淺析人事考試中心考試檔案管理工作的思考及建議

李樂佳?柳穎

摘 要：檔案管理是一項(xiàng)資源和信息的整合工作，是對(duì)過去發(fā)生的行為、信息進(jìn)行記錄和保存的一項(xiàng)活動(dòng)，具有一定的保存和參考價(jià)值。檔案管理是考試管理的一個(gè)重要部分，充分發(fā)揮好考試檔案的作用可以為考試更好的服務(wù)。本文主要對(duì)人事考試中心考試檔案的類別、作用、檔案管理中存在的問題，以及考試檔案管理進(jìn)行了詳細(xì)的分析。

關(guān)鍵字：檔案管理；考試；管理

1 引言

考試檔案管理是考試管理的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，它可以提高考試的工作質(zhì)量，尤其是對(duì)社會(huì)考試來說尤為重要，它可以對(duì)歷年考試形成真實(shí)的記錄，對(duì)文件、真題、成績、資料等進(jìn)行整理、歸檔。不管是考試還是工作都有非常大的作用。

2 檔案在考試中的作用

2.1 為研究和掌握考試標(biāo)準(zhǔn)提供依據(jù)

研究考試檔案可以確保考試的質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)，通過對(duì)歷年真題的分析可以充分的了解命題規(guī)律，對(duì)考生試卷答題情況進(jìn)行分析可以了解大部分考生的易錯(cuò)點(diǎn)和命題比較簡單的地方，分析他們?cè)趯W(xué)習(xí)中的問題，并以此為基礎(chǔ)，把重要的題型篩選出來，加入題庫，進(jìn)一步改變命題的方式。

2.2 為探索考試發(fā)展規(guī)律提供條件

歷年考試所形成的各種文件、通知、辦法從側(cè)面反映了考試決策的依據(jù)、結(jié)論。主要包括了參與決策的專家、領(lǐng)導(dǎo)的意見。這些材料對(duì)于考試的變化進(jìn)行了詳細(xì)的記載。真實(shí)的反映了歷年考試的發(fā)展歷程，成為了研究考試的重要依據(jù)。與此同時(shí)，還可以查閱有關(guān)的檔案材料對(duì)考試的計(jì)劃、考試的性質(zhì)、劃定分?jǐn)?shù)線進(jìn)行分析，從而提高命題的質(zhì)量。

2.3 檔案是實(shí)現(xiàn)考試公平公正的手段

考試已經(jīng)成為了人們?yōu)榱松婧桶l(fā)展選擇的途徑之一，有的人認(rèn)為考試可以改變自己的命運(yùn)，選拔人才，但是只靠一張?jiān)嚲砭蛠碜鳛樵u(píng)定人才的方式已經(jīng)適應(yīng)不了時(shí)代的發(fā)展，公信力也在大打折扣，各種考試丑聞也隨之出現(xiàn)。因此，就必須制定考試誠信檔案來約束這種丑聞。考試誠信檔案就是對(duì)考生進(jìn)行考試違規(guī)事實(shí)的記錄及處理的結(jié)果。其目的就是為了使考試變得公平、公正，如有違規(guī)，檔案就會(huì)記錄這一行為，成為考生將來的“污點(diǎn)”，并被錄入誠信檔案數(shù)據(jù)庫，供用人單位查詢，有效的維護(hù)了廣大考生的權(quán)益，打擊和威懾了作弊的考生。

2.4 為用人單位提供考生的情況

人事考試中心可以根據(jù)考生的考籍檔案向用人單位提供考生的基本信息和專業(yè)知識(shí)掌握的情況，用人單位在根據(jù)個(gè)人檔案和他們的知識(shí)學(xué)習(xí)水平來安排相應(yīng)的功課做崗位。所以考試檔案為用人單位選拔人才提供了有力的幫助。

3 考試檔案的類別

3.1 文書檔案

文書檔案主要是指考試委員會(huì)重要的會(huì)議記錄、國家對(duì)于考試下發(fā)的文件、考試政策、上級(jí)主管部門的批文、各種通知、通報(bào)，考試機(jī)構(gòu)對(duì)于上級(jí)主管部門的批復(fù)的回文等等。

3.2 考試檔案

考試檔案主要包括考試計(jì)劃檔案、考籍檔案、考務(wù)檔案、命題檔案等等。考試計(jì)劃檔案主要包括歷年各專業(yè)的考試計(jì)劃、考試大綱、考試時(shí)間等；考籍檔案主要是指歷年考生的成績單、考生卡片、考試成績表、合格情況表等等；考務(wù)檔案是指考生報(bào)名登記表、報(bào)考花名冊(cè)、考區(qū)負(fù)責(zé)人名單、考點(diǎn)名冊(cè)、監(jiān)考人員名冊(cè)、考場作弊違規(guī)記錄等等；命題檔案是指各專業(yè)歷年考試試題的參考要點(diǎn)，以及命題專家在命題和判卷過程中出現(xiàn)的問題和處理結(jié)果的記錄。

