論如何做好醫療衛生系統檔案管理工作及創新

醫療衛生檔案管理工作紛繁復雜，是一項系統性比較強的工作。在新形勢下，面對日益深化的醫療衛生改革，對醫療衛生系統檔案管理工作的要求日益提高，需要改變以往科室內單一的處理方式，要分門別類地將檔案整理好、保存好。如何加大檔案的管理力度，創新檔案管理模式，充分利用檔案的功能，適應新的形勢，更好地服務于醫療、教學、科研等工作，為醫療衛生工作做好堅實后盾？這是當今我們醫療衛生戰線上檔案工作者所面臨的新任務、新課題。 作為基層衛生系統檔案管理人員，應積極探索，不斷改進檔案管理工作方式。

1 完善檔案管理制度，明確責任

檔案管理工作必須建立嚴格的制度，健全完善的制度是一切工作的基礎和保證。首先要明確檔案工作的職責，使各科室對文件資料的收集和整理有章可循。其次要建立嚴格的檔案查閱制度，有專人負責，明確檔案查閱的相關規定，并做好詳細記錄。如需外借檔案，必須有所需檔案單位開具的正式介紹信并有主管單位或部門蓋章簽字才可外借。再次要建立嚴格的檔案保管制度，做好檔案歸類，使檔案便于查找。注意文件材料不得拆頁、不得丟失，以確保檔案的完整性。

在健全檔案管理制度的同時，還要明確檔案管理人員分工，統一管理，責任到人。采取有力措施，改變檔案管理人員的傳統觀念，樹立正確的價值觀和時效觀，結合單位工作實際，建立檔案管理體系，為檔案管理工作打下堅實基礎。用行政手段明確權、責、利的關系，使檔案管理更有效、更持續健康發展，從而加強和規范檔案管理工作。

2 提升檔案管理人員素質

檔案管理人員是負責單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的工作人員，是直接接觸檔案的基層服務人員。因此檔案管理人員的個人素質直接關系到一個單位檔案管理工作的水平和效率。檔案管理人員必須具備檔案管理專業知識和檔案管理工作經驗，熟悉檔案管理的相關法律法規。對于醫療衛生系統的檔案管理人員，還要在此基礎上，了解并熟悉醫療行業的相關業務知識。檔案管理人員必須具有較強的責任心和原則性，對待檔案管理工作必須嚴肅，嚴格遵守檔案管理的相關規定。檔案管理人員還要樹立較強的保密意識，對文件檔案等做好保密工作，不得隨意泄露檔案資料內容，尤其在當今信息化的時代，無紙化辦公越來越普及，電子檔案越來越多地被使用，處理電子檔案時更需要注意網絡安全。在此基礎上，細心和耐心也是檔案管理人員需要具備的素質。

3 提高對檔案管理工作的重視度

在醫療衛生行業中，有時還存在重業務輕管理的觀念，對檔案管理工作也不夠重視，其實檔案管理工作也是衛生系統工作的重要組成部分，醫療衛生檔案的管理是醫院檔案管理工作的重點，是醫療衛生事業研究中的重要依據，建立完整、系統的管理方案，提高檔案管理的水平，有利于促進醫學的發展。

從領導角度，要在領導工作中認真、客觀地對待檔案管理，將檔案管理工作作為日常工作的重要部分，嚴格抓，明確分管領導，加強領導監管，將檔案管理工作落到實處。定期組織檔案人員學習培訓或者聘請專家進行講座，為檔案人員提供更多的交流機會，學習借鑒其他單位好的管理方式，提高檔案管理人員工作的積極性。

作為檔案管理人員更要重視檔案管理工作，增強責任心、事業心，不斷提高自身素質，積極參加學習和培訓，提高業務水平。認真對待每一份檔案，秉承“全心全意為人民服務”的工作理念，認真貫徹落實上級領導對檔案工作的要求和意見，對各類檔案做好接收、登記、管理、分類、歸檔等工作，確保檔案安全。同時積極思考，努力探索檔案管理的新模式、新方法。

