創新文書檔案管理工作的新形勢

王霞

改革開放以來，我國的經濟水平發生了翻天覆地的變化，在經濟全球化和政治民主化的影響下，人們對檔案服務的要求越來越高。手工管理的落后手段已無法解決當前檔案工作面臨的種種難題，因此，改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務。

1 傳統文書檔案管理工作面臨新問題

新的發展形勢下，大部分國企、事業單位制度創新力度很大，大的制度建設有分管領導主抓，而具體到檔案規制修編就很少有人問津，這嚴重地影響了檔案管理的科學化、法制化、規范化。

文書檔案管理工作基本上是幾十年一貫制，帶有明顯的黨政機關檔案管理的色彩。同時，實際工作中一直存在“重藏輕用”的傳統思維方式，檔案人員將大部分精力都集中在檔案的收集、整理、鑒定、保管等業務上，而忽視了對其他工作的滲透及體現現實價值的服務，使得檔案工作機制滯后于可持續發展的大環境變化，文書檔案工作的價值大打折扣。工作手段落后，與高效便捷的時代要求不適應。大多數單位的文書檔案部門往往是匆忙地配備上微機，進行電子文件接收保存，再脫網單機編目或提供檢索。這種被動、孤立的檔案信息化過程，充其量僅能使檔案成為信息化“孤島”，而無法成為基礎性、知識性的資源被便捷利用。人才隊伍素質參差不齊，與豐富的人文需求不適應。在顯性價值標準體系下，文書檔案部門往往成為機構改革、機關精簡的對象，成為職稱評聘、薪酬改革、閑雜人員安置的“災區”。這種與新環境、新技術、新要求背離的隊伍狀況，將會給檔案工作本身或單位的發展帶來無法彌補的損失。

2 創新文書檔案管理工作面臨新機遇

改革發展使文書檔案工作面臨新的人文環境。瞬息萬變的信息社會，對企事業單位信息的運轉效率提出了更高的要求； 國企及事業單位改革破題攻堅，伴有大量的深層次歷史問題，需要文書檔案工作提供佐證； 激烈的市場競爭，使得信息的收集、整理和利用比任何一個時期都更加重要，檔案部門理應承擔起這些重任。信息化使文書檔案工作面臨新的技術環境。隨著國家信息化建設的逐步推進，各個企事業單位在局域網和遠程互動平臺建設以及產品資料的數據化生成、流轉、利用、共享等方面均取得了不同程度的進展。文書檔案管理部門作為企事業單位各種信息歸集、編研、提供利用的部門，其管理手段、存儲介質等不可能游離其外，也不應該落后于技術環境的發展。管理關系變化使文書檔案工作面臨新的組織環境。無論是企事業單位的戰略性重組還是單位內部的適應性改革，也無論是產業結構調整還是業務鏈條的完善，其間必然有資源權屬的變化和相應組織結構的調整。為了適應這種情況，在文書檔案工作層面必須對原有的相關檔案資料進行分析、界定，在保持統一、齊全、完整的前提下，就檔案資料的分拆、移交和繼承作出相應安排。

3 信息時代檔案管理工作的創新

安全性、標準化、開放性隨著信息時代的到來，傳統的檔案管理工作已經越來越不能適應時代的要求，因此必須對檔案管理工作進行改革創新，以繼承和發展的創新思想，在繼承傳統檔案管理工作精華的基礎上，應用信息技術發展傳統檔案管理工作。

檔案管理工作環節的創新———實現信息化。檔案工作主要包括八個環節：收集、整理、分類、檢索、利用、統計、編研。檔案管理工作信息化，就是要把信息技術應用到檔案工作的八個環節中去，以提高檔案管理效率和服務水平。

