論如何做好醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作及創(chuàng)新

醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作紛繁復(fù)雜，是一項(xiàng)系統(tǒng)性比較強(qiáng)的工作。在新形勢下，面對日益深化的醫(yī)療衛(wèi)生改革，對醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作的要求日益提高，需要改變以往科室內(nèi)單一的處理方式，要分門別類地將檔案整理好、保存好。如何加大檔案的管理力度，創(chuàng)新檔案管理模式，充分利用檔案的功能，適應(yīng)新的形勢，更好地服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作，為醫(yī)療衛(wèi)生工作做好堅(jiān)實(shí)后盾？這是當(dāng)今我們醫(yī)療衛(wèi)生戰(zhàn)線上檔案工作者所面臨的新任務(wù)、新課題。 作為基層衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理人員，應(yīng)積極探索，不斷改進(jìn)檔案管理工作方式。

1 完善檔案管理制度，明確責(zé)任

檔案管理工作必須建立嚴(yán)格的制度，健全完善的制度是一切工作的基礎(chǔ)和保證。首先要明確檔案工作的職責(zé)，使各科室對文件資料的收集和整理有章可循。其次要建立嚴(yán)格的檔案查閱制度，有專人負(fù)責(zé)，明確檔案查閱的相關(guān)規(guī)定，并做好詳細(xì)記錄。如需外借檔案，必須有所需檔案單位開具的正式介紹信并有主管單位或部門蓋章簽字才可外借。再次要建立嚴(yán)格的檔案保管制度，做好檔案歸類，使檔案便于查找。注意文件材料不得拆頁、不得丟失，以確保檔案的完整性。

在健全檔案管理制度的同時，還要明確檔案管理人員分工，統(tǒng)一管理，責(zé)任到人。采取有力措施，改變檔案管理人員的傳統(tǒng)觀念，樹立正確的價值觀和時效觀，結(jié)合單位工作實(shí)際，建立檔案管理體系，為檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。用行政手段明確權(quán)、責(zé)、利的關(guān)系，使檔案管理更有效、更持續(xù)健康發(fā)展，從而加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理工作。

2 提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員是負(fù)責(zé)單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的工作人員，是直接接觸檔案的基層服務(wù)人員。因此檔案管理人員的個人素質(zhì)直接關(guān)系到一個單位檔案管理工作的水平和效率。檔案管理人員必須具備檔案管理專業(yè)知識和檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)。對于醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理人員，還要在此基礎(chǔ)上，了解并熟悉醫(yī)療行業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)知識。檔案管理人員必須具有較強(qiáng)的責(zé)任心和原則性，對待檔案管理工作必須嚴(yán)肅，嚴(yán)格遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定。檔案管理人員還要樹立較強(qiáng)的保密意識，對文件檔案等做好保密工作，不得隨意泄露檔案資料內(nèi)容，尤其在當(dāng)今信息化的時代，無紙化辦公越來越普及，電子檔案越來越多地被使用，處理電子檔案時更需要注意網(wǎng)絡(luò)安全。在此基礎(chǔ)上，細(xì)心和耐心也是檔案管理人員需要具備的素質(zhì)。

3 提高對檔案管理工作的重視度

在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)中，有時還存在重業(yè)務(wù)輕管理的觀念，對檔案管理工作也不夠重視，其實(shí)檔案管理工作也是衛(wèi)生系統(tǒng)工作的重要組成部分，醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理是醫(yī)院檔案管理工作的重點(diǎn)，是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)研究中的重要依據(jù)，建立完整、系統(tǒng)的管理方案，提高檔案管理的水平，有利于促進(jìn)醫(yī)學(xué)的發(fā)展。

從領(lǐng)導(dǎo)角度，要在領(lǐng)導(dǎo)工作中認(rèn)真、客觀地對待檔案管理，將檔案管理工作作為日常工作的重要部分，嚴(yán)格抓，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)管，將檔案管理工作落到實(shí)處。定期組織檔案人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)或者聘請專家進(jìn)行講座，為檔案人員提供更多的交流機(jī)會，學(xué)習(xí)借鑒其他單位好的管理方式，提高檔案管理人員工作的積極性。

作為檔案管理人員更要重視檔案管理工作，增強(qiáng)責(zé)任心、事業(yè)心，不斷提高自身素質(zhì)，積極參加學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。認(rèn)真對待每一份檔案，秉承“全心全意為人民服務(wù)”的工作理念，認(rèn)真貫徹落實(shí)上級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的要求和意見，對各類檔案做好接收、登記、管理、分類、歸檔等工作，確保檔案安全。同時積極思考，努力探索檔案管理的新模式、新方法。

