檔案有可能形成在前

梁惠卿

摘 要：讀劉東斌先生《檔案直接形成論》后，聯系檔案工作中的一些現象和實際，運用對比的方法，認為嚴永官先生的《檔案不可能形成在前》（《檔案管理》2015年第5期）一文將“概念”與其所指代的“事物”相互混淆，檔案人的“人為”與社會主體人的“人為”并不相同，文章分析問題的方法有些過于片面。從而得出檔案是有可能形成在前的結論。

關鍵詞：檔案形成；文件形成；檔案功能；文件功能

按照經典的檔案學理論觀點：“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的”，讀了嚴永官先生的《檔案不可能形成在前》（《檔案管理》2015年第5期）一文后，覺得很有道理。然而讀了河南大學出版社2016年4月出版的劉東斌先生所著《檔案直接形成論》一書后，再聯系到我們檔案工作中的一些現象和實際，覺得檔案是有可能形成在前，而嚴永官先生的《檔案不可能形成在前》（以下簡稱《嚴文》）一文中的觀點很值得商榷。

1 《嚴文》將“概念”與其所指代的“事物”相互混淆

《嚴文》認為劉東斌的檔案直接形成（檔案形成在前）論中將“文件”與“檔案”的“‘概念與‘事物混為一談”，“將‘概念與其所指代的‘事物相互混淆”。[1]但是，筆者認為不是劉東斌將“概念”與其所指代的“事物”相互混淆，而恰恰是《嚴文》將“概念”與其所指代的“事物”沒有理清。

“文件”與“檔案”是兩個不同的概念，這一點應該沒有什么異議，那么，“文件”與“檔案”是不是兩種不同的事物，這個是有爭議的，主要有兩種觀點：“一種事物”說和“兩種事物”說。以筆者的實際檔案工作來看，應該是兩種事物。就以我們單位最常見的文書檔案（發文檔案）為例，發文檔案是由發文處理簽+定稿+文件印本組成，而下發的“文件”只由文件印本本身。查看和詢問底稿和發文處理單是否歸檔保存是檔案行政管理部門檢查指導的重點，也正如劉東斌在其《檔案直接形成論》所說的：“每到一個單位指導檔案工作，看的問的最多的也是底稿和發文處理單是否歸檔保存。”[2]

再看《嚴文》的論述：“就‘檔案和‘文件而言，雖然它們在語義上是兩個不同的概念，但就其針對的具體事物而言，卻又是整體的、統一的。即在被人們認為是‘文件階段，其草稿、修改稿、定稿和下發的正式文本都被認定為是‘文件的一個整體；而在人們出于以備日后查考需要而歸檔保存，成為語義上的‘檔案之后，這些草稿、修改稿、定稿和下發的正式文本則又是一個作為‘檔案的整體，且留下了檔案工作者在對其進行整理過程中留下的印記。”[3] “被人們認為是‘文件階段，其草稿、修改稿、定稿和下發的正式文本都被認定為是‘文件的一個整體”中的“文件”，顯然不是真正實際上的“文件”，而是嚴先生心中的“文件”或者是一些檔案學者認為的“文件”。如果是“文件”，正如劉東斌在其《檔案直接形成論》所問：“發文處理單是文件嗎？發文底稿是文件嗎？發文處理單、發文（文件）、發文底稿它們是一份文件？還是三份文件？實際上，發文處理單不是文件，也不是文件的一部分，如果是文件或者是文件的一部分，為什么不與文件（發文）一同發給收文單位呢？”[4]顯然是《嚴文》將“概念”與其所指代的“事物”相互混淆。也就是說《嚴文》中所說的“文件”與“檔案”的“概念”與其所指代的“事物”是相互混淆，而且《嚴文》中所說的“文件”概念和“文件”事物在在現實社會工作中是不存在的。因為，我們在實際工作中從來沒有將發文處理簽+定稿+下發的正式文本作為“文件”的一個整體下發去的現象。顯然。劉東斌將“文件”與“檔案”這兩個不同的概念不同的事物清晰化了，而且更符合客觀實際了。

