高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的實(shí)踐與優(yōu)化

文/印衛(wèi)華

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高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的實(shí)踐與優(yōu)化

文/印衛(wèi)華

為了有效緩解高校財(cái)務(wù)的報(bào)賬壓力，提高財(cái)務(wù)結(jié)算效率，國(guó)內(nèi)不少高校推出了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬。這一新的報(bào)賬模式具有傳統(tǒng)柜面報(bào)賬所不具備的優(yōu)勢(shì)，但在實(shí)踐過程中也存在一些不足，本文分析了這些不足，并提出了優(yōu)化建議。

高校；網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬

近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)高等教育投入的不斷增加，高校各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)呈多元化增長(zhǎng)趨勢(shì)，高校財(cái)務(wù)的核算工作量也成倍增加，而高校財(cái)務(wù)人員的編制有限，財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳經(jīng)常出現(xiàn)排長(zhǎng)隊(duì)報(bào)銷現(xiàn)象，“報(bào)賬難”的問題日益突出。為此，部分高校開始嘗試改變現(xiàn)行的報(bào)銷模式，率先推行了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬。

一、高校實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的優(yōu)勢(shì)

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬，是指報(bào)賬人員遠(yuǎn)程登錄學(xué)校財(cái)務(wù)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，按規(guī)定填寫提交預(yù)約報(bào)賬單，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間將報(bào)銷單據(jù)傳遞到財(cái)務(wù)部門即可完成報(bào)賬工作。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬通過將網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)、賬務(wù)處理系統(tǒng)、網(wǎng)銀支付系統(tǒng)的對(duì)接連通，實(shí)現(xiàn)了對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的自動(dòng)處理，大大提高了財(cái)務(wù)部門的工作效率，相比傳統(tǒng)柜面報(bào)銷而言，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）節(jié)約了報(bào)賬人員的時(shí)間，提高了財(cái)務(wù)工作的效率

傳統(tǒng)的柜面報(bào)賬需要報(bào)賬人員在財(cái)務(wù)工作時(shí)間到柜面排隊(duì)等待，高峰時(shí)段甚至需要半天時(shí)間才能完成報(bào)賬。而網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬，報(bào)帳人員可自由選擇時(shí)間7×24小時(shí)不間斷地進(jìn)行辦理，大大節(jié)約了報(bào)賬人員的時(shí)間。同時(shí)，會(huì)計(jì)人員在收到網(wǎng)上預(yù)約單后，通過核對(duì)報(bào)銷票據(jù)、金額、手續(xù)無(wú)誤后，直接導(dǎo)入賬務(wù)系統(tǒng)生成記賬憑證，轉(zhuǎn)入網(wǎng)銀支付系統(tǒng)完成支付，減少了憑證的錄入工作量，提高了財(cái)務(wù)工作的效率。

（二）增強(qiáng)了財(cái)務(wù)信息的透明度和及時(shí)性

傳統(tǒng)柜面報(bào)賬模式下，經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人往往要通過財(cái)務(wù)部門才能了解經(jīng)費(fèi)的使用情況，而在預(yù)約報(bào)賬模式下，經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人在預(yù)約報(bào)賬的過程中就能隨時(shí)知道每一個(gè)項(xiàng)目的余額、分項(xiàng)額度情況和每一筆開支明細(xì)，避免了項(xiàng)目的超支、串戶、不能及時(shí)用款等情況的發(fā)生，財(cái)務(wù)信息的透明度和及時(shí)性大大增強(qiáng)。

（三）緩解了高校“報(bào)賬難”，改善了財(cái)務(wù)部門的形象

實(shí)踐證明，通過保留傳統(tǒng)柜面報(bào)賬和推行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬，“兩條腿走路”，高校財(cái)務(wù)多年存在的“報(bào)賬難”有所緩解，報(bào)賬大廳的排隊(duì)等候的人數(shù)大大減少，在方便廣大高校師生員工的同時(shí)也極大地改善了財(cái)務(wù)部門的形象，教職工的報(bào)怨減少了，宣傳財(cái)務(wù)制度的阻力也少了許多，財(cái)務(wù)部門的滿意度逐年提高。

二、現(xiàn)階段高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬存在的問題

高校推行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬，減少了報(bào)賬等待，提高了工作效率，但是在實(shí)踐過程中發(fā)現(xiàn)這一報(bào)賬模式并不完美，還存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面；

