淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新

王歡

摘 要：在企業(yè)的發(fā)展過程中，文書檔案的工作占據(jù)重要的位置。文書檔案所代表的是員工將會接觸企業(yè)的機(jī)密，需要企業(yè)和員工的非常重視。但在現(xiàn)階段的企業(yè)當(dāng)中，其并不重視該項(xiàng)工作，因此使該項(xiàng)工作受到了一些束縛。文章主要研究了文書檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。筆者從了解文書檔案管理的意義角度出發(fā)，深入分析了文書檔案的管理工作中所存在的問題，期待通過對該工作的了解，能夠找出合理的解決策略，并促進(jìn)該工作的創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理工作；創(chuàng)新

我國的經(jīng)濟(jì)水平已經(jīng)有了顯著的提高，企業(yè)的發(fā)展速度也在逐漸加快。在該種情況下，企業(yè)中的一些重大事件信息需要被完好的保存下來。文書檔案工作雖然在企業(yè)當(dāng)中的地位不高，但其重要性需要得到企業(yè)管理者的認(rèn)可。如今，企業(yè)中的文書檔案由于企業(yè)地位的限制而出現(xiàn)了管理問題，需要企業(yè)及時解決，以便于使文書檔案工作更加適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。

1 文書檔案管理工作的意義

一個企事業(yè)單位若想要得到良好的發(fā)展，就要做好文書檔案的管理工作。對文書檔案進(jìn)行管理能夠真實(shí)的反映出單位整個發(fā)展歷程，能夠?qū)挝还ぷ魅藛T的工作產(chǎn)生促進(jìn)的作用。將事業(yè)單位中各種優(yōu)秀事跡以及科研成就保存記錄起來，當(dāng)單位需要制定相關(guān)的發(fā)展策略能夠有充足的材料給予其參考[1]。對文書檔案進(jìn)行管理時，要保證文書檔案的真實(shí)性和有效性，使單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行規(guī)劃時能夠?yàn)槠涮峁┱鎸?shí)有效的數(shù)據(jù)信息，從而保證最終所得出的結(jié)果的準(zhǔn)確性。因此，要對文書檔案的管理進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，使其能夠一直滿足時代發(fā)展的需要，對于提高單位的能力、挖掘單位的潛力也都具有一定的作用。

2 在文書檔案管理過程中存在的阻礙

（一）缺乏相關(guān)的管理制度

根據(jù)相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，很多失業(yè)單位都存在相同的問題，那就是缺乏相關(guān)的管理制度。相關(guān)工作人員在進(jìn)行對文書檔案進(jìn)行管理時，由于管理制度的缺乏，沒有一個具體的管理規(guī)范，極容易使相關(guān)的工作人員在工作過程中降低工作的要求，產(chǎn)生懈怠、懶散等現(xiàn)象，甚至?xí)刮臅鴻n案的管理出現(xiàn)很多的差錯。在這種情況下，企業(yè)利用相關(guān)文書檔案信息去做決策，將會使最終制定的決策與實(shí)際情況存在很大的差異，不利于事業(yè)單位的發(fā)展。與此同時，管理制度的缺乏還會導(dǎo)致在工作過程中出現(xiàn)貪腐的現(xiàn)象，使記錄存儲的信息缺乏真實(shí)性和有效性[2]。

（二）缺乏對管理工作的重視

從目前我國各事業(yè)單位實(shí)際的運(yùn)行情況，絕大多數(shù)企業(yè)都在一定程度上忽視了文書檔案的管理，使其不能夠真正發(fā)揮出自身的作用。有些企業(yè)在執(zhí)行相關(guān)的管理制度時，沒有對其進(jìn)行任何改革和創(chuàng)新，使用的都是幾十年前的管理制度，并且對于文書檔案也很少進(jìn)行整合和更行。同時，還有些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員對于文書檔案的管理缺乏足夠的認(rèn)識，使其在進(jìn)行管理的工作過程中一直都是采取重管理、輕使用的管理態(tài)度。

（三）缺乏先進(jìn)的管理技術(shù)

