除了要具備傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理專業(yè)知識(shí)外，還必須具備電算化基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)工程和信息系統(tǒng)知識(shí)，必須具備較高的計(jì)算機(jī)操作技能。要通過(guò)多種方式的培訓(xùn)教育，使我們的電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員成為具備會(huì)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、檔案學(xué)、管理學(xué)等多門學(xué)科知識(shí)，具備良好的道德品質(zhì)和潛在的創(chuàng)新意識(shí)與能力的復(fù)合型人才。