2 檔案人的“人為”與社會主體人的“人為”并不相同

《嚴文》認為：“人們通過對工作實踐研究而產生的概念，所以人們把‘文件與‘檔案這兩個概念人為地認識為一個事物的不同階段，這是完全符合人的認識過程的。”“‘文件和‘檔案作為兩個基本概念，難道它們在產生乃至指導實踐的過程中就不會有‘人為的因素摻雜嗎？”對于這一觀點，這里的“人們”或者“人”的“人為”，如果定義為社會主體人的“人為”，那么，應該說上述有些認識還算正確。但是，這里說的“人”的“人為”，其實并不是社會主體的人的“人為”，而是“檔案人”的“人為”。然而，“檔案人”的“人為”是不能完全代表社會主體人的“人為”。“檔案”是社會主體人在社會實踐活動中“人為”產生的，“檔案”不都是“檔案人”在其工作活動中“人為”產生的，也就是說“檔案的產生與檔案工作的主體——檔案工作者沒有關系”，“檔案的產生不依賴于檔案工作者（檔案工作者本身活動產生的檔案除外）”。[5]而《嚴文》中的另兩段論述明確無誤地說明其“檔案”就是“檔案人”“人為”產生的。《嚴文》認為：“人們出于以備日后查考需要而歸檔保存，成為語義上的‘檔案之后，這些草稿、修改稿、定稿和下發的正式文本則又是一個作為‘檔案的整體，且留下了檔案工作者在對其進行整理過程中留下的印記。”[6] “從‘文件（還包括其他一些難以被稱為文件的載體）到‘檔案也同樣只是人們認識的發展，并在具體事物上留存的人們在對其進行統一整理中形成的編號等一系列印記。”[7]這不是在說“檔案”是“檔案人”代表社會主體的“人們出于以備日后查考需要”而選擇“歸檔保存”整理后的產物嗎？而實際上，“檔案人既沒有權力主觀地選擇指定什么是‘檔案，也沒有權力代表社會主體的‘人主觀地選擇指定什么是‘檔案”。[8]

另外，對于檔案人的“人為”，《嚴文》還有矛盾的說法，一方面《嚴文》認為：“‘文件和‘檔案作為兩個基本概念，難道它們在產生乃至指導實踐的過程中就不會有‘人為的因素摻雜嗎？” [9]另一方面《嚴文》又認為：“作為‘文件和‘檔案這兩個概念所指代的具體事物的本身是無法也不應該摻入人為因素的，因為一旦摻入人為因素就會使其或脫離了‘檔案的‘直接形成‘原始記錄‘備以查考等檔案的基本屬性。”[10]一方面說“檔案”的產生會有“人為”的因素摻雜，并進行“整理”留下“印記”，一方面又說“檔案”是產生不能摻入人為因素，否則就脫離了“檔案”的“直接形成”“原始記錄”，這不是自相矛盾嗎？

3 《嚴文》分析問題的方法有些過于片面

《嚴文》認為劉東斌的檔案直接形成（檔案形成在前）論中“將事實上在同一階段為反映同一事物整體而貌的草稿、修改稿、定稿和正本，硬性地分割為‘文件與‘檔案”，“分析問題的方法片面、孤立”，“這也許就是‘檔案形成在前觀之所以能提出的關鍵所在。”[11]但是，筆者認為不是劉東斌分析問題的方法片面、孤立，而恰恰是《嚴文》分析問題的方法過于片面。

“文件”與“檔案”不僅是兩個不同的概念，兩種不同的事物，而且具有兩種不同的功能和作用，兩種不同的管理和使用方式。檔案是記憶備忘的工具，文件是社會管理的工具。“政府機關的文件（公文）主要是為了管理管理對象的需要而產生，文件（公文）只有到了管理對象，也就是‘公文從發出之后就產生供形成單位之外的那里才有價值，才能發揮其價值作用，才是其主要價值所在。”[12]而檔案是為了其產生單位自己備查用的。文件和文件管理與檔案和檔案管理分別是整個社會管理系統中的兩個各自獨立的子系統。《嚴文》認為：“當人們出于某種認識需要而進行針對性的社會實踐時，便需要用于統一、指揮實踐行為的工具，包括這一事物產生過程中形成的草稿、修改稿、定稿等各種材料（其實‘材料也是今人給子的稱謂）和真正用于統一、指揮實踐行為的工具，即今人所稱的‘文件正本。此時這一整套反映這一事物整個過程的材料，今人就統稱為‘文件。由于人們的社會活動又是連續不斷以至永遠的，所以為了便于記錄和再現歷史，就需要一種記憶的工具。于是人們將這一整套材料經過必要的整理保存成為今人所稱的‘檔案。而此時的這一整套材料同樣又是不可分割的，其中的文件正本是檔案，而這個文件的草稿、修改稿、定稿則是其不可裂割的附件。”[13]從《嚴文》的論述中可以看出《嚴文》只是站在檔案人的角度孤立地看到和分析了檔案和檔案管理子系統，而對文件和文件管理子系統視而不見，其分析的“文件”其實并不是文件和文件管理子系統中的“文件”，而是將“概念”與其所指代的“事物”相互混淆的“文件”。因為，這里我們看不到文件在其管理系統中運行的流程，看不到“文件”是如何在其管理對象那里成為“真正用于統一、指揮實踐行為的工具”而發揮其功能和作用的。看到的只是那個將“概念”與其所指代的“事物”相互混淆的“文件”是如何成為“檔案”的。