現(xiàn)階段，各事業(yè)單位所采用的管理技術(shù)也是相對較為落后的，這在一定程度上大大降低了管理工作所帶來的實(shí)際效果[3]。很多事業(yè)單位在進(jìn)行管理工作時，先用計算機(jī)去接收和保存相關(guān)的信息，在通過相關(guān)的軟件對其進(jìn)行查找和檢索。這種管理形式，使得相關(guān)工作最后所獲得文書檔案信息只不過是一條電子文本信息，不能夠與實(shí)際生活相連接。所以，文書檔案的管理不要脫離實(shí)際，應(yīng)與實(shí)際工作建立更緊密的聯(lián)系，這樣才能夠增加文書檔案信息被人們利用的次數(shù)，發(fā)揮出其本身所具有的真正的作用。

3 提高文書檔案管理工作的具體措施

（一）完善相關(guān)的管理制度

要想提高管理工作的效果，增加管理工作的效率，需要建立較為完善的管理制度。所以，事業(yè)單位中的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要不斷制定和完善相應(yīng)的管理制度，提升事業(yè)單位的管理水平。其首先需要對現(xiàn)行的管理制度進(jìn)行綜合分析，對于其中較為優(yōu)秀的制度內(nèi)容予以保留，而對于一些落后的制度內(nèi)容則需要人們對其進(jìn)行修改和創(chuàng)新，以滿足當(dāng)下人們的需求[4]。其次，需要建設(shè)健全的管理體系，并對文書檔案管理的責(zé)任進(jìn)行詳細(xì)的劃分，確保能夠切實(shí)落實(shí)責(zé)任制度，增強(qiáng)相關(guān)工作的主動性和積極性。相關(guān)工作人員還需要在實(shí)際運(yùn)行的過程中對所實(shí)施的制度進(jìn)行檢驗(yàn)，以保證所實(shí)施的制度十分的科學(xué)合理。

（二）提高管理工作人員的整體素質(zhì)

相關(guān)工作人員在從事檔案管理工作時，需要不斷的提升其整體素質(zhì)。企業(yè)在提升相關(guān)工作人員的素質(zhì)可以采取以下幾種方法：首先，在招聘相關(guān)工作人員時，要嚴(yán)格把控工作人員所具有的個人素質(zhì)；其次，事業(yè)單位可以定期開展一些有利于提高和完善相關(guān)工作人員素質(zhì)和技術(shù)的交流大會；最后，還需要建立相應(yīng)的獎懲制度，以提高工作人員的積極性和主動性，以進(jìn)一步提高檔案管理工作[5]。

（三）改革和創(chuàng)新檔案管理工作

當(dāng)事業(yè)單位需求發(fā)生改變時，就需要對檔案的管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改革，以滿足失業(yè)單位改變后的需求，發(fā)揮其本身的作用。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時，不僅要注重工作人員隊伍的變化，使其能夠發(fā)揮相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)職能，還需要使檔案的管理變得更加開放，使相關(guān)工作人員能夠切實(shí)體會到檔案管理給人們帶來的便利和好處。

4 總結(jié)

總而言之，企業(yè)的文書檔案工作應(yīng)該受到企業(yè)的重視，企業(yè)應(yīng)該致力于改善文書檔案工作中的各項(xiàng)問題。企業(yè)以創(chuàng)新發(fā)展的形式促進(jìn)文書檔案管理工作的發(fā)展，提升了檔案管理工作的效率，有效的保障了企業(yè)信息的留存。企業(yè)也應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理體制方面的建設(shè)，將檔案管理與信息化技術(shù)結(jié)合起來，使文書檔案的工作人員能夠端正工作態(tài)度，促進(jìn)企業(yè)的良好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]楊宇紅.對文書檔案管理工作的創(chuàng)新思考[J].科技風(fēng)，2013，05（08）：271-272.

[4]胡西春.文書檔案管理工作在信息社會的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，06（10）：99-100.

[5]陳文穎.關(guān)于文書檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，02（03）：73-74.