（一）“退單率”的居高不下影響了用戶體驗(yàn)

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬雖然可以避免因?yàn)轭A(yù)算或額度不足導(dǎo)致的退單，但由于退單原因是多方面的，如缺少審批手續(xù)、提供的資料不全、不合法的票據(jù)等，實(shí)際工作中仍然存在大量的退單，教職工有時(shí)需要往返幾次財(cái)務(wù)部門才能完成報(bào)銷，降低了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的便利性，影響了用戶體驗(yàn)。

（二）培訓(xùn)宣傳不到位，信息錄入不規(guī)范不完整降低了財(cái)務(wù)工作效率

由于網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)要求報(bào)賬人員自行填寫摘要、對(duì)報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行整理分類、按經(jīng)濟(jì)科目分別填寫，對(duì)于非會(huì)計(jì)專業(yè)人員來(lái)說(shuō)是有一定難度的，如果未經(jīng)過培訓(xùn)或培訓(xùn)不到位，就會(huì)出現(xiàn)各種不規(guī)范的預(yù)約報(bào)賬單，如經(jīng)濟(jì)分類錯(cuò)誤、摘要填寫不完整、項(xiàng)目混淆等，將這種不規(guī)范的預(yù)約報(bào)賬單導(dǎo)入賬務(wù)系統(tǒng)就會(huì)生成不合格的記賬憑證，因此需要會(huì)計(jì)人員在導(dǎo)入的同時(shí)進(jìn)行修改，增加了錄入的工作量，體現(xiàn)不出網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的優(yōu)勢(shì)，從而降低了財(cái)務(wù)工作效率。

（三）報(bào)銷單據(jù)在傳遞過程中有遺失的風(fēng)險(xiǎn)

與柜面報(bào)賬不同，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬在發(fā)生退單時(shí)，往往是通過電話聯(lián)系報(bào)賬人，如果報(bào)賬人不能及時(shí)取走退單，時(shí)間一長(zhǎng)就有可能產(chǎn)生單據(jù)遺失。同時(shí)在報(bào)銷單據(jù)傳遞過程中，如果沒有完備的交接手續(xù)，單據(jù)找不到，也容易產(chǎn)生扯皮，引發(fā)會(huì)計(jì)人員與報(bào)賬人員之間的矛盾。

三、高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的優(yōu)化和完善思路

（一）著力降低“退單率”

居高不下的“退單率”是制約網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬效率、影響用戶體驗(yàn)最重要的因素之一，必須花大力氣來(lái)解決這個(gè)問題。

要降低“退單率”，須首先分析退單原因。實(shí)踐中，造成退單的原因主要有：①缺少審批手續(xù)，如缺少學(xué)院（部門）負(fù)責(zé)人簽字；②提供的資料不全，如缺少采購(gòu)合同、中標(biāo)文件、固定資產(chǎn)驗(yàn)收單、材料入庫(kù)單等；③不合法的票據(jù)，如不是正規(guī)的稅務(wù)或財(cái)政票據(jù)、涂改過的發(fā)票、偽造的發(fā)票等；④預(yù)約錯(cuò)誤，如項(xiàng)目科目選擇錯(cuò)誤、預(yù)約子系統(tǒng)選擇錯(cuò)誤等。⑤不在報(bào)銷范圍內(nèi)的票據(jù)，如實(shí)行差旅費(fèi)定額包干后外地出差發(fā)生的市內(nèi)交通費(fèi)、餐費(fèi)等票據(jù)、過期發(fā)票、違反廉政規(guī)定的票據(jù)等。