具體事物的客觀情況到底如何呢？就以我們的實際工作實踐來看，單位需要發的文件的流程，一般是將發文處理簽+定稿和3份文件印本用于存檔，然后，將若干份文件印本，發給有關部門執行實施。3份文件印本和發文處理簽+定稿一同用于存檔，就一直在檔案人的視野和控制的范圍內，或者說它并沒有發揮“真正用于統一、指揮實踐行為的工具”的作用，“真正用于統一、指揮實踐行為的工具”而發揮的作用的是發給有關部門執行實施那些若干份文件印本。也就是說“文件”只有發給管理對象——有關執行部門去執行實施，才能發揮文件的功能和作用，才能實現其價值。再“比如國家人事部制發關于評聘專業職務的規定并不是為了人事部工作人員自身評職之用，而是為了給全國所有單位開展專業人員評聘職務工作之用，這個公文從發出之后就產生供形成單位之外使用的社會利用價值”。[14]也就是說，國家人事部制發的評聘專業職務規定的文件，并不是國家人事部自己用的，而是要發給管理對象用的，只有到形成單位之外——管理對象那里，才能發揮其功能和作用，才能實現其價值。而《嚴文》說的“這一整套反映這一事物整個過程的材料，今人就統稱為‘文件”[15]的所謂“文件”，并沒有發到管理對象——有關執行部門去執行實施，也沒有發揮文件的功能和作用，也沒有實現其“文件”價值。沒有發揮文件的功能和作用的所謂“文件”還是文件嗎？由此可見，《嚴文》的觀點有“張冠李戴”之嫌。

4 檔案應該有可能形成在前

對于劉東斌的檔案直接形成（檔案形成在前）的觀點，作為一個基層檔案工作者對檔案實際工作情況的觀察來看，我認為檔案形成在前是比較符合檔案實際工作情況。

首先，從檔案的實體形成的順序來看，上文已述，檔案實體是由發文處理簽+定稿+文件印本組成，這個檔案實體形成后，才將文件印本發給有關執行部門去執行實施。發文處理簽+定稿+文件印本組成存檔的檔案實體明顯形成在前，而文件印本發給有關執行部門去執行實施在后。而且有的文件印本一般并不是檔案實體形成后的就發給有關執行部門去執行實施，有的甚至若干天以后才發給有關部門執行實施。另外，我們有的單位還規定，不管是單位辦公（下轉56頁）（上接8頁）

室，還是單位其他業務部門，只要是以單位名義和發文字號發文的，必須到檔案人員處登記發文字號，并印好的3份文件印本以及發文處理簽、定稿一并交給檔案人員存檔，而后才能將印好的文件印本發給有關執行部門去執行實施。從檔案的實體形成的順序來看，明顯地可以看出，是檔案形成在前而文件形成在后。

其次，從檔案發揮作用的順序來看，檔案實體形成并存檔后，當即就可以發揮其檔案的其功能和作用，實現其價值。但是，那些發給有關執行部門執行實施的文件，一般當時是不可能發揮其功能和作用，實現其價值的。因為，一般發給有關執行部門去執行實施的文件印本，有關執行部門肯定在文件傳遞過程延時以后才能收到。即便是當天能收到，也要經過收文處理，真正到執行者手里去實施，大都是若干天以后的事。也就在那刻這些文件才能被執行實施，發揮其功能和作用，實現其價值。因此，從檔案發揮作用的順序來看，是檔案先實現其功能和作用。至于誰來查，什么時間來查，那是利用者的事，這時的檔案已經具備了其功能和作用，隨時都能發揮其功能和作用，實現其價值。而文件形成在后，實現其功能和作用也在后。雖然文件在形成后也具備了其功能和作用，但是，文件要發揮其功能和作用，則必須經過寄發和收文處理等程序，有的還需要執行部門研究執行實施意見后才能實施而發揮文件的功能和作用，管理對象和執行者再急也沒有用，也要走完程序后才能實施，也才能發揮文件的功能和作用，實現其價值。

再次，我贊成劉東斌“作為延伸了人腦記憶功能的記憶工具——檔案，繼承了人腦記憶在前行動在后的這種特性。也就是先有直接形成的檔案記憶工具進行記憶，而后有辦事管理的工具——文件進行辦事管理”[16]的認識，這既符合人們的行動行為，也符合檔案作為記憶工具的實情。因為，我們作為個體的人，在進行行動行為時，首先思考要做什么行動行為，然后將所做的行動行為記憶下來，然后在將這一行動行為付諸現實。而“某單位要履行某項職責或開展某項活動，經過籌劃形成決策，把此決策過程和結果記下來就形成檔案，而要有關部門執行辦理此決策，就要復制成若干文件發給有關部門執行辦理”[17]的情況，只是將個體人的情況放大到單位，或者說是復制單位而已。