PDCA在市級檔案部門安全評估中的應(yīng)用*

摘 要：市級檔案館通過對基層檔案部門進(jìn)行檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評估，指導(dǎo)基層檔案部門加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)，采取安全防范措施，預(yù)防安全事故發(fā)生。將PDCA循環(huán)法應(yīng)用在市級檔案安全評估活動(dòng)的每一個(gè)過程中，可使評估工作更具科學(xué)性、規(guī)范性、全面性和客觀性，不僅可以全面提高市級檔案行政部門的檔案安全的科學(xué)管理水平，也可以提升檔案工作安全保障能力。

關(guān)鍵詞：基層檔案部門；安全評估；PDCA循環(huán)法

基層檔案安全工作千頭萬緒，如果不能厘清經(jīng)緯、統(tǒng)籌兼顧，安全工作將存在著較大的安全隱患問題，這些安全隱患會(huì)成為誘發(fā)檔案安全事故的潛在威脅。而解決該問題的核心就是在市級范圍內(nèi)對基層檔案部門開展檔案安全評估工作，建立有效的檔案安全保障體系，引入切實(shí)可行的管理方法實(shí)現(xiàn)針對檔案安全工作的科學(xué)指導(dǎo)和管理，減少安全隱患，降低安全風(fēng)險(xiǎn)。

1 PDCA概述

PDCA循環(huán)法作為一套行之有效的科學(xué)的質(zhì)量控制管理方法，在各項(xiàng)質(zhì)量管理活動(dòng)工作中被廣泛應(yīng)用。PDCA循環(huán)理論由美國質(zhì)量管理專家戴明博士在1950年挖掘出來并應(yīng)用到全面質(zhì)量管理中，主要用于質(zhì)量管理的持續(xù)改進(jìn)問題。PDCA是Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Action（處理）四個(gè)英語單詞的縮寫，其工作過程依次為P-D-C-A，工作原理為產(chǎn)品按照PDCA循環(huán)，且反復(fù)循環(huán)，下一個(gè)循環(huán)基于上一個(gè)循環(huán)的基礎(chǔ)，形成一個(gè)周而復(fù)始的質(zhì)量循環(huán)過程。應(yīng)用PDCA循環(huán)法的可以規(guī)范工作流程和每一個(gè)工作過程。對于每一個(gè)循環(huán)過程中發(fā)現(xiàn)的問題要找出原因，并作為下一個(gè)循環(huán)中應(yīng)該解決的目標(biāo)，在新的循環(huán)中得到解決。質(zhì)量通過多次循環(huán)后不斷改進(jìn)提高[1]。

2 PDCA循環(huán)法在檔案部門安全評估中的應(yīng)用

引入PDCA循環(huán)法應(yīng)用在市級檔案安全評估活動(dòng)的整個(gè)過程中：包括確立評估內(nèi)容、制定評估指標(biāo)及實(shí)施執(zhí)行評估活動(dòng)。

2.1 建立基層檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評估體系（P策劃階段）。P階段主要是制定市級檔案安全評估的整體計(jì)劃，主要包括組建安全評估機(jī)構(gòu)、安全風(fēng)險(xiǎn)分析、制定評估標(biāo)準(zhǔn)等過程，其中最重要的環(huán)節(jié)就是風(fēng)險(xiǎn)分析。通過風(fēng)險(xiǎn)分析識(shí)別檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)，具體風(fēng)險(xiǎn)類別和風(fēng)險(xiǎn)要素見表1。

表1 基層檔案部門安全主要風(fēng)險(xiǎn)清單表

風(fēng)險(xiǎn)分析是開展檔案安全評估管理活動(dòng)的首要步驟。市級檔案主管部門首先分析整體基層檔案部門的內(nèi)外環(huán)境及管理現(xiàn)狀，制定準(zhǔn)確的目標(biāo)定位、具體的應(yīng)對實(shí)施計(jì)劃、合理的時(shí)間節(jié)點(diǎn)安排、科學(xué)的技術(shù)手段等評估規(guī)劃。風(fēng)險(xiǎn)分析內(nèi)容包括確定評估范圍和方針、明確安全目標(biāo)、劃定風(fēng)險(xiǎn)類別、確定風(fēng)險(xiǎn)要素。在檔案安全評估中，可以確定五大安全目標(biāo)：檔案館庫安全、安防設(shè)施齊全、檔案實(shí)體安全、檔案信息安全、檔案管理安全[2]。風(fēng)險(xiǎn)類別和風(fēng)險(xiǎn)要素是對五個(gè)安全目標(biāo)的分解，分析每一個(gè)目標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)類別，并分解出每一個(gè)類別對應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)要素。在實(shí)際應(yīng)用中，可以采用管理工具——魚骨圖分析風(fēng)險(xiǎn)類別和風(fēng)險(xiǎn)要素。

