如何有效構建高校大型活動管理協同模式

陳鋼

摘 要：協同學是起源于自然科學領域的科學理論，近年來被遷移至管理學科中，用來揭示和指導管理現實。本文從協同學視角出發，通過對高校大型活動管理特殊屬性的解讀，來探求在這一管理過程中“他組織”與“自組織”如何更加有效地協同運作，希望對“高校大型活動管理”這一課題提供方法論層面的建議與指導。

關鍵詞：活動管理；協同學；組織混沌；他組織；自組織

高校大型活動管理的特殊屬性及定位

一是管理對象的相對集中性：由于高校活動參與主體及面向群體的主要組成為在校師生，因而我們面對的管理對象相對集中且固定。

二是管理目標的社會公益性：高校活動多為非營利性活動，商業屬性相對淡漠，因而活動應當著力于塑造參與者的思想政治素質、智能素質、心理素質以及文體技能素質。

三是管理權力結構的弱相關性：高校不同于其他企事業單位或商業組織，擁有強力的權力控制、命令關聯度，因而管理效力相對弱化。

綜上所述，筆者將高校大型活動界定為由高校作為活動主辦主體，具有明確的活動目標，發生在高校空間范圍內或由高校群體作為主要活動參與者，且參與人數眾多、持續時間長的群體性活動。

高校大型活動管理的協同模式

1.組織混沌

混沌，又稱渾沌。英語詞匯“Chaos”，源于希臘語，原始含義是宇宙初開之前的景象，基本含義主要指混亂、無序的狀態。作為科學術語，混沌一詞特指一種運動形態。[1] 在控制論與系統論范疇中，“混沌是指現實世界中存在的一種貌似無規律的復雜運動形態。共同特征是原來遵循簡單物理規律的有序運動形態，在某種條件下突然偏離預期的規律性而變成了無序的形態。混沌可在相當廣泛的一些確定性動力學系統中發生。混沌在統計特性上類似于隨機過程。”[2]

由于前文所述高校管理結構及權力層級間相對的弱相關性，因而高校大型活動管理在運營之初往往要經歷從非組織到組織，即從混沌到有序的組織起源過程。在高校大型活動管理啟動之初，我們應當允許存在組織混沌階段，因為混沌的過程正是創意碰撞以及各方要素自由結合的階段。例如：筆者負責并參與的“中國音樂學院紀念建校五十周年活動”于2014年9月正式開始一直持續至同年10月底，活動混沌階段起步于活動正式啟動的前兩年即2012年。2012年5月，學校召開該活動籌備工作啟動會，宣布成立“紀念建校五十周年活動領導小組”，并設立辦公室。該活動組織混沌階段需要完成的任務主要為創意生成及前期工作籌備。隨著時間推移，組織混沌向有序階段推進過程中會自動進行低程度組織向高程度組織的升級過程。事實證明，在該活動的組織混沌階段確立的組織架構在后期幾乎進行了巨大的調整與變動。但組織混沌期率先建立的校史組、校友通訊錄組、宣傳組、綜合事務組、顧問組等組織有效地展開了校史的整理編撰以及圖書資料、檔案、校友通訊錄、校友訪談、教師訪談的整理采編工作，同時對外宣傳聯絡、校友會籌建、校歌征集、校慶征文等工作也均有效展開。

2.“他組織”與“自組織”協同

“他組織”是指一個系統中靠外部干預或指令而形成的組織；“自組織”則是指不存在外部干預情況下，系統內部依某種規則，協調地、自發地形成的有序結構。

高校大型活動在起步策劃階段應首先著力于進行“他組織”維度的結構搭建。因為“他組織”是活動目標確立、策劃實施與活動開展等一切工作進行的基礎。“他組織”在構建中應當遵循以下幾個原則：首先，“他組織”應當受到外界的特定干預，在活動管理的組織架構搭建過程中，這一特點體現為要求“他組織”必須設立清晰、明確的工作總體目標或戰略；其次，“他組織”應具有弱自我選擇與動態演化能力，即應當使該組織結構保持穩定的架構，同時賦予該組織權責清晰的領導與指令；最后，“他組織”應當盡可能使其組織結構與功能相對簡單，避免冗雜的工作結構層級設計。例如：“中國音樂學院建校五十周年紀念活動”在策劃之初即確立了“他組織”中的“外界特定干預”，即此次活動以“深化中國音樂教育體系建設、傳承和弘揚中華優秀傳統音樂文化”為主題，以“熱烈、儉樸、務實、高效”為工作原則。在這一活動主題及工作原則的干預下搭建了穩定的“他組織”工作組織結構—由辦公室、秘書組、顧問組、會務組、志愿者組、宣傳組、校史組、校友聯絡組（校友會）、后勤保障組、演出組共十個職能工作組構成（見圖1）。

圖1中所示的“他組織”中的每個工作組均由一位校領導直接負責，每個職能工作組任命一名學校相關部門中層干部擔任組長，從而保證了這一“他組織”架構的穩定。整個工作組織機構依照扁平化的組織架構搭建，使得分工簡化、行政效率提高，上傳下達通暢。首先，“他組織”是活動管理運行階段的基礎，但是隨著活動的發展，“自組織”就開始基于“他組織”而演進出來；其次，相較于“他組織”，“自組織”不易受到外界特定干擾，同時又善于與“自組織”外環境互動，從而不斷優化自身結構；最后，“自組織”往往結構與功能更加復雜，具有主動創新能力與適應能力。

在圖1所示的“他組織”架構基礎上，隨著工作推進，因循組織工作主題與原則的 “自組織”— “學術組”在“他組織”“顧問組”的基礎上誕生了。原有的“顧問組”是由學校眾多知名老專家學者組成，為整個紀念活動提供智力支持。在工作進展中，該組中的中青年學者與老專家的互動過程中自發逐漸形成了新的“組織”，即“自組織”—“學術組”。該組織由學校中青年學術骨干牽頭統籌管理，設立“文集編委會”與“光盤編委會”兩個子組織，并與各教學系部對接，成立服務于各編委會的編輯助理團隊。

在該“自組織”的工作努力下，最終完成出版校慶紀念文集一套，共9冊，總計489萬字。出版光盤一套，共16張，包括文字93，000字，CD 780分鐘，DVD 200分鐘。該“自組織”的工作充滿了更多的自主性與創造性，組織中的主編及主編助理團隊投入相當精力進行文稿的收集、整理、體例規劃、文字編輯、校對等。這一過程中也提升了“自組織”中青年教師的學術能力，鍛煉出了一支以學校青年教師為主體的學術隊伍。“學術組”這一 “自組織”的出現與工作進展，最終更加完備地推動了整個活動的有效完成。而這一“自組織”最終因其工作的有效性又以 “他組織”的形態穩定下來，成為整個活動中固定存在的重要職能工作組。由此，我們可以看出，在高校大型活動中，“他組織”與“自組織”二者之間相互協同的辯證關系。endprint