淺談基層人口和計劃生育檔案規范化管理

宋健

摘 要：作為基層計劃生育管理服務部門，人口和計劃生育檔案工作是計劃生育工作發展的一個重要基礎，真正見證了計劃生育事業發展的全過程。隨著人口和計劃生育工作向法制化、規范化、制度化發展，對人口和計劃生育檔案管理工作提出了更新、更高、更嚴的要求。逐步探索新形勢下人口計生檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，實現人口計生檔案現代化、規范化，對進一步提高檔案科學管理水平，更好地開展新時期計劃生育工作，促進經濟社會健康、協調、快速發展必將產生積極的推動作用。

關鍵詞：人口；計劃生育；檔案管理；規范

1 科學管理計劃生育檔案的重要性

（一）計劃生育檔案是制定當地計劃生育政策的重要資料，見證了人口和計劃生育發展的歷程，是對過去計劃生育工作成效的存儲，是今后開展人口和計劃生育各項工作的重要依據。

（二）計劃生育檔案為計劃生育家庭享受優先、優惠、獎勵扶助政策提供了重要證明和證據，對維護廣大人民群眾合法的利益，維護廣大人民群眾對計生工作的參與權、知情權、監督權，防止和杜絕不公平、不公正現象的發生，發揮了積極、重要的作用。

（三）計劃生育檔案資料是各級計劃生育單位統計人口數字的來源，是各級政府決策人口政策的重要依據。不僅為政府決策提供人口數據，為經濟、社會發展明確工作重點，還為科學統籌安排生產、生活提供有效的各項資料和信息。同時，為各級黨委、政府在干部選拔與任用中嚴格把好計劃生育關，提供準確依據。

2 人口計生檔案管理現狀

（一）檔案管理意識淡薄，重視程度不夠高

人口計生檔案數據的整理和保管工作是基層計生工作的重要環節，根據多年從事人口計生檔案的工作實際，發現在計劃生育工作中，計劃生育具體的事做的很好，但對后續的檔案管理卻不在意，單位領導對這項工作沒有足夠的重視，計生工作人員缺乏正確的工作意識，不能真正意識到檔案管理工作對人口和計劃生育工作的重要作用。在實際的工作中管理人員對檔案管理工作缺乏積極的工作態度，對工作不夠認真，馬虎大意以及專業素質不強等因素造成在檔案管理中的失誤，造成對檔案的開發利用不足，管理不能到位。

（二）管理設備投入不足，人員不到位

在檔案管理工作中除了領導重視程度不高外，還存在著資金投入不足的問題。從硬件管理上來講，各基層計生單位普遍缺乏微機等現代化的管理設備，檔案存放的地方在防潮以及防蟲火等方面也沒有必要的設備，從而容易造成檔案保存不當并出現損壞。部分計生檔案管理不符合檔案管理的標準，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，跟不上科學技術的進步，基本還停留在手工收集、檢索，不利于檔案的收集利用和開發。從人員配備上講，計生檔案工作人員兼職多，專職少，大都缺乏檔案保管技術的基本知識和業務能力，運用計算機及網絡技術從事檔案管理的較少，普遍存在著結構不合理，學歷偏低，專業知識老化，知識面狹窄，思想觀念和管理水平相對滯后等多方面問題，從而嚴重制約了檔案管理水平的提高。

（三）管理渙散，制度不健全

在檔案管理工作中，還存在計生檔案管理制度不健全的問題。各基層計生管理單位，計劃生育檔案管理分散，缺乏科學、嚴格規范的績效考核體系，個別基層單位甚至沒有將計生檔案管理納入考核范圍，這就造成檔案管理部門紀律渙散，服務意識性不強。具體來講，在實際的檔案管理中沒有按照工作的實際要求制定相應的制度，即使制定了一些，但在具體的實施中卻沒有嚴格按照其進行。在內容上往往對職責的劃分不夠明確，同時對相應的程序上要求也不夠嚴謹，在這種不健全的檔案管理制度下為計生后續管理工作埋下了隱患。計生檔案管理工作制度不健全，缺乏統一、科學、規范化的管理準則，缺乏具體的工作章程、考核評價方式，沒有制定規范的檔案管理制度，必將導致檔案資料錄用、搜集、開發利用等工作的效率偏低，檔案資料的完整性不足，檔案管理的工作方式與時代科學技術的發展相脫節，沒有發揮檔案管理工作在計生工作中的實際價值。

3 健全機制，規范檔案管理

（一）建立計劃生育檔案長效管理機制。建立科學、現代化的基層計生檔案管理體系，健全各項規章管理制度。檔案管理的相關制度不僅是收集、存儲、匯總計生數據，還應在實際工作中做到全員參與，上下一心，共同努力。以規范化、制度化的管理理念來做好當前計生檔案管理工作，就要進一步提高認識，落實責任，明確基層計生單位檔案管理的第一責任人，一級抓一級，層層抓落實；同時要加大宣傳力度，嚴格制度，規范管理，要立足長遠，常抓不懈。

（二）加大設備投入，提高檔案管理人員素質，優化人才結構。要按照專業化、現代化的要求，積極組織檔案人員參加業務培訓和新技術學習班，提高檔案人員的知識結構和整體水平，并注重增強檔案信息觀念和提高檔案信息服務的能力。檔案管理人員要主動學習信息技術、科學管理檔案等相關知識，掌握和提高應用計算機、網絡技術和使用新技術的能力，讓管理人員各司其職，專人專事，專人負責。

（三）加快計劃生育檔案的規范化、信息化建設。隨著現代技術水平突飛猛進的發展，基層檔案管理工作更應與時俱進，創新管理措施，更新管理方式、方法，將現代化的技術和管理方式融入計生檔案管理體系之中。要進一步強化依法治檔、制度建檔意識，認真總結檔案管理經驗，結合實際，清理調整建立規范；要落實資金，增配硬件，完善軟件，構建資源共享的網絡平臺，加快室藏檔案的數字化進程，為計劃生育信息的資源共享提供必要條件。現代計算機網絡信息技術的發展，為基層計劃生育檔案管理實現信息化提供了可能。建立基層計生檔案數據庫系統，完成育齡人群的管理和服務，規范計生電子數據信息檔案，構建基層計生管理和服務網絡平臺，實現與村級計生服務人員的信息溝通與交流，更加便捷的為育齡人群提供更好的信息服務，實現計生檔案信息的共享，真正實現基層計生檔案管理的動態化、規范化。

綜上所述，隨著社會的不斷進步和發展，按照國家、省新的計劃生育政策、法規的規定要求，基層計生工作形式和內容也隨之發生了相應的改變，但計生檔案管理仍要逐步加強，對實行計劃生育政策以來的工作內容更應保存好、管理好。我們應不斷提高對計生檔案管理的思想意識，提高檔案管理人員的綜合素質和專業技能，運用現代化的信息管理技術，全面建立信息化的計生檔案管理模式，進一步促進、提高基層人口和計劃生育管理和服務水平。