淺談南航海南分公司檔案管理工作

楊洋

作為檔案管理的新鮮血液，“檔案”之前對于我來說只是個陌生的字眼，但仔細接觸后卻發現它存在的意義遠超過這兩個字。書到用時方恨少，檔案到用時方見其重要。俗話說“空口無憑，立字為證”，檔案的憑證作用可見一斑；“前車之鑒，后車之師”，檔案的參考作用可見一斑。檔案總的來說，具備五方面職能：1、機關工作查考依據。2、生產建設的豐富資料。3、科學研究的基礎和條件。4、政治斗爭的必要手段。5、宣傳教育的生動素材。

其實檔案沒有字面上看的那么學術化，文書、合同是檔案，照片、光碟是檔案，報刊、獎牌是檔案，甚至印章、手抄也是檔案，另外，我公司重視的“臺賬記錄”，其實也是檔案的一部分。檔案存在于我們生活和工作的方方面面，用不同的載體記錄著公務的、私人的、歷史的、現行的、數字的、傳統的，形形色色的檔案。

然而檔案對于公司來說，包括了企業的管理、財務、人事等其它活動的內容，如文書檔案、技術檔案、經濟管理檔案、專利檔案、商標檔案、財會檔案、人事檔案等，真實全面地記錄了企業在行政管理、技術引進、產品研制、生產，市場營銷、經營決策以及財會、人事管理等方面的活動，是企業重要的知識資源，也就是企業知識管理的資源基礎之一。

對于南航海南分公司來說，歸檔范圍主要有：1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等；2、南航總部對海南分公司下達的指令、要求；3、各種工作計劃、總結、批復、統計報表及簡報；4、與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料；5、職工薪酬福利方面的文件材料；6、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。7、分公司獲得的榮譽、獎狀、出版物、雜志等。8、工程項目、房產地產等固定資產的材料存檔。

目前海南分公司檔案管理的主要問題：一是股份公司要求建立的9大類檔案，目前基建、聲像、實物、房產、出版物這幾方面還比較欠缺；二是員工對檔案的理念模糊，沒有主動建檔和維護檔案的意識；三是一些歷史檔案的存放和歸類還有些混亂；四是作為檔案管理專員的我和各部門兼職檔案員，專業技能還需加強。海南分公司各項檔案擔負著領導/部門查閱、人事管理、信息利用、數據統計等職能，是歷史參閱的重要依據，做好檔案管理工作是服務海南分公司清晰、有脈絡發展的前提，針對以上問題我認為要從以下四方面入手：

首先要將檔案工作提升到公司層面。切實加強領導，要把此項工作列入重要議事日程，切實抓緊抓好。要成立檔案管理工作領導小組，負責解決檔案工作的人員配備、庫房等基礎設施建設及經費保障等問題。

其次加強各單位的檔案管理，強化對各部門兼職檔案人員的培訓和管理。負責檔案歸檔、保管、保密、鑒定和銷毀、統計、利用等檔案規章制度，確保檔案安全保管、有序管理。要不斷豐富檔案內容，優化檔案結構，提高檔案質量，依據國家、股份有關檔案業務建設的規范、標準，進一步使我單位業務更加規范化、標準化。

再次，加強對各部門檔案管理的檢查指導力度。嚴格把關，認真搞好材料的收集鑒別和檔案整理。對檔案材料要認真檢查核對，找出存在問題的原因，提出解決措施和意見。

最后，積極開展各類檔案的開發利用。檔案工作的根本目的在于利用。必須堅持一手抓建檔、抓管理，一手抓檔案信息資源的開發利用。只有讓檔案發揮作用，才能體現檔案的價值。只有更好地為公司、為各單位服務，檔案室工作才有長足發展的意義。因此，必須強化服務意識，找準檔案工作提供幫助的結合點和切入點，積極主動開展服務。要通過咨詢、查閱、編研等形式不斷強化服務功能，拓寬服務領域，提高服務質量，為全公司穩定和諧發展提供服務。在日常工作中，還要大力加強檔案信息化建設，做好信息在網站的公示。

另外，檔案管理的管理原則是集中統一管理原則。在集中統一管理的基礎上，企業各項檔案工作可以實現全面規劃和統籌安排，提出統一的方針政策， 制定統一的規章制度和業務標準，實行統一的監督和指導，提供快捷的服務支持。因此，我對海南分公司的檔案管理有以下設想：

1 企管、合同檔案工作

1、認真貫徹落實《南航海南分公司企管檔案保管期限表》，認真細致地審批各單位申報的歸檔文件，并對永久、長期文件雙重備檔，使檔案管理達到規范化、標準化；合同一般為5年有效期。

2、檔案信息化建設

加強各單位檔案信息化建設，促進檔案管理工作的電子化、數據化、現代化，保證檔案作為歷史資料保存不遺、不缺、不漏，完成電子文件的歸檔管理工作。

3、加強企管檔案建設

企管檔案是最常被利用和發揮輔助工作效用的檔案，為此重點對企管檔案工作加大監督管理力度，使其更好的為各部門服務。

2 基建、房產類檔案工作

基建、房產類檔案的建立和審閱需要前期材料、設計、施工、監理、竣工和驗收文件圖紙等材料，以及使用、維修、改建、擴建等材料?；n案的專業性和復雜性需要后保部檔案兼職員乃至具體事務辦理人的共同搜集和完善。今年在基建檔案的設立方面需要加大職責確認和督辦管理力度。由于歷史欠賬問題嚴重，此工作預計需要一個漫長時期。

3 會計檔案工作

按照公司既定方案，按照《關于印發<南方航空股份有限公司財務部會計檔案管理規定>通知》（南航股財發[2012]56號文），由財務兼職檔案員負責整理和完善。完畢后交由檔案室備檔。

4 聲像類、出版物類檔案工作

由于聲像、出版物類檔案較為分散，從歷年來的檔案搜集工作來看，緩慢且缺失較多。計劃2013年由黨委工作部、工會牽頭，負責各單位黨政工團的聲像、出版物材料的搜集，于活動結束后1周內交由檔案室備檔。

5 實物類（競賽榮譽、紀念活動、捐助、贊助、印信）檔案工作

按照公司既定方案，公司類的實物檔案由公司檔案室保管，各部門的實物檔案由各部門保管。檔案室負責記錄公司級實物檔案的實時搜集和備檔，各部門實物檔案以照片+說明的形式，于次年2月底以電子郵件形式交由檔案室備檔。

6 人事類檔案工作

按照公司既定方案，由人力資源部負責整理和備檔。