高校網上預約報賬的實踐與優化

文/印衛華

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高校網上預約報賬的實踐與優化

文/印衛華

為了有效緩解高校財務的報賬壓力，提高財務結算效率，國內不少高校推出了網上預約報賬。這一新的報賬模式具有傳統柜面報賬所不具備的優勢，但在實踐過程中也存在一些不足，本文分析了這些不足，并提出了優化建議。

高校；網上預約報賬

近年來，隨著國家對高等教育投入的不斷增加，高校各項經費呈多元化增長趨勢，高校財務的核算工作量也成倍增加，而高校財務人員的編制有限，財務報賬大廳經常出現排長隊報銷現象，“報賬難”的問題日益突出。為此，部分高校開始嘗試改變現行的報銷模式，率先推行了網上預約報賬。

一、高校實行網上預約報賬的優勢

網上預約報賬，是指報賬人員遠程登錄學校財務網上預約報賬系統，按規定填寫提交預約報賬單，并在適當的時間將報銷單據傳遞到財務部門即可完成報賬工作。網上預約報賬通過將網上預約系統、賬務處理系統、網銀支付系統的對接連通，實現了對財務數據的自動處理，大大提高了財務部門的工作效率，相比傳統柜面報銷而言，網上預約報賬的優勢主要體現在以下幾個方面：

（一）節約了報賬人員的時間，提高了財務工作的效率

傳統的柜面報賬需要報賬人員在財務工作時間到柜面排隊等待，高峰時段甚至需要半天時間才能完成報賬。而網上預約報賬，報帳人員可自由選擇時間7×24小時不間斷地進行辦理，大大節約了報賬人員的時間。同時，會計人員在收到網上預約單后，通過核對報銷票據、金額、手續無誤后，直接導入賬務系統生成記賬憑證，轉入網銀支付系統完成支付，減少了憑證的錄入工作量，提高了財務工作的效率。

（二）增強了財務信息的透明度和及時性

傳統柜面報賬模式下，經費負責人往往要通過財務部門才能了解經費的使用情況，而在預約報賬模式下，經費負責人在預約報賬的過程中就能隨時知道每一個項目的余額、分項額度情況和每一筆開支明細，避免了項目的超支、串戶、不能及時用款等情況的發生，財務信息的透明度和及時性大大增強。

（三）緩解了高校“報賬難”，改善了財務部門的形象

實踐證明，通過保留傳統柜面報賬和推行網上預約報賬，“兩條腿走路”，高校財務多年存在的“報賬難”有所緩解，報賬大廳的排隊等候的人數大大減少，在方便廣大高校師生員工的同時也極大地改善了財務部門的形象，教職工的報怨減少了，宣傳財務制度的阻力也少了許多，財務部門的滿意度逐年提高。

二、現階段高校網上預約報賬存在的問題

高校推行網上預約報賬，減少了報賬等待，提高了工作效率，但是在實踐過程中發現這一報賬模式并不完美，還存在一些問題，主要表現在以下幾個方面；

（一）“退單率”的居高不下影響了用戶體驗

網上預約報賬雖然可以避免因為預算或額度不足導致的退單，但由于退單原因是多方面的，如缺少審批手續、提供的資料不全、不合法的票據等，實際工作中仍然存在大量的退單，教職工有時需要往返幾次財務部門才能完成報銷，降低了網上預約報賬的便利性，影響了用戶體驗。

（二）培訓宣傳不到位，信息錄入不規范不完整降低了財務工作效率

由于網上預約報賬系統要求報賬人員自行填寫摘要、對報銷單據進行整理分類、按經濟科目分別填寫，對于非會計專業人員來說是有一定難度的，如果未經過培訓或培訓不到位，就會出現各種不規范的預約報賬單，如經濟分類錯誤、摘要填寫不完整、項目混淆等，將這種不規范的預約報賬單導入賬務系統就會生成不合格的記賬憑證，因此需要會計人員在導入的同時進行修改，增加了錄入的工作量，體現不出網上預約報賬的優勢，從而降低了財務工作效率。

（三）報銷單據在傳遞過程中有遺失的風險

與柜面報賬不同，網上預約報賬在發生退單時，往往是通過電話聯系報賬人，如果報賬人不能及時取走退單，時間一長就有可能產生單據遺失。同時在報銷單據傳遞過程中，如果沒有完備的交接手續，單據找不到，也容易產生扯皮，引發會計人員與報賬人員之間的矛盾。