收集———多種載體檔案。現代科技的發展，使檔案的種類、數量越來越多，檔案的載體形式和記錄方式發生了較大的變化。計算機和多媒體技術的發展，改變了傳統的紙質檔案一統天下的局面，使紙質檔案與非紙質檔案的比重和轉換逐步發生變化。無紙化辦公將使新概念文件、新形態載體和新積存方式的檔案信息應運而生。越來越多的社會活動記錄不再采用傳統的紙張形態，而是以縮微型、聲像型、機讀型等新型載體和記錄方式而存在，形成各種載體檔案共存的局面。加工（整理、分類）———建立與各種檔案發展相適應的加工標準多種載體檔案的出現，與傳統檔案管理的保管方法、分類方式和傳輸方式截然不同。目前，針對這些新型檔案，我們的檔案管理理論、標準和方法雖然不斷改進，但仍無法完全滿足時代變革的需要，己經滯后于檔案管理的實踐。利用（檢索、利用、統計、編研）———檔案服務網絡化。實現檔案信息資源服務網絡化，是檔案信息化的重要標志，也是檔案數字化的最終目標。檔案信息在網絡上被傳輸、檢索和利用，眾多的檔案信息不再是散布于各個檔案館的孤立個體，而是由相互連接的館藏構成的、海量豐富的、交互共享的、便捷迅速的、安全屏保的檔案信息網絡中的一個環節。檔案服務網絡化將實現檔案領域的各種資源信息的人類共享。實現方式包括：網上閱覽———通過內部主頁查閱文檔；電子閱覽室———根據辦公區域分布和服務半徑，設立若干電子閱覽室，用戶通過電子閱覽專用計算機可以得到所有相關領域的最新的電子文件，但須防止用戶將電子文件下載轉出和打印，從而確保檔案的安全性；內部主頁———通過本單位的內部主頁，方便地得到全文信息，并可訂閱信息以實現自動跟蹤其更新情況，從而實現將各項工作所需要的文件、檔案（涵蓋圖書、情報、資料）統一從內部主頁上提供利用。信息時代已經到來，檔案作為一種重要的社會信息資源越來越受到社會各界的重視，但與時代發展相匹配的信息時代檔案管理工作體系還在建設之中。要堅持繼承和發展的思想，以安全性、標準化和開放性為原則，不斷創新信息時代檔案管理工作。

4 改進檔案工作方法

好的工作方法是做好工作的前提，掌握并運用好的工作方法是做好工作的關鍵。第一，要深人基層，搞好調查研究工作。通過調查研究，更加開闊視野.掌握實情，調研出思路、對策和成果.形成科學的認識，并成功地指導實踐.以達到加強和促進檔案工作發展的目的。第二，要科學管理，健全工作機制。體制是事物內部運轉的軌跡，要創新檔案工作，健全科學、完善的工作機制也必不可少。創新工作機制，就是要克服和防止工作的隨意性和盲目性.形成系統的工作程序，用于指導和規范檔案工作，完成崗位責任制度，嚴明崗位紀律，為檔案工作提供有力的保證。第三，要樹立典型，做好示范工作。通過樹立方方面面的以點代面，從而在典型帶動下不斷創新檔案工作，整體推進檔案工作的全面展開。

5 提升檔案工作人員素質

檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。檔案工作人員應具備如下素質：具有相關的法律知識、檔案法律知識；具有檔案專業業務實踐經驗；要思維敏捷，有較強的應變能力和文字綜合能力等，知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型栽體的檔案和全新的管理手段方式，給檔案工作人員提出了更高的要求。作為檔案工作人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題，就很難提出解決的方法，就更談不上創新檔案工作。因此，檔案工作人員首先要具備較高的素質，才能適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路.解 決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案工作上有所創新，有所突破。

總之，要創新式地開展檔案工作，就要求檔案工作人員研究新情況，適應新變化，尋求新發展.只有這樣，才能把握住發展的脈搏，才能找準檔案工作的切人點和與時 代發展步調相一致的結合點，有效地促進檔案亊業的持續健康發展。