建設工程檔案信息化管理研究

摘 要：伴隨著社會的不斷發展，建設工程的數量也在不斷增加。建設工程在建設過程中會形成大量的檔案信息，這些檔案信息對整個工程有較大的影響。對此，建設工程檔案有效化管理便成為重要工作之一。為了提升建設工程檔案管理質量，本文詳細分析建設工程檔案信息化管理的意義和策略。

關鍵詞：建設工程；檔案管理；信息化管理

伴隨著社會現代化發展，信息化逐漸成為社會發展的主要導向，伴隨信息化社會的逐漸普及，信息和信息技術在社會經濟以及發展中有著非常明顯的重要意義。建設工程檔案中合理應用信息化管理是未來檔案管理工作的必然發展方向，檔案信息化管理是檔案管理工作適應信息化社會發展的必然，同樣也能夠有效強化檔案管理工作為社會服務的效果。構建建設工程檔案信息化管理系統，不僅能夠用于工程檔案的管理，還能夠控制物力人力資源的投入，從而優化工作效率。

1 建設工程檔案管理信息化管理的含義

目前建設工程檔案管理工作和工程本身的質量以及人們的住居有直接的聯系，人們的生活與電、水、氣、交通和住房有直接的聯系，而這些設施設備的建設工程項目在建設過程中形成的各種檔案的完整性、準確性，將會直接影響人們的生活條件和質量。對此，做好建設工程檔案管理工作顯得尤為重要。

以往整理建設工程的檔案資料都是在項目完成之后進行統一性的整理，但是需要配備由多人專業人員所組成的檔案編制小組進行統一性的編制和管理。此外，再加上目錄是人工設計并制作，不僅會存在較大的成本資源投入，還會導致人力物力過多浪費。就目前而言，計算機技術仍然可能處于發展狀態，借助當前的管理技術以及大容量數據庫，把建設工程項目管理信息記錄到數據庫當中，并經過簡單的操作便能夠從繁瑣的數據庫當中準確的尋找到所想要查詢的信息內容，借助顯示屏清晰的顯示出來，從而極大程度的降低資源的查找時間，優化查找效率。

建設工程檔案信息化管理，構建電子信息檔案，不僅能夠規范建設工程檔案資源的整理效率，節省資料編制的效率，查閱資料簡便，還能夠極大程度縮小檔案館的數量，降低建設工程檔案資料整體人員的參與人數，優化工作效率。建設工程檔案的信息化研發以及實施，有利于借助電子文檔的編輯和整體軟件，實現動態歸檔建設工程資料，便于目前的檔案整理以及事后的檔案調閱和共享等，幫助相關人員掌握建設工程檔案的實際信息。由此可見，建設用工程檔案信息化管理不僅能夠降低成本、降低工作人員數量以及優化整理編制效率，提升檔案使用質量等優勢。

2 建設工程檔案信息化管理存在的問題

2.1 歸檔文件不規范

近些年，工程項目的數量在飛速增長，同時規模也在不斷托大，工程的結構形式、使用功能等也越發復雜，再加上大多數工程的建設周期非常長，涉及到多個審批部門，最終導致各個部門的工程技術資料之間存在重復、不銜接的問題，導致工程檔案所歸檔文件不規范。

2.2 檔案整體不規范

建設工程檔案管理有較高的專業性需求。對此，對檔案管理從業人員的工作能力有較高的要求，其不僅需要具備較高的檔案管理專業知識，還必須要有相關方面的專業能力，假設對建設工程項目的基本流程不熟悉，其必然會存在接收文件不合理、不及時等現象，導致檔案質量以及后續使用受到影響。

2.3 檔案管理意識較弱

因為建設工程檔案的收集歸檔并不完善、不及時，長期以來對建設工程的常規維護大多數都是依靠經驗和記憶進行，平常發生問題時，因對建設工程檔案的應用意識較弱，往往并沒有真正解決問題，只是敷衍而過，這也導致各個部門的檔案管理行為存在較大缺陷。

3 建設工程檔案信息化管理的實施策略

建設工程檔案信息化管理的實施與普及有許多優勢，但是在實施方面有許多的困難，筆者認為，應當重點做好以下幾個方面：1、準確建設工程檔案信息化管理的管理程序，合理應用信息化資源。為了有效應用信息化技術，實現真正的信息化資源的全面應用，應當制定相應規范構建建設工程的管理手冊以及修訂、錄入、審核、管理等幾項工作流程；2、設計建設工程檔案信息化管理手冊，建立并不斷完善信息化管理制度。就傳統的檔案管理制度而言，其最終目的是為了提升檔案信息的查詢、應用和共享便捷性、安全性，想要真正實現建設工程檔案信息化管理，應當在原本的管理制度上進行合理的創新和改變，設計符合信息化時代運行需求的規范和制度。建設工程檔案信息化管理制度是整個檔案管理系統正常運轉的基本條件，借助完善的制度約束并統一化檔案信息的錄入與調用、編碼管理與體系、從而對建設工程項目實行規范化管理，猝死建設工程檔案管理工作更加程序化、科學化、規范化；3、注重建設工程檔案信息化管理的技術支持。想要實現并不斷發展建設工程檔案信息化，應當研發一整套完善的計算機管理系統，從檔案信息的安全角度考慮，該系統還應當配備相應的技術防護能力。建設工程檔案管理人員借助該系統，能夠簡單、快捷并準確的錄入檔案信息。同時，該計算機管理系統還應當具備檢索功能，通過關鍵字、詞、句的檢索，快捷、準確的尋找到相應的信息化檔案，從而為檔案信息化應用提供便利；4、就傳統的檔案管理工作而言，大多數從事檔案管理工作的基層人員其工作能力和素質并不相同，大多都有所差異，部分資歷較老的工作人員雖然能夠獨立從事檔案管理工作，但是其只能夠在傳統的模式下完成相應的應用與管理，在全新的檔案信息化管理中的獨立工作能力顯然不足，無法勝任信息化時代之下的信息化檔案管理工作。對此，可以明顯發現，老資歷員工對建設工程檔案信息化管理并不能起到相應的扶持、支撐作用，所以專業性、技術性人才顯得尤為重要。對此，信息化時代之下的信息化檔案管理工作的發展重點必然是人才的培養，想要有效提升工作效率，優化信息化檔案的建設質量，就必然需要有效提升從業人員的工作素質與能力，將工作重點放在專業性人才的培養方面，通過教育、培訓等多種方法優化從業人員的工作能力。筆者認為，建設工程檔案信息化管理目前處于初級階段，可以通過挑選新的工作人員來保障管理團隊的整體素質。例如，建設工程檔案管理部門可以與高職學校聯合，讓高職學校培養更多的專用型人才，從而有效提升檔案信息化管理從業人員的計算機應用能力。

4 總結

綜上所述，建設工程檔案信息化管理和常規檔案管理模式相比，具備更多的優勢，不僅能夠極大程度的降低人力物力資源的投入，還能夠有效控制管理工作的繁瑣性和成本，從而優化檔案管理的工作效率，提升工程建設的監督強度以及建設實際狀況，進而提升建設工程信息化管理質量，實現現代化檔案管理，促使建設工程持續穩定發展。

參考文獻

[1]吳咸春. 工程檔案信息化建設芻議[J]. 現代商業，2012，20：187-188.

[2]邱柏霞. 檔案信息化建設與工程檔案管理的重要性[J]. 城建檔案，2012，10：70-71.

[3]莫斌. 建設工程檔案信息化管理淺析[J]. 現代企業教育，2011，23：275.

作者簡介

熊建坤，咸寧市公路管理局，本科。