三、高校網上預約報賬的優化和完善思路

（一）著力降低“退單率”

居高不下的“退單率”是制約網上預約報賬效率、影響用戶體驗最重要的因素之一，必須花大力氣來解決這個問題。

要降低“退單率”，須首先分析退單原因。實踐中，造成退單的原因主要有：①缺少審批手續，如缺少學院（部門）負責人簽字；②提供的資料不全，如缺少采購合同、中標文件、固定資產驗收單、材料入庫單等；③不合法的票據，如不是正規的稅務或財政票據、涂改過的發票、偽造的發票等；④預約錯誤，如項目科目選擇錯誤、預約子系統選擇錯誤等。⑤不在報銷范圍內的票據，如實行差旅費定額包干后外地出差發生的市內交通費、餐費等票據、過期發票、違反廉政規定的票據等。

針對上述退單原因，筆者認為可采取以下措施進行優化：①加強收單預審。財務部門安排有豐富報賬經驗的業務骨干接收預約報銷單，嚴格預審每一張單據，發現問題及時告知報賬人進行完善，以減少后續退單；②將報銷注意事項嵌入網上預約報賬系統，在預約報賬單填制過程中進行提示。通過梳理不同經濟業務報銷發生退單的原因，整理出針對具體業務的報銷注意事項，在報賬人填制預約單時及時提示注意事項，如在使用“專用設備購置費”科目時提示需附采購合同、招標文件、固定資金驗收單等，在填制“住宿費”時提示某城市住宿限額等；③利用互聯網技術手段，加強報銷注意事項和財務制度的宣傳。高校財務部門可通過微信公眾平臺、短信平臺、校園網絡平臺等現代科技手段，將財務制度和常用報銷注意事項分類發布，供教職工查閱。某一類型經濟業務報銷“退單率”較高，要有針對性地做好宣傳，使教職工都能知曉制度，從而才能更好地執行制度，減少退單的發生。

（二）繼續加大網上預約報賬知識的宣傳力度，使預約報銷單的填制趨向規范

高校財務部門應當認識到，大力宣傳網上預約報賬的優勢，不僅能夠方便廣大教職工更加便捷地完成賬務報銷，而且能夠大大減輕財務人員的工作量，可謂一舉兩得，因此，必須對網上預約報賬的推廣投入更多的資源。高校可以通過制作系統操作手冊、視頻供教職工下載學習，也可以與學院部門合作，邀請專家和技術人員開設講座，讓廣大教職工深入了解預約系統的操作流程、注意事項，培訓的重點是預約報賬單的填制，如何填寫摘要、選擇項目、科目等都要詳細講解，努力使報賬人員能夠正確生成預約報賬單，只有預約報賬單規范完整了，下一步的導入賬務系統才能繼續，也才能減輕工作量，提高財務人員的工作效率。

（三）增加單據物流系統，使報銷單據的傳遞過程清晰透明

為了避免報銷單據在預約報賬傳遞過程中發生丟失，分清責任，需要在網上預約系統內增加物流子系統，從預約單傳遞到財務部門開始，單據就進入物流系統，接單—制單—復核—出納，整個過程一目了然，如果報賬人員沒有收到報銷款項，可以通過物流系統進行查詢，知道單據現時的狀態，及時聯系財務經辦人進行后續處理。增加單據物流系統，報賬人員對報賬結果有疑問，可以不需要到財務柜臺來，自己上網就能查詢到賬務處理結果，也避免了單據的遺失。

高校推行網上預約報賬，不僅減輕了財務人員的工作量，提高了賬務處理的效率，而且為教職工提供了全新的報賬模式，節約了報賬等候的時間，使高校職工不再感到“報賬難”，當然，網上預約報賬還有一個不斷完善優化的過程，需要在實踐中探索提高。

［1］祝菊鋒.高等學校網上預約報賬的利弊探討［J］.經濟師，2015（8）.

［2］林琴珍 孫思惟.高校財務報賬模式發展轉變與對策［J］.會計之友，2015（5）.

［3］刁明蘇.高校“報賬難”的成因及對策解析［J］.行政事業資產與財務，2015（11）.

（作者單位：揚州大學）