建設(shè)工程檔案信息化管理研究

摘 要：伴隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，建設(shè)工程的數(shù)量也在不斷增加。建設(shè)工程在建設(shè)過(guò)程中會(huì)形成大量的檔案信息，這些檔案信息對(duì)整個(gè)工程有較大的影響。對(duì)此，建設(shè)工程檔案有效化管理便成為重要工作之一。為了提升建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量，本文詳細(xì)分析建設(shè)工程檔案信息化管理的意義和策略。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；檔案管理；信息化管理

伴隨著社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展，信息化逐漸成為社會(huì)發(fā)展的主要導(dǎo)向，伴隨信息化社會(huì)的逐漸普及，信息和信息技術(shù)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及發(fā)展中有著非常明顯的重要意義。建設(shè)工程檔案中合理應(yīng)用信息化管理是未來(lái)檔案管理工作的必然發(fā)展方向，檔案信息化管理是檔案管理工作適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的必然，同樣也能夠有效強(qiáng)化檔案管理工作為社會(huì)服務(wù)的效果。構(gòu)建建設(shè)工程檔案信息化管理系統(tǒng)，不僅能夠用于工程檔案的管理，還能夠控制物力人力資源的投入，從而優(yōu)化工作效率。

1 建設(shè)工程檔案管理信息化管理的含義

目前建設(shè)工程檔案管理工作和工程本身的質(zhì)量以及人們的住居有直接的聯(lián)系，人們的生活與電、水、氣、交通和住房有直接的聯(lián)系，而這些設(shè)施設(shè)備的建設(shè)工程項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中形成的各種檔案的完整性、準(zhǔn)確性，將會(huì)直接影響人們的生活條件和質(zhì)量。對(duì)此，做好建設(shè)工程檔案管理工作顯得尤為重要。

以往整理建設(shè)工程的檔案資料都是在項(xiàng)目完成之后進(jìn)行統(tǒng)一性的整理，但是需要配備由多人專業(yè)人員所組成的檔案編制小組進(jìn)行統(tǒng)一性的編制和管理。此外，再加上目錄是人工設(shè)計(jì)并制作，不僅會(huì)存在較大的成本資源投入，還會(huì)導(dǎo)致人力物力過(guò)多浪費(fèi)。就目前而言，計(jì)算機(jī)技術(shù)仍然可能處于發(fā)展?fàn)顟B(tài)，借助當(dāng)前的管理技術(shù)以及大容量數(shù)據(jù)庫(kù)，把建設(shè)工程項(xiàng)目管理信息記錄到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，并經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的操作便能夠從繁瑣的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中準(zhǔn)確的尋找到所想要查詢的信息內(nèi)容，借助顯示屏清晰的顯示出來(lái)，從而極大程度的降低資源的查找時(shí)間，優(yōu)化查找效率。

建設(shè)工程檔案信息化管理，構(gòu)建電子信息檔案，不僅能夠規(guī)范建設(shè)工程檔案資源的整理效率，節(jié)省資料編制的效率，查閱資料簡(jiǎn)便，還能夠極大程度縮小檔案館的數(shù)量，降低建設(shè)工程檔案資料整體人員的參與人數(shù)，優(yōu)化工作效率。建設(shè)工程檔案的信息化研發(fā)以及實(shí)施，有利于借助電子文檔的編輯和整體軟件，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)歸檔建設(shè)工程資料，便于目前的檔案整理以及事后的檔案調(diào)閱和共享等，幫助相關(guān)人員掌握建設(shè)工程檔案的實(shí)際信息。由此可見(jiàn)，建設(shè)用工程檔案信息化管理不僅能夠降低成本、降低工作人員數(shù)量以及優(yōu)化整理編制效率，提升檔案使用質(zhì)量等優(yōu)勢(shì)。

2 建設(shè)工程檔案信息化管理存在的問(wèn)題

2.1 歸檔文件不規(guī)范

近些年，工程項(xiàng)目的數(shù)量在飛速增長(zhǎng)，同時(shí)規(guī)模也在不斷托大，工程的結(jié)構(gòu)形式、使用功能等也越發(fā)復(fù)雜，再加上大多數(shù)工程的建設(shè)周期非常長(zhǎng)，涉及到多個(gè)審批部門，最終導(dǎo)致各個(gè)部門的工程技術(shù)資料之間存在重復(fù)、不銜接的問(wèn)題，導(dǎo)致工程檔案所歸檔文件不規(guī)范。

2.2 檔案整體不規(guī)范

建設(shè)工程檔案管理有較高的專業(yè)性需求。對(duì)此，對(duì)檔案管理從業(yè)人員的工作能力有較高的要求，其不僅需要具備較高的檔案管理專業(yè)知識(shí)，還必須要有相關(guān)方面的專業(yè)能力，假設(shè)對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目的基本流程不熟悉，其必然會(huì)存在接收文件不合理、不及時(shí)等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案質(zhì)量以及后續(xù)使用受到影響。

