PDCA在市級檔案部門安全評估中的應用*

摘 要：市級檔案館通過對基層檔案部門進行檔案安全風險評估，指導基層檔案部門加強檔案安全體系建設，采取安全防范措施，預防安全事故發生。將PDCA循環法應用在市級檔案安全評估活動的每一個過程中，可使評估工作更具科學性、規范性、全面性和客觀性，不僅可以全面提高市級檔案行政部門的檔案安全的科學管理水平，也可以提升檔案工作安全保障能力。

關鍵詞：基層檔案部門；安全評估；PDCA循環法

基層檔案安全工作千頭萬緒，如果不能厘清經緯、統籌兼顧，安全工作將存在著較大的安全隱患問題，這些安全隱患會成為誘發檔案安全事故的潛在威脅。而解決該問題的核心就是在市級范圍內對基層檔案部門開展檔案安全評估工作，建立有效的檔案安全保障體系，引入切實可行的管理方法實現針對檔案安全工作的科學指導和管理，減少安全隱患，降低安全風險。

1 PDCA概述

PDCA循環法作為一套行之有效的科學的質量控制管理方法，在各項質量管理活動工作中被廣泛應用。PDCA循環理論由美國質量管理專家戴明博士在1950年挖掘出來并應用到全面質量管理中，主要用于質量管理的持續改進問題。PDCA是Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）和Action（處理）四個英語單詞的縮寫，其工作過程依次為P-D-C-A，工作原理為產品按照PDCA循環，且反復循環，下一個循環基于上一個循環的基礎，形成一個周而復始的質量循環過程。應用PDCA循環法的可以規范工作流程和每一個工作過程。對于每一個循環過程中發現的問題要找出原因，并作為下一個循環中應該解決的目標，在新的循環中得到解決。質量通過多次循環后不斷改進提高[1]。

2 PDCA循環法在檔案部門安全評估中的應用

引入PDCA循環法應用在市級檔案安全評估活動的整個過程中：包括確立評估內容、制定評估指標及實施執行評估活動。

2.1 建立基層檔案安全風險評估體系（P策劃階段）。P階段主要是制定市級檔案安全評估的整體計劃，主要包括組建安全評估機構、安全風險分析、制定評估標準等過程，其中最重要的環節就是風險分析。通過風險分析識別檔案安全管理的風險，具體風險類別和風險要素見表1。

表1 基層檔案部門安全主要風險清單表

風險分析是開展檔案安全評估管理活動的首要步驟。市級檔案主管部門首先分析整體基層檔案部門的內外環境及管理現狀，制定準確的目標定位、具體的應對實施計劃、合理的時間節點安排、科學的技術手段等評估規劃。風險分析內容包括確定評估范圍和方針、明確安全目標、劃定風險類別、確定風險要素。在檔案安全評估中，可以確定五大安全目標：檔案館庫安全、安防設施齊全、檔案實體安全、檔案信息安全、檔案管理安全[2]。風險類別和風險要素是對五個安全目標的分解，分析每一個目標的風險類別，并分解出每一個類別對應的風險要素。在實際應用中，可以采用管理工具——魚骨圖分析風險類別和風險要素。

2.2 實施并運行市級檔案安全管理體系（D實施階段）。D實施階段主要涉及基層檔案單位按照評估體系的要求完成各項檔案安全工作與檔案行政管理部門對各檔案單位開展評估、反饋工作。在評估工作實施執行前，首先培訓評估專家組成員，明確評估流程、評估標準和評估細節。參加市級檔案主管部門組織的培訓、測試通過并取得評估證書后方可承擔評估工作。市檔案局建立檔案安全評估人員和檔案安全責任人數據庫。評估小組應對出具的評估報告負責。

檔案安全評估分為自查評估和檢查評估兩個過程。檔案安全評估應以自查評估為主，自查評估和檢查評估相互結合、互為補充。自查評估和檢查評估可依托自身技術力量進行。在實施過程中，各基層檔案單位對照評估標準，結合自身實際情況，自查評估，查找單位檔案室存在的危險有害因素和重大危險源。檢查評估階段進行實地檢查后，根據評估標準確定安全評估等級，提出安全對策措施，尤其對危險有害因素和重大危險源明確提出嚴格控制。

2.3 評估評審檔案安全體系（C檢查）。檢查階段是尋求改進機會的階段，是PDCA循環的關鍵階段。在階段性開展檔案安全評估工作后，檢查各檔案部門對評估體系執行的結果，并審查現有的檔案安全評估體系是否存在問題。

2.4 改進市級檔案安全評估體系（A措施）。經過以上3個步驟之后，評估小組報告該階段所策劃的方案，確定該循環是否給各基層檔案單位檔案安全帶來明顯的效果，是繼續執行，還是改進措施、放棄該體系重新進行新的策劃。

A階段是總結評估體系開展過程中的成功經驗，并把這些成功經驗用標準化的方式呈現。汲取失敗教訓，將尚未解決或重新出現的問題轉入下一個PDCA循環，從而不斷完善檔案安全工作評估體系。

圖1 市級檔案安全評估流程框圖

3 結論

本文僅以PDCA在市級檔案部門安全評估中的應用為例說明PDCA循環法使評估工作更具科學性、規范性、全面性和客觀性，可以全面提高市級檔案行政部門的檔案安全的科學管理水平。基層檔案部門也可以應用PDCA循環法，提升基層檔案工作安全保障能力。

*本文系河南省檔案局科技項目“PDCA循環法在市級檔案館安全評估中的應用研究” （項目編號：2014-R-11）研究成果之一。

參考文獻：

[1]張艷枚.PDCA循環法在檔案數字化加工工作中的應用[J].辦公自動化，2014（11）：55～57

[2]李寶玲.對檔案安全評估的思考[J].中國檔案，2013（6）：66～67

（作者單位：開封市檔案局 來稿日期：2016-07-26）