4 指導基層醫療單位做好檔案管理工作

衛生局檔案管理人員在做好本單位檔案整理工作的同時，還肩負著指導基層醫療單位做好檔案管理工作的職能，要悉心研究醫院檔案工作新情況、新問題，加強對醫院檔案工作的指導，使檔案工作能夠適應醫院的發展需要。其次，還要加強對各單位檔案員進行業務指導，及時傳達檔案工作有關精神、檔案整理標準，使各單位形成的檔案更加規范化、標準化，符合檔案管理部門的要求，便于各基層醫療單位檔案利用和借閱工作的順利開展。再次，加強組織各醫療單位檔案管理員的業務培訓，采取走出去、請進來的辦法，促進各單位間的交流，介紹好的工作方法和經驗，不斷提高業務知識和工作能力。

5 組織全員參與，創新檔案管理

（一）觀念的創新

面對醫療改革的不斷深化，醫療衛生系統的檔案管理工作也應與時俱進，首先，要改變舊的管理模式、樹立新的管理理念。把檔案工作放到整個時代大背景下來思考，打破傳統封閉的工作模式，不斷拓展檔案工作領域，延伸檔案工作觸角，增強檔案工作滲透性；其次，提高認識，做好充分的準備。醫療衛生檔案事業面臨著新的挑戰，電子檔案的廣泛應用，信息技術的飛速發展，新型檔案載體的保管等等，都亟待檔案工作者去認識、去解決；最后，轉變思想。將被動工作轉變成主動開發檔案信息資源，為利用者服務，從重保管、輕利用轉變為保管、利用“兩手抓”，把檔案實體的靜態管理轉變為檔案信息動態管理，最大限度地發揮醫療衛生檔案的整體效能。

（二）現代化管理手段的創新

要采用現代化手段和管理措施，實現檔案信息資源的網絡化，建立檔案信息數據庫和檔案信息網絡，完成目錄數據庫、全文數據庫、專題數據庫和檔案目錄中心的建立，提高檔案信息存儲電子化、檢索網絡化建設，建立檔案信息咨詢平臺，深化咨詢服務，以現代化手段向社會提供利用。同時，還應完善檔案信息庫，加強對新型載體檔案信息的管理，確保檔案的安全。

（三）檔案管理服務上的創新

首先是服務方式上，作為新時期下的檔案管理人員要創新服務理念，提高檔案工作水平，增強服務意識，尋找檔案管理工作的新模式。醫療衛生機構檔案人員要變被動服務為主動服務，充分利用檔案信息和現行文件資源優勢，進行科學整合；其次內容的編研上，編研工作是檔案管理的重要組成部分，是反映檔案管理整體水平以及人員素質的一個直觀指標；最后是檔案管理所提供的服務內容上，醫療衛生機構的檔案工作人員要根據本部門檔案工作的性質、任務和服務對象，按照有關的規定加強檔案征集工作創新，整合信息資源。及時完整收集各類檔案資料，大力開展檔案征集工作，征集有價值的檔案，不斷擴展檔案門類，建立內容豐富、結構合理的體系。

（四）檔案收集的創新

組織全員參與檔案收集工作是很有必要的，過去的檔案管理工作模式過于單一，宣傳力度不夠，檔案管理工作不應與其他部門分離，而是要有機地結合在一起，檔案收集工作需要全體人員共同配合。檔案管理人員要積極開展檔案知識的宣傳工作，增強全體干部職工的文件歸檔意識，定期將科室的文件資料統一歸檔保存在檔案室，轉變以往保存在自己科室的觀念，主動向檔案管理部門提供有價值的文件資料，在檔案室統一保存備查。制定詳細的工作計劃，合理安排工作流程，有條不紊地進行檔案管理工作。

6 結束語

總之，醫療衛生機構檔案管理模式主要從管理思想、管理方式、管理手段上著手進行，滲透新管理、新技術。醫療衛生機構檔案管理模式是以檔案實體及其相關信息為管理對象，采用文件、檔案、信息一體化集成管理的方法，利用現代高新技術，實現對檔案信息的多功能開發、利用。全面提升醫療衛生檔案管理水平，更好的服務于百姓，為解決群眾看病問題奠定良好的基礎。

作者簡介

侯維佳，天津，漢族，大學本科，天津市南開區肺科醫院。