針對(duì)上述退單原因，筆者認(rèn)為可采取以下措施進(jìn)行優(yōu)化：①加強(qiáng)收單預(yù)審。財(cái)務(wù)部門安排有豐富報(bào)賬經(jīng)驗(yàn)的業(yè)務(wù)骨干接收預(yù)約報(bào)銷單，嚴(yán)格預(yù)審每一張單據(jù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)告知報(bào)賬人進(jìn)行完善，以減少后續(xù)退單；②將報(bào)銷注意事項(xiàng)嵌入網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，在預(yù)約報(bào)賬單填制過程中進(jìn)行提示。通過梳理不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)報(bào)銷發(fā)生退單的原因，整理出針對(duì)具體業(yè)務(wù)的報(bào)銷注意事項(xiàng)，在報(bào)賬人填制預(yù)約單時(shí)及時(shí)提示注意事項(xiàng)，如在使用“專用設(shè)備購(gòu)置費(fèi)”科目時(shí)提示需附采購(gòu)合同、招標(biāo)文件、固定資金驗(yàn)收單等，在填制“住宿費(fèi)”時(shí)提示某城市住宿限額等；③利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段，加強(qiáng)報(bào)銷注意事項(xiàng)和財(cái)務(wù)制度的宣傳。高校財(cái)務(wù)部門可通過微信公眾平臺(tái)、短信平臺(tái)、校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等現(xiàn)代科技手段，將財(cái)務(wù)制度和常用報(bào)銷注意事項(xiàng)分類發(fā)布，供教職工查閱。某一類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)報(bào)銷“退單率”較高，要有針對(duì)性地做好宣傳，使教職工都能知曉制度，從而才能更好地執(zhí)行制度，減少退單的發(fā)生。

（二）繼續(xù)加大網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬知識(shí)的宣傳力度，使預(yù)約報(bào)銷單的填制趨向規(guī)范

高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，大力宣傳網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的優(yōu)勢(shì)，不僅能夠方便廣大教職工更加便捷地完成賬務(wù)報(bào)銷，而且能夠大大減輕財(cái)務(wù)人員的工作量，可謂一舉兩得，因此，必須對(duì)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的推廣投入更多的資源。高校可以通過制作系統(tǒng)操作手冊(cè)、視頻供教職工下載學(xué)習(xí)，也可以與學(xué)院部門合作，邀請(qǐng)專家和技術(shù)人員開設(shè)講座，讓廣大教職工深入了解預(yù)約系統(tǒng)的操作流程、注意事項(xiàng)，培訓(xùn)的重點(diǎn)是預(yù)約報(bào)賬單的填制，如何填寫摘要、選擇項(xiàng)目、科目等都要詳細(xì)講解，努力使報(bào)賬人員能夠正確生成預(yù)約報(bào)賬單，只有預(yù)約報(bào)賬單規(guī)范完整了，下一步的導(dǎo)入賬務(wù)系統(tǒng)才能繼續(xù)，也才能減輕工作量，提高財(cái)務(wù)人員的工作效率。

（三）增加單據(jù)物流系統(tǒng)，使報(bào)銷單據(jù)的傳遞過程清晰透明

為了避免報(bào)銷單據(jù)在預(yù)約報(bào)賬傳遞過程中發(fā)生丟失，分清責(zé)任，需要在網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)內(nèi)增加物流子系統(tǒng)，從預(yù)約單傳遞到財(cái)務(wù)部門開始，單據(jù)就進(jìn)入物流系統(tǒng)，接單—制單—復(fù)核—出納，整個(gè)過程一目了然，如果報(bào)賬人員沒有收到報(bào)銷款項(xiàng)，可以通過物流系統(tǒng)進(jìn)行查詢，知道單據(jù)現(xiàn)時(shí)的狀態(tài)，及時(shí)聯(lián)系財(cái)務(wù)經(jīng)辦人進(jìn)行后續(xù)處理。增加單據(jù)物流系統(tǒng)，報(bào)賬人員對(duì)報(bào)賬結(jié)果有疑問，可以不需要到財(cái)務(wù)柜臺(tái)來(lái)，自己上網(wǎng)就能查詢到賬務(wù)處理結(jié)果，也避免了單據(jù)的遺失。

高校推行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬，不僅減輕了財(cái)務(wù)人員的工作量，提高了賬務(wù)處理的效率，而且為教職工提供了全新的報(bào)賬模式，節(jié)約了報(bào)賬等候的時(shí)間，使高校職工不再感到“報(bào)賬難”，當(dāng)然，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬還有一個(gè)不斷完善優(yōu)化的過程，需要在實(shí)踐中探索提高。

［1］祝菊鋒.高等學(xué)校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的利弊探討［J］.經(jīng)濟(jì)師，2015（8）.

［2］林琴珍 孫思惟.高校財(cái)務(wù)報(bào)賬模式發(fā)展轉(zhuǎn)變與對(duì)策［J］.會(huì)計(jì)之友，2015（5）.

［3］刁明蘇.高校“報(bào)賬難”的成因及對(duì)策解析［J］.行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2015（11）.

（作者單位：揚(yáng)州大學(xué)）