2.2 實(shí)施并運(yùn)行市級檔案安全管理體系（D實(shí)施階段）。D實(shí)施階段主要涉及基層檔案單位按照評估體系的要求完成各項(xiàng)檔案安全工作與檔案行政管理部門對各檔案單位開展評估、反饋工作。在評估工作實(shí)施執(zhí)行前，首先培訓(xùn)評估專家組成員，明確評估流程、評估標(biāo)準(zhǔn)和評估細(xì)節(jié)。參加市級檔案主管部門組織的培訓(xùn)、測試通過并取得評估證書后方可承擔(dān)評估工作。市檔案局建立檔案安全評估人員和檔案安全責(zé)任人數(shù)據(jù)庫。評估小組應(yīng)對出具的評估報(bào)告負(fù)責(zé)。

檔案安全評估分為自查評估和檢查評估兩個(gè)過程。檔案安全評估應(yīng)以自查評估為主，自查評估和檢查評估相互結(jié)合、互為補(bǔ)充。自查評估和檢查評估可依托自身技術(shù)力量進(jìn)行。在實(shí)施過程中，各基層檔案單位對照評估標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身實(shí)際情況，自查評估，查找單位檔案室存在的危險(xiǎn)有害因素和重大危險(xiǎn)源。檢查評估階段進(jìn)行實(shí)地檢查后，根據(jù)評估標(biāo)準(zhǔn)確定安全評估等級，提出安全對策措施，尤其對危險(xiǎn)有害因素和重大危險(xiǎn)源明確提出嚴(yán)格控制。

2.3 評估評審檔案安全體系（C檢查）。檢查階段是尋求改進(jìn)機(jī)會(huì)的階段，是PDCA循環(huán)的關(guān)鍵階段。在階段性開展檔案安全評估工作后，檢查各檔案部門對評估體系執(zhí)行的結(jié)果，并審查現(xiàn)有的檔案安全評估體系是否存在問題。

2.4 改進(jìn)市級檔案安全評估體系（A措施）。經(jīng)過以上3個(gè)步驟之后，評估小組報(bào)告該階段所策劃的方案，確定該循環(huán)是否給各基層檔案單位檔案安全帶來明顯的效果，是繼續(xù)執(zhí)行，還是改進(jìn)措施、放棄該體系重新進(jìn)行新的策劃。

A階段是總結(jié)評估體系開展過程中的成功經(jīng)驗(yàn)，并把這些成功經(jīng)驗(yàn)用標(biāo)準(zhǔn)化的方式呈現(xiàn)。汲取失敗教訓(xùn)，將尚未解決或重新出現(xiàn)的問題轉(zhuǎn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)，從而不斷完善檔案安全工作評估體系。

圖1 市級檔案安全評估流程框圖

3 結(jié)論

本文僅以PDCA在市級檔案部門安全評估中的應(yīng)用為例說明PDCA循環(huán)法使評估工作更具科學(xué)性、規(guī)范性、全面性和客觀性，可以全面提高市級檔案行政部門的檔案安全的科學(xué)管理水平。基層檔案部門也可以應(yīng)用PDCA循環(huán)法，提升基層檔案工作安全保障能力。

*本文系河南省檔案局科技項(xiàng)目“PDCA循環(huán)法在市級檔案館安全評估中的應(yīng)用研究” （項(xiàng)目編號(hào)：2014-R-11）研究成果之一。

參考文獻(xiàn)：

[1]張艷枚.PDCA循環(huán)法在檔案數(shù)字化加工工作中的應(yīng)用[J].辦公自動(dòng)化，2014（11）：55～57

[2]李寶玲.對檔案安全評估的思考[J].中國檔案，2013（6）：66～67

（作者單位：開封市檔案局 來稿日期：2016-07-26）