2.3 檔案管理意識(shí)較弱

因?yàn)榻ㄔO(shè)工程檔案的收集歸檔并不完善、不及時(shí)，長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)建設(shè)工程的常規(guī)維護(hù)大多數(shù)都是依靠經(jīng)驗(yàn)和記憶進(jìn)行，平常發(fā)生問(wèn)題時(shí)，因?qū)ㄔO(shè)工程檔案的應(yīng)用意識(shí)較弱，往往并沒(méi)有真正解決問(wèn)題，只是敷衍而過(guò)，這也導(dǎo)致各個(gè)部門的檔案管理行為存在較大缺陷。

3 建設(shè)工程檔案信息化管理的實(shí)施策略

建設(shè)工程檔案信息化管理的實(shí)施與普及有許多優(yōu)勢(shì)，但是在實(shí)施方面有許多的困難，筆者認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)做好以下幾個(gè)方面：1、準(zhǔn)確建設(shè)工程檔案信息化管理的管理程序，合理應(yīng)用信息化資源。為了有效應(yīng)用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)真正的信息化資源的全面應(yīng)用，應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)規(guī)范構(gòu)建建設(shè)工程的管理手冊(cè)以及修訂、錄入、審核、管理等幾項(xiàng)工作流程；2、設(shè)計(jì)建設(shè)工程檔案信息化管理手冊(cè)，建立并不斷完善信息化管理制度。就傳統(tǒng)的檔案管理制度而言，其最終目的是為了提升檔案信息的查詢、應(yīng)用和共享便捷性、安全性，想要真正實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案信息化管理，應(yīng)當(dāng)在原本的管理制度上進(jìn)行合理的創(chuàng)新和改變，設(shè)計(jì)符合信息化時(shí)代運(yùn)行需求的規(guī)范和制度。建設(shè)工程檔案信息化管理制度是整個(gè)檔案管理系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基本條件，借助完善的制度約束并統(tǒng)一化檔案信息的錄入與調(diào)用、編碼管理與體系、從而對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)行規(guī)范化管理，猝死建設(shè)工程檔案管理工作更加程序化、科學(xué)化、規(guī)范化；3、注重建設(shè)工程檔案信息化管理的技術(shù)支持。想要實(shí)現(xiàn)并不斷發(fā)展建設(shè)工程檔案信息化，應(yīng)當(dāng)研發(fā)一整套完善的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，從檔案信息的安全角度考慮，該系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)配備相應(yīng)的技術(shù)防護(hù)能力。建設(shè)工程檔案管理人員借助該系統(tǒng)，能夠簡(jiǎn)單、快捷并準(zhǔn)確的錄入檔案信息。同時(shí)，該計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)具備檢索功能，通過(guò)關(guān)鍵字、詞、句的檢索，快捷、準(zhǔn)確的尋找到相應(yīng)的信息化檔案，從而為檔案信息化應(yīng)用提供便利；4、就傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，大多數(shù)從事檔案管理工作的基層人員其工作能力和素質(zhì)并不相同，大多都有所差異，部分資歷較老的工作人員雖然能夠獨(dú)立從事檔案管理工作，但是其只能夠在傳統(tǒng)的模式下完成相應(yīng)的應(yīng)用與管理，在全新的檔案信息化管理中的獨(dú)立工作能力顯然不足，無(wú)法勝任信息化時(shí)代之下的信息化檔案管理工作。對(duì)此，可以明顯發(fā)現(xiàn)，老資歷員工對(duì)建設(shè)工程檔案信息化管理并不能起到相應(yīng)的扶持、支撐作用，所以專業(yè)性、技術(shù)性人才顯得尤為重要。對(duì)此，信息化時(shí)代之下的信息化檔案管理工作的發(fā)展重點(diǎn)必然是人才的培養(yǎng)，想要有效提升工作效率，優(yōu)化信息化檔案的建設(shè)質(zhì)量，就必然需要有效提升從業(yè)人員的工作素質(zhì)與能力，將工作重點(diǎn)放在專業(yè)性人才的培養(yǎng)方面，通過(guò)教育、培訓(xùn)等多種方法優(yōu)化從業(yè)人員的工作能力。筆者認(rèn)為，建設(shè)工程檔案信息化管理目前處于初級(jí)階段，可以通過(guò)挑選新的工作人員來(lái)保障管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。例如，建設(shè)工程檔案管理部門可以與高職學(xué)校聯(lián)合，讓高職學(xué)校培養(yǎng)更多的專用型人才，從而有效提升檔案信息化管理從業(yè)人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。

4 總結(jié)

綜上所述，建設(shè)工程檔案信息化管理和常規(guī)檔案管理模式相比，具備更多的優(yōu)勢(shì)，不僅能夠極大程度的降低人力物力資源的投入，還能夠有效控制管理工作的繁瑣性和成本，從而優(yōu)化檔案管理的工作效率，提升工程建設(shè)的監(jiān)督強(qiáng)度以及建設(shè)實(shí)際狀況，進(jìn)而提升建設(shè)工程信息化管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，促使建設(shè)工程持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

熊建坤，咸寧市公路管理局，本科。