信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

張麗

摘 要：目前社會是以信息為主導的社會，人類生活的方方面面都充滿著信息，這無疑給檔案的管理工作帶來了前所未有的機遇，實現好信息時代的檔案管理工作具有重要的意義，但是與此同時也對檔案的管理工作帶來問題，本文從不同的角度分析了信息時代檔案管理工作面臨的問題，以及提出相應的對策。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

隨著信息技術的發展，人類生活的各方面都發生了巨大的變化，當然在檔案管理中也相應的發生了變化，運用計算機和網絡技術來進行檔案管理已經成為一種趨勢，在信息技術時代，檔案的管理工作具有新的特征，即呈現出信息化、電子化、數字化等，檔案管理工作面臨著機遇與挑戰，我們應順應時代潮流，做好檔案的管理工作。

1 檔案管理信息化的概念

檔案信息化管理即是在有關檔案行政管理機構統一的組織規劃下，將現代信息技術運用于檔案管理的過程中，從而對檔案的信息資源進行接收、采集、保存和提供檔案信息的利用，檔案管理的信息化的實質就是由傳統的書本的紙質的保存轉變為電子化、數字化的管理方式。

2 信息時代檔案管理工作面臨的問題

2.1 檔案工作的安全性與保密性工作有待加強

隨著信息化時代的發展，檔案管理工作正在從人工錄入的方式轉變為運用信息技術來對檔案進行處理，運用計算機大大提高了辦事效率，節約了人力成本，簡便快捷，但是與此同時也帶來了風險，運用計算機管理檔案的安全性和保密性不高，網絡時代本身就是一個雙刃劍，在過去人們想要盜取檔案需要親身去現場盜取，難度很大，而現在黑客可以通過遠程操作計算機來竊取和篡改數據，很輕松的就可以盜取數據，不留痕跡，一旦數據遭到破壞，想要恢復是很難的，再加上檔案的數據復雜多樣，如果遇到計算機司機等問題也會造成檔案數據的丟失，這是很難彌補的。尤其是國家重要的檔案情報局的信息，一旦泄露，對于國家的安全會造成很大的威脅。

2.2 缺少專業的信息化檔案管理人員

隨著信息的高速發展，對這方面的人才的需求也越來越強烈，目前我國的高校對這方面的人才的培養重視程度不高，沒有設置相應的專業，這也就導致了社會上對信息化檔案管理的專業的人員的缺失。人們的思想與方式還是處于傳統階段，時代變了，可是管理檔案的人員沒有變，他們習慣于過去的管理方式，加上培訓的只是不到位，導致他們缺乏專業的能力對檔案進行管理。這對信息化檔案的管理也帶來了挑戰與危險。

2.3 檔案的價值鑒定變得更為困難

總的說來，檔案的鑒定工作主要包括鑒定檔案的真偽與價值，所謂真偽就是指檔案的真假，對于檔案真實性的鑒定不僅包括檔案自身內容的鑒定，還有檔案信息的來源、載體和標志等其他要素的真實性的檢驗，由于信息化時代的檔案數據可以很輕易的復制，這就導致信息源的丟失。檔案的載體還趨于同一性。檔案通過復制失去了唯一性，這樣對于鑒別檔案信息的真偽是很困難的，檔案的價值即是指檔案的信息可以促進社會發展等，有一系列的方法和標準來判定這個檔案是否具有價值，但是檔案的真偽是檔案是否有價值的前提，如果一個檔案的信息是假的，那么不就不存在是否有價值。檔案的鑒定本身就是一項復雜的工作，信息化時代的檔案信息的鑒定更加復雜。

2.4 缺乏統一的檔案管理軟件

目前，很大一部分檔案管理單位都開始用計算機來進行檔案的管理工作，但是他們彼此缺乏統一的檔案管理軟件，有的單位運用于比較先進的方式來進行檔案管理，有的單位還是運用傳統的方式進行檔案管理，有的單位是剛剛運用于計算機進行檔案管理，檔案系統的各地區、各單位、各部門之間沒有統一的檔案管理軟件，肯定會對檔案數據的利用造成障礙，也會影響到現在全國聯網的發展。

2.5 相關法規體系不完善

雖然我國已經出臺了一定的關于檔案管理的法律法規，但是還不夠完善，已有的法律法規大都針對于傳統的檔案管理方式，信息時代的檔案管理的要求是有變化的，法律法規也應順應時代的潮流，進行相應的改變與完善。

3 信息時代檔案管理的對策

3.1 建立健全檔案信息安全保障體系

檔案的安全是檔案管理的一個重要的環節，信息化時代的發展帶來了網絡的不安全性，這就要求建立健全檔案信息的安全保障體系，首先應該加強計算機網絡的全面建設，加強計算機網絡使用的安全性，在人才的培訓中也應著重這一點的培訓，檔案管理人員應該定期對電腦進行檢查，并對檔案數據進行備份，防止在計算機出現故障的時候信息丟失不能彌補。同時，檔案的管理工作不僅要監控檔案的儲存和運行狀況，還要處理好檔案管理系統與互聯網之間的關系，應該加強網絡監管，對于一些機密的檔案管理，需要對這類計算機和人員使用的網絡進行限制，防止病毒的入侵。檔案管理部門還應該密切關注本單位管理檔案的信息，一旦發現泄密事項，應該及時采取措施進行補救，將損失降到最低。

3.2 加強信息化檔案管理人員的培訓工作

當前，檔案管理的工作人員不具備信息化檔案管理的能力，信息化時代檔案管理對管理員提出了新的更高的要求，不僅要有謹慎的態度，還要求他們能夠熟練的運用檔案管理系統進行數據的錄入和管理，能夠有效應對信息化時代運用計算機所帶來的突發狀況，這就需要單位應該重視這方面人才的培養，定期培訓與考核，保證他們能夠完全勝任這項工作。同時，在教育領域，高校可以開設相關的專業與課程，請有經驗有能力的專家來傳授知識。培養一批既懂檔案管理知識又懂計算機知識的人才已經成為當務之急。

3.3 增強信息化檔案管理的觀念意識

檔案的信息化建設是國家信息基礎建設的一個重要環節，除了國家機密以外，我們應該拓寬檔案信息的服務領域，讓更多的獲得信息，享受信息帶來的利益，有效的把各地方的檔案管理建設同意納入到國家信息化建設中來。增強檔案信息化管理的觀念意識首先要進行宣傳，通過與新聞媒體的合作，向社會宣傳信息化檔案管理的工作，提高對信息化檔案管理的了解，促進信息化檔案管理體系的完善，宣傳工作要貼近群眾生活，擴大檔案利用的效益宣傳，增強社會的檔案意識。

3.4 健全和完善相關的法律和法規

要求制定和完善一系列的法律法規來保障檔案信息的安全以及檔案信息的合法利用，使檔案信息充分發揮他的作用。首先對于計算機和網絡技術需要采取國家標準或者國際標準；其次對于一般的檔案管理需要采取國家標準或者行業標準；最后要加快檔案信息化管理體系的建立，不斷提高他的標準程度。

3.5 研制和開發統一的檔案管理系統軟件

建議由國家檔案局牽頭，研制并開發適應現代信息化檔案管理的系統軟件，然后并全國推廣，提高我國信息化檔案管理的水平。

4 結論

信息化時代給檔案管理工作既帶來了機遇也帶來了挑戰，解決信息化時代遇到的問題，借鑒國內外的經驗，抓住這次機遇，運用計算機手段和現代科學的管理方式，提高我國檔案管理的發展水平。

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