疾控中心檔案信息化建設與探析

摘 要：本文主要討論了疾控中心檔案信息化建設工作，目前疾控中心檔案信息化建設工作還存在著各種問題，例如數據庫建設落后、缺少信息化人才等；本文針對疾控中心在檔案信息化建設中存在的問題，給出了一些意見和建議，希望能對我國疾病控制中心的檔案信息化建設有所幫助。

關鍵詞：檔案 信息化 建設

1 引言

疾控中心是通過對疾病、殘疾和傷害的預防控制，創造健康環境，維護社會穩定，保障國家安全。因此疾控中心的檔案管理工作至關重要，但是目前我國疾控中心的檔案信息化建設工作還不完善，本文分析了其常見的問題，并給出了一些建議。

2 疾控中心檔案信息化建設的重要性

一方面，檔案信息電子化，可以一次投入，多次產出，縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。疾控中心傳統的檔案管理側重于檔案實體管理，管理人員手工收集、整編、管理，提供給單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。檔案管理實行信息化后，檔案管理更多的是體現在自動化、實時化、網絡化上，數據只需一次錄入就可以多次反復利用，在檔案管理內部進行數據共享。

另一方面，檔案利用率非常高，工作中經常要查詢有關人員的信息，再加上反復拆裝，紙質載體不堪重負。檔案信息化后，人員的信息都可以從數據庫中獲取，減輕了對原始檔案的磨損，有利于保護檔案。

3 疾控中心檔案信息化管理中存在的問題

3.1 信息數據庫建設落后

數據庫建設工作是檔案信息化建設的基礎，但是在檔案錄入上，有時為了趕進度只是錄入了最基本的信息，導致檔案信息數據庫不完整，這就造成了日后對檔案的篩選和管理的不便。信息數據庫更新的不及時也會導致檔案的一系列問題。

3.2 管理模式老化

在管理模式上主要存在以下幾個方面的問題：一是檔案操作都是由人工完成，不僅效率低下，而且很容易發生錯誤錄入的情況；二是檔案流動起來比較麻煩，單位內部以及各單位之間缺乏有效的檔案流通機制；三是檔案更新起來比較慢，很多人的檔案資料還是停留在好年前的狀態，給工作帶來了很大的不便；四是存在監管漏洞，檔案管理部門一般都是獨立存在，缺少相關部門的監督，容易引發腐敗行為。

3.3 檔案信息安全建設不足

檔案由于其涉及到人員的各項私密資料，因此對安全性要求很高。但是現階段我國疾控中心檔案安全工作落實的不夠，數據備份不及時，系統存在安全漏洞等方面，檔案系統一旦遭受到黑客的攻擊導致檔案泄露，其造成的影響將難以估計。

3.4 軟硬件配套措施不足

一方面傳統的疾控中心檔案管理大都還是使用一些硬件比較落后的設備，跟不上現代化的要求，很多部門用的電腦還是十年前的電腦，容易出現死機等毛病，沒有備份的硬盤，一旦出現問題檔案資料很容易丟失；另一方面，配套的軟件也跟不上檔案管理的要求，老的管理軟件在管理方式有待改進。軟硬件的配套設施是檔案信息化管理的基礎和保障，一定要滿足要求。

3.5 檔案信息化人才缺乏

在實際的操作中，部門這方面的管理工作不是太重視，很少去培養專業人員去從事檔案信息化管理工作，認為沒有必要大費周章的培養這樣一個專業人才，，大多數的檔案信息化管理工作還停留在原始、粗放的工作層面、即“你送我裝”“你借我調”，毫無一絲技術含量可言。即使購買了檔案管理軟件，在加之計算機技術的應用，這樣就可以使管理工作變得簡潔一些，但是由于缺乏專業的技術人才，沒有充分的發揮大數據知識的應用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。