4 指導(dǎo)基層醫(yī)療單位做好檔案管理工作

衛(wèi)生局檔案管理人員在做好本單位檔案整理工作的同時，還肩負(fù)著指導(dǎo)基層醫(yī)療單位做好檔案管理工作的職能，要悉心研究醫(yī)院檔案工作新情況、新問題，加強(qiáng)對醫(yī)院檔案工作的指導(dǎo)，使檔案工作能夠適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展需要。其次，還要加強(qiáng)對各單位檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，及時傳達(dá)檔案工作有關(guān)精神、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，使各單位形成的檔案更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，符合檔案管理部門的要求，便于各基層醫(yī)療單位檔案利用和借閱工作的順利開展。再次，加強(qiáng)組織各醫(yī)療單位檔案管理員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采取走出去、請進(jìn)來的辦法，促進(jìn)各單位間的交流，介紹好的工作方法和經(jīng)驗(yàn)，不斷提高業(yè)務(wù)知識和工作能力。

5 組織全員參與，創(chuàng)新檔案管理

（一）觀念的創(chuàng)新

面對醫(yī)療改革的不斷深化，醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理工作也應(yīng)與時俱進(jìn)，首先，要改變舊的管理模式、樹立新的管理理念。把檔案工作放到整個時代大背景下來思考，打破傳統(tǒng)封閉的工作模式，不斷拓展檔案工作領(lǐng)域，延伸檔案工作觸角，增強(qiáng)檔案工作滲透性；其次，提高認(rèn)識，做好充分的準(zhǔn)備。醫(yī)療衛(wèi)生檔案事業(yè)面臨著新的挑戰(zhàn)，電子檔案的廣泛應(yīng)用，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，新型檔案載體的保管等等，都亟待檔案工作者去認(rèn)識、去解決；最后，轉(zhuǎn)變思想。將被動工作轉(zhuǎn)變成主動開發(fā)檔案信息資源，為利用者服務(wù)，從重保管、輕利用轉(zhuǎn)變?yōu)楸９堋⒗谩皟墒肿ァ保褭n案實(shí)體的靜態(tài)管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息動態(tài)管理，最大限度地發(fā)揮醫(yī)療衛(wèi)生檔案的整體效能。

（二）現(xiàn)代化管理手段的創(chuàng)新

要采用現(xiàn)代化手段和管理措施，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫和檔案信息網(wǎng)絡(luò)，完成目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫和檔案目錄中心的建立，提高檔案信息存儲電子化、檢索網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，建立檔案信息咨詢平臺，深化咨詢服務(wù)，以現(xiàn)代化手段向社會提供利用。同時，還應(yīng)完善檔案信息庫，加強(qiáng)對新型載體檔案信息的管理，確保檔案的安全。

（三）檔案管理服務(wù)上的創(chuàng)新

首先是服務(wù)方式上，作為新時期下的檔案管理人員要創(chuàng)新服務(wù)理念，提高檔案工作水平，增強(qiáng)服務(wù)意識，尋找檔案管理工作的新模式。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案人員要變被動服務(wù)為主動服務(wù)，充分利用檔案信息和現(xiàn)行文件資源優(yōu)勢，進(jìn)行科學(xué)整合；其次內(nèi)容的編研上，編研工作是檔案管理的重要組成部分，是反映檔案管理整體水平以及人員素質(zhì)的一個直觀指標(biāo)；最后是檔案管理所提供的服務(wù)內(nèi)容上，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案工作人員要根據(jù)本部門檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)和服務(wù)對象，按照有關(guān)的規(guī)定加強(qiáng)檔案征集工作創(chuàng)新，整合信息資源。及時完整收集各類檔案資料，大力開展檔案征集工作，征集有價值的檔案，不斷擴(kuò)展檔案門類，建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的體系。

（四）檔案收集的創(chuàng)新

組織全員參與檔案收集工作是很有必要的，過去的檔案管理工作模式過于單一，宣傳力度不夠，檔案管理工作不應(yīng)與其他部門分離，而是要有機(jī)地結(jié)合在一起，檔案收集工作需要全體人員共同配合。檔案管理人員要積極開展檔案知識的宣傳工作，增強(qiáng)全體干部職工的文件歸檔意識，定期將科室的文件資料統(tǒng)一歸檔保存在檔案室，轉(zhuǎn)變以往保存在自己科室的觀念，主動向檔案管理部門提供有價值的文件資料，在檔案室統(tǒng)一保存?zhèn)洳椤Ｖ贫ㄔ敿?xì)的工作計劃，合理安排工作流程，有條不紊地進(jìn)行檔案管理工作。

6 結(jié)束語

總之，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理模式主要從管理思想、管理方式、管理手段上著手進(jìn)行，滲透新管理、新技術(shù)。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理模式是以檔案實(shí)體及其相關(guān)信息為管理對象，采用文件、檔案、信息一體化集成管理的方法，利用現(xiàn)代高新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的多功能開發(fā)、利用。全面提升醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理水平，更好的服務(wù)于百姓，為解決群眾看病問題奠定良好的基礎(chǔ)。

作者簡介

侯維佳，天津，漢族，大學(xué)本科，天津市南開區(qū)肺科醫(yī)院。