計算機在計劃生育檔案管理中的運用初探

摘 要：中國具有人口基數大、分布不均勻的特點，并且現階段的人口增長率依然很高，實行計劃生育政策極為必要。計劃生育政策的實行比較依賴相關的檔案數據工作支持，但是就傳統的計劃生育檔案管理方式來看，合理性程度較低，隨著計算機信息技術的發展和推廣，計劃生育檔案管理工作有了新的發展方向。

關鍵詞：效率；效力

隨著計算機信息技術的發展和推廣，將以往繁雜的檔案管理工作簡潔化、系統化、科學化。形成了從統計到整理再到歸檔保存的檔案管理體系，使繁雜的計劃生育管理檔案信息化、數據化，有利于相關部門進行政策上企劃和管理，極大地提高了我國人口政策的實行效率。

1 計算機在計劃生育檔案管理工作中應用的必要性

首先我國人口基數大、增長率高、流動人口數目眾多的特點，傳統的計劃生育檔案管理方式在現今就顯得效率較低。并且建立一個龐大的實體檔案庫需要的資源、空間，在經濟發展迅速，商業、工業、服務業、住房用地緊張的今天顯然是不合理的。而計算機信息技術可以將龐大的實體信息數據轉變為電子信息數據，且具備收錄簡便、提取迅速、便于保存的特點。

其次是隨著經濟發展，很多人口上的社會問題略為突出，比如性別比例失調、老齡化等問題，我國的人口政策處在調整的高峰期，如果以傳統的方法進行計劃生育檔案管理將會出現檔案冗雜、處理不及時的問題，使人口政策施行效率降低。而信息化的檔案管理方法可以輕易解決這些問題，使計劃生育檔案管理工作專業化、科學化、系統化，進而提高計劃生育檔案利用率。

最后是計算機技術應用于計劃生育檔案管理工作中是時代的潮流，就目前的發展形勢來看，未來的世界將會處于信息技術時代，即計算機信息技術廣泛應用的時代，計劃生育檔案管理工作發展方向也會是結合計算機信息技術的數據管理時代。

2 目前計算機在計劃生育檔案管理工作中存在的問題

1.相關的體系未完善

有些地區的政府相關部門已經在計劃生育檔案管理工作中應用計算機信息技術，但是有些地區相對發展緩慢，還未將計算機信息技術應用于相關工作之中。這就導致有些地區的計劃生育檔案應用信息數據統計、管理，有些地區仍使用傳統的紙質數據進行計劃生育狀況歸檔。這種現象不利于國家實行統一的管理辦法，進而影響統一的人口政策的施行。簡單的說，就是全國范圍內的計劃生育檔案管理工作的信息化體系未完善，計算機信息技術未在計劃生育檔案管理工作中實現廣泛應用。

2.實際操作人員的技術不過關

雖然很多地區的計劃生育檔案管理工作已實現信息化，但是卻沒有發揮出計算機應用在工作中應有的優勢，甚至還存在工作效率、質量降低的現象。是由于相關的計算機操作人員的技術培訓沒有到位，導致操作員技術不過關，因此在信息化的計劃生育檔案管理工作中出現許多問題，比如數據錄入時出現錯誤，數據保存時出現數據混亂、冗雜，數據提取時操作不當導致信息丟失等。這些問題都會增加計劃生育檔案管理工作量，使工作效率降低。

3.法律效力相關問題

傳統的計劃生育檔案管理工作是通過工作人員逐一調查，被調查人填表、簽字或蓋章的方式完成，雖然工作量較大、工作效率較低，但是其法律效力通過調查員、被調查居民的簽字而形成。而計算機信息技術應用后，計劃生育檔案管理工作可以通過互聯網的方式完成，雖然實現了效率上的提高，但是缺少了居民簽字、負責人簽字的部分，電子版的檔案是否具有法律效力的問題是當前計劃生育檔案管理部門的一大顧慮。

3 推進計算機在計劃生育檔案管理工作中發揮效率的建議

1.完善相關的計劃生育檔案管理體系

這個體系包含兩個部分。

第一個部分即實現大范圍的計劃生育檔案管理工作的信息化，避免只有局部地區實現計劃生育檔案信息化管理方式，要么全部應用計算機技術在計劃生育檔案管理工作中，要么全不應用（特殊地區不能強求，比如經濟發展特別落后的地區）。這樣做有兩個好處，一方面是方便更上一級的政府對計劃生育檔案管理工作進行統一的調度，另一方面是方便相鄰地區協力共同處理附近流動人口的計劃生育檔案管理工作。

另一個部分是電子版計劃生育檔案的效力體系。即解決其效力問題，是否能夠作為具備法律效力的數據材料進行存根歸檔管理，是否在某些時刻具備法律上的表示效力，是否能夠作為人口政策實行狀況的證明材料等。這些都可以通過立法的方式來解決，通過頒布相關的法律法規來聲明其在社會活動中的法律實效。

2.對操作人員進行技術培訓

計劃生育檔案管理工作在結合計算機技術時，必然會產生相關的專業軟件，而與計劃生育檔案管理相關的工作都會通過這些軟件來完成。這就需要對實際操作這些軟件的工作人員進行軟件使用方法培訓，預防因操作失誤導致的檔案混亂、檔案丟失、檔案冗雜的問題。其次是通過組織相關操作人員培訓，能夠提高其在實際工作中的操作熟練度，提高工作效率。還能夠通過使用率的增加，及時發現軟件中的問題，及時對軟件做出程序上修正，推進計算機技術在計劃生育檔案管理工作中的使用效率，進而提高計劃生育檔案管理工作的效率和質量。

3.建立完善的數據庫

這個數據庫應該具備以下特點：1.穩定性。即錄入信息不會輕易丟失和被篡改 2.分級特點。即在一個統一的大數據庫下面有小的地方數據庫，防止某一數據庫的故障導致檔案丟失。3.科學性。即數據庫內的檔案信息并非簡單的陳列，而是分地區、分行政區劃歸檔。

4 結語

將計算機應用于計劃生育檔案管理工作中來，是未來發展的趨勢，但是就現階段情況來看，仍需要相關部門和工作人員進行長期的技術探索和經驗總結，從中找出最符合我國國情的計劃生育檔案管理方式。

參考文獻

[1]王麗霞，淺議計算機在計劃生育檔案管理中的應用.2012. 第七次華北地區檔案學會學術討論會

[2]魏曉英. 提高人口和計劃生育檔案管理水平分析.《蘭臺世界》.2013年z1期

作者簡介

唐麗萍（1970-），女，漢族，大專，山東省濰坊市昌樂縣計劃生育服務站，助理館員，研究方向：檔案管理。