淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策

摘 要：隨著我國信息化水平的不斷發(fā)展，文書檔案管理水平是企事業(yè)單位檔案管理水平的重要體現(xiàn)之一，其管理水平的高低直接決定著該企業(yè)的檔案資料質(zhì)量與完整性。所以說企事業(yè)單位的文書檔案管理是企業(yè)文化的重要組成部分，需要我們加以重視。

本文將從當(dāng)前我國企事業(yè)單位中面對(duì)的文書檔案管理問題出發(fā)，討論其對(duì)策，為如何將文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)為標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的目標(biāo)提供相應(yīng)的參考依據(jù)，從而保證單位各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；問題；對(duì)策

1 文書檔案管理存在的問題

1.文書檔案重視程度不高

在當(dāng)前許多企事業(yè)單位檔案工作管理中，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的重視程度一般較低，從而致使檔案工作實(shí)際投入的人力與財(cái)力較少，使文書檔案管理在基礎(chǔ)上就處于一個(gè)比較薄弱的位置，到最后表現(xiàn)出來的效果就是文書檔案管理效率低下。

另外，相關(guān)的文書檔案管理人員較少，甚至在一些企事業(yè)單位中出現(xiàn)一人兼任數(shù)職的情況，這樣就造成了文書檔案管理工作混亂，沒有針對(duì)性，容易出現(xiàn)檔案管理漏洞，比如說材料真?zhèn)尾环置鳌⑹占秶幻鞔_、收集不及時(shí)，檔案資料的收集不完整、不到位等情況。

2.文書工作同檔案管理脫節(jié)

文書檔案管理工作其實(shí)是分為兩項(xiàng)工作，首先是文書工作，其次是檔案管理，兩者在實(shí)際工作中應(yīng)該是相輔相成的關(guān)系，然而實(shí)際情況中，兩者無法得到有效的溝通，通常由于兩方的工作人員沒有進(jìn)行必要的工作溝通，致使文書工作同檔案管理工作脫節(jié)，或者是文書工作人員在書寫是沒有按照檔案存放的要求進(jìn)行，再或者是檔案管理人員不清楚文書的內(nèi)容，致使管理混亂，從而造成裝訂不規(guī)范，用紙不達(dá)標(biāo)，附件不規(guī)范，版記不全，原稿不全，編號(hào)不規(guī)范，程序辦理不規(guī)范，使用文種不當(dāng)?shù)鹊惹闆r。

3.文書檔案管理專業(yè)素質(zhì)不高

無論是何種行業(yè)、何種職業(yè)，專業(yè)的工作人員是該行業(yè)健康運(yùn)行的重要保證條件之一，然而在我國現(xiàn)當(dāng)代企事業(yè)單位的文書檔案管理工作中，一些工作人員沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理知識(shí)存在較大的空白，這都為檔案管理水平的提高造成了巨大的阻礙。

另外，隨著計(jì)算機(jī)的不斷普及，現(xiàn)代化的檔案管理手段逐漸進(jìn)入到企事業(yè)單位當(dāng)中，所以必須要加強(qiáng)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)與標(biāo)準(zhǔn)化管理。但是當(dāng)前在一些企事業(yè)單位的文書檔案管理工作中，一些部門著眼于單位工作不愿意把文件資料交給檔案員保管。檔案員與其他部門之間交流較少，難以做好檔案工作，導(dǎo)致重要的文件資料散失。

4.整體配合不夠

上述幾點(diǎn)都是文書檔案內(nèi)部存在的問題，在實(shí)際工作當(dāng)中，事業(yè)文書檔案管理工作的外部環(huán)境也非常重要，他需要不同的部門的配合，比如一些部門比較特殊，不希望自己的檔案放置到檔案員處進(jìn)行統(tǒng)一管理，那么就需要檔案工作人員具有較高的職業(yè)素養(yǎng)，去進(jìn)行溝通。更重要的也需要其他部門的理解。

2 文書檔案管理問題的應(yīng)對(duì)措施

從上面的討論我們可以知道檔案管理存在的種種問題，那么我們針對(duì)其現(xiàn)狀，為了達(dá)到規(guī)范性管理，提出以下三點(diǎn)管理措施：

1.強(qiáng)化檔案管理制度

首先，檔案管理人員是檔案規(guī)范管理的重要實(shí)施者，所以對(duì)其應(yīng)該采取工作責(zé)任制度，加強(qiáng)其對(duì)于檔案管理的重視程度，例如：建立檔案工作小組，設(shè)立組長、成員，分配不同任務(wù)，對(duì)檔案進(jìn)行整理、立卷等工作，出現(xiàn)問題能夠責(zé)任到人，進(jìn)而加強(qiáng)檔案管理的檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督。除了在工作人員方面要加強(qiáng)制度管理，對(duì)于工作中的制度也要有針對(duì)性，例如建立合理的崗位負(fù)責(zé)機(jī)制，對(duì)于檔案文件移交等工作進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，對(duì)于檔案管理中的各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行細(xì)化，分解，從制度上有效地對(duì)存在的問題進(jìn)行解決。

2.強(qiáng)化檔案管理人才培養(yǎng)

對(duì)于上述提到的人才欠缺問題，應(yīng)該有針對(duì)性的強(qiáng)化專業(yè)型人才培養(yǎng)，加強(qiáng)人才引進(jìn)方面的投資，使更多的專業(yè)人才能夠發(fā)揮其作用，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代化電子檔案管理的同步進(jìn)行。

通過人才的培養(yǎng)，可以避免因?yàn)槿瞬挪蛔愣斐傻奈募w檔不到位等現(xiàn)象，達(dá)到了檔案材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)化的目標(biāo)，使得人盡其才的管理效果，為檔案管理規(guī)范性提供了有利的人才資源。

3.加強(qiáng)檔案管理的綜合性

檔案管理的綜合性也是我們要注意的，包括對(duì)信息的收集與歸檔，發(fā)揮其信息功能、知識(shí)功能。檔案管理人員應(yīng)該不斷加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力培養(yǎng)，大力開發(fā)檔案信息資源，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)編制，提高檢索速度以及檔案利用率。

只有充分將檔案管理作用發(fā)揮出來，才能為以后的人員調(diào)查、人事變更工作提供合理的科學(xué)參考依據(jù)，最終達(dá)到良好的社會(huì)服務(wù)功能。

3 結(jié)語

綜上所述，我們可以看出從一個(gè)企事業(yè)單位的文書管理水平能夠得出其整體管理水平的高低，所以我們要保證文書檔案管理在事業(yè)單位中的重要地位，不斷加強(qiáng)管理文書工作于檔案管理直接的交流，增加各個(gè)部門之間的聯(lián)系，樹立起高標(biāo)準(zhǔn)的文書檔案管理規(guī)范與意識(shí)，從基層做好檔案資料收集工作，從而保證企業(yè)的健康發(fā)展與檔案的高效率使用。

參考文獻(xiàn)

[1] 文歸賢. 文書檔案管理中存在的問題與對(duì)策之我見[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息. 2010（16）

[2] 劉曉菲. 試論文書檔案管理中存在的主要問題及對(duì)策研究[J]. 蘭臺(tái)世界. 2015（S5）

[3] 金平. 淺談文書檔案管理中的不足及改善方法[J]. 經(jīng)營管理者. 2016（13）

作者簡介

楊麗麗（1973-），女，福建省廈門市，本科，助理館員，主要研究方向：檔案管理（文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、業(yè)務(wù)檔案等）