4 考試檔案管理的的原則與要求

4.1 便于利用原則

考試檔案可以為改進(jìn)考試工作、命題方式提供依據(jù)，也可以隨時(shí)為教育考試事業(yè)提供可供參考的文件和資料。所以人事考試中心要高度重視考試資料的收集、整理、歸檔等管理工作，需要查找的時(shí)候，要方便查詢。

4.2 統(tǒng)一管理原則

考試檔案關(guān)乎到選拔人才的質(zhì)量，用人單位以此為依據(jù)來選拔人才。考試檔案應(yīng)該由人事考試中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)籌安排。安排專職的檔案管理員來保管，在日常的生活中要注意對(duì)考試資料統(tǒng)一的收集、統(tǒng)一的整理、統(tǒng)一的管理，做到及時(shí)的歸檔，從而提高檔案資料的使用價(jià)值。

4.3 完整性原則

檔案的收集一定要完整，不能有遺漏，也不能隨意的堆放，要嚴(yán)格的按照考試的專業(yè)、性質(zhì)、時(shí)間等對(duì)檔案進(jìn)程分類，并加注標(biāo)簽。還有就是檔案管理員要學(xué)會(huì)愛護(hù)考試檔案，要把他們當(dāng)做是奇珍異寶來愛惜，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)隨時(shí)整理隨時(shí)編入檔案袋。其次就是要定期的對(duì)檔案進(jìn)行檢查，補(bǔ)齊不完整的檔案，對(duì)于遺漏的檔案要查明原因，向單位的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)。尤其是考籍檔案不能有一點(diǎn)的馬虎，更是不能有一點(diǎn)的遺漏，一定要保持它的完整性。一旦出現(xiàn)差錯(cuò)，就會(huì)給檔案管理工作帶來巨大的損失，造成不良的影響。

4.4 保密原則

社會(huì)考試和國家考試是一件非常嚴(yán)肅的事情，任何關(guān)于試題的信息都不能泄露出去，在試卷的命題、印刷、運(yùn)送、發(fā)放的過程中都不能發(fā)生信息泄露，要十分注意安全保密問題。所以檔案的保管人員要嚴(yán)格的遵照保密制度，做好保密的工作，對(duì)任何人都不能透露關(guān)于考試試卷的信息，否則就違反了保密的工作，嚴(yán)重的話就會(huì)構(gòu)成犯罪，所以的材料都要進(jìn)行加密保存，從而確保考試順利進(jìn)行。

5 加強(qiáng)檔案管理工作的建議

5.1 建立科學(xué)合理的檔案管理體系

考試檔案管理的目的就在于將各專業(yè)的資料進(jìn)行有序的劃分，歸檔保存，提高檔案的使用效率。在建立管理體系時(shí)，要充分的考慮職能和分工，提升管理的效率。首先，檔案員要按嚴(yán)格的程序和規(guī)范對(duì)資料進(jìn)行歸檔、整理、保存。其次就是制定相應(yīng)的安全保密級(jí)別，對(duì)于重要的文件要加強(qiáng)管理的級(jí)別。最后就是要做到清楚的標(biāo)注，做到有據(jù)可查。

5.2 加強(qiáng)檔案管理員的素質(zhì)管理

目前，人事考試中心的檔案員大多數(shù)是有兼職人員組成，他們只熟悉本科室的業(yè)務(wù)，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。因此，加強(qiáng)檔案員的素質(zhì)培養(yǎng)迫在眉睫。對(duì)檔案員要定期培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識(shí)和對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，并進(jìn)行專業(yè)繼續(xù)教育。除此之外，檔案管員還要學(xué)會(huì)檔案的立卷與編訂。隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，檔案管理工作逐漸從手工操作過渡到了信息化的操作，數(shù)字化不斷升級(jí)，電子文檔等信息化文件為檢查提供了便利，檔案員要不斷提升自己的業(yè)務(wù)知識(shí)，還要提升自己的信息處理能力，從而提高疾控工做的服務(wù)質(zhì)量。

5.3 加強(qiáng)檔案的現(xiàn)場管理

首先要對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，根據(jù)檔案的來源和專業(yè)，列出目錄，找出相關(guān)專業(yè)的趨同點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)的分類。其次就是相關(guān)的檔案要進(jìn)行聯(lián)系，最好的辦法就是編號(hào)法，將考生或者專業(yè)的名字錄入到電腦上去，供查詢?nèi)藛T可以快速的找到資料。最后就是采取措施防止檔案的損壞，檔案文書要用黑色墨水鋼筆書寫，零星案卷要立卷裝訂，檔案保管要用鐵柜，并鎖好，防止老鼠、蛀蟲侵蝕。

總之，考試檔案的管理一定要妥善的管理，通過加強(qiáng)現(xiàn)場的管理、建立科學(xué)合理的檔案管理體系和提升檔案管理人員的素質(zhì)等方法來提高考試檔案的管理水平，不僅對(duì)人事考試中心的發(fā)展有幫助，而且還對(duì)國家教育考試事業(yè)有著巨大的幫助。

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作者簡介

李樂佳（1980-），男，山東省乳山人，大學(xué)；研究方向：人事考試檔案管理。