3.6 檔案材料字跡不規范，手續不完整

我國《檔案管理條例》中明確規定了，“收集歸檔的材料應真實、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備。需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入檔案”。但是在現實中，疾病控制中心檔案管理人員在處理檔案移交歸檔時看到簽字就批準，不管簽字清不清楚，也不看蓋章是否為完整，給檔案弄虛作假提供了可能。

4 疾控中心檔案信息化的建設與對策

4.1 建設檔案信息數據庫

由于檔案的數據都是萬量級的，因此建立檔案數據庫顯得非常必要。要建立一個優化的數據庫管理系統，對每一類信息設置不同的密級，在使用數據庫時可根據用戶不同權限對用戶分級別開放檔案信息。對檔案材料的接收、借用、查閱、復制、刪除和統計等活動嚴格登記。系統管理員定期對數據進行日常的管理工作。檔案數據庫的建立要滿足一下幾個方面的要求，一是實現的信息的準確錄入和刪除操作、二是實現數據庫的動態更新、三是實現檔案更新的及時性、四是實現檔案數據的長期保存、五是保證檔案數據在數據庫中的安全性。檔案數據庫的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實現檔案數據及時更新，使數據管理起來更加方方便。

4.2 強化檔案管理的法律法規，建立檔案信息化標準

檔案部門首先要制定出檔案信息化管理的規章制度，保障具體工作的充分落實；其次要建立檔案信息化標準，例如在檔案的信息化錄入時規定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的維護操作等。在法規與標準的制定時一方面要邀請相關專家以座談會的形式進行討論，另一方面也要通過調查問卷，實地調查等手段收集民眾的意見，以此建立起一個科學、有效、規范的信息化檔案運行機制。

4.3 加大檔案信息化軟硬件設施的投入

在硬件方面，計算機相比傳統檔案的紙質錄入有著效率高、保存時間長、成本低、更新快等優點。由于檔案的特殊性，對計算機的性能和穩定性要求比較高，因此應加大對計算機硬件的投入；在軟件方面，由于檔案的機密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩定的實現檔案信息的保管是檔案部門需要解決的問題。此外，檔案管理部門需要拿出專門的資金來進行軟件的更新與維護，確保軟件的平穩安全運行。

4.4 提升網站建設水平，構建信息交流平臺

在內部局域網、互聯網和對接軟件的基礎上建立綜合的檔案服務網站。把過去靜態的檔案管理轉變為動態的檔案管理，利用該網站的建設實現對局決策、檔案管理、對外服務等方面的幫助。網站的開發工作既可以自己招聘組建專門的開發團隊，也可以把開發建設工作整體外包給第三方軟件開發企業，并且要定期對網站進行檢查，確保其運行穩定，最終形成一個完善的信息化檔案管理綜合服務網站。

4.5 提升檔案管理人員的專業素質

傳統的檔案管理方法不能適應新形式下檔案管理信息化的要求，一方面要對相關工作人員進行培訓，以適應工作要求。另一方面可以招聘那些信息化管理素質較高的人員。此外，政府還可以與高校進行合作，針對崗位的特點培養專門的高校人才，畢業以后政府為其提供實習機會或就業崗位。此外，檔案的信息化管理對人員的道德品質提出了更高的要求，應該注意對相關工作人員加強這樣面的培養，避免違法亂紀等行為的發生。

5 總結

疾控中心檔案信息化建設可以縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，對疾控中心各部門工作的順利進行至關重要，但是目前疾控中心檔案信息化建設還存在各種各樣的問題，本文就常見的一些問題展開討論，并給出了一些意見和建議。

參考文獻

[1]高麗紅.檔案管理信息化建設思考.合作經濟與科技，2009.

[2]張鳳霞.我國檔案管理信息化建設的若干問題探討.集團經濟研究，2006.

[3]鄧紹興.檔案的歷史沿革出自[J].中國人才，2002.

作者簡介

馮卓暉（1987-），男，廣東江門鶴山，本科，管理學學士，畢業于華南師范大學，助理檔案員，研究方向：檔案電算化。