如何做好軍隊離退休干部的檔案管理工作

摘 要：隨著我國經濟的發展，我國軍隊離退休干部保障體系不斷的完善和改進，但是在檔案管理方面還存在著許多的問題。本文主要對軍隊離退休干部檔案管理的主要內容、問題以及改進措施等方面做了一個簡單的分析。

關鍵字：軍隊；離退休；措施

1 引言

軍隊離退休干部檔案管理工作是軍隊工作的重要組成部分。在新的歷史時期，我國軍隊的檔案管理工作還處于初級階段，出現了一些新的問題，面臨著新的挑戰。現在的軍休干部的檔案管理需要進行專業化的管理，加強信息化的建設和檔案員的培訓，加強對檔案工作的認識，建立一套完整的管理系統，從而保證檔案管理工作的質量。

2 軍隊離退休干部檔案管理的主要內容

軍隊離退休干部檔案管理的主要內容不僅包括人事檔案管理、而且還包括他們在職期間的工作記錄、表現、成績、重大活動等材料。具體分為離退休干部在工作期間曾實施的各項政策和制定的制度、會議記錄和重大活動、工作表現等三個方面。實施的政策和制度是對離退休干部工作的肯定，對他們的工作評價有著重要的作用，是他們在職期間最原始的材料；會議記錄和重大活動可以側面的反映出離退休干部在職期間的各項行為和工作狀態，具有非常高的價值；工作表現的材料是離退休干部在工作期間對于工作態度、工作事跡的真實描述，直接反映了他們的工作質量，這對升職有重大的幫助。這三方面的材料需要全部的納入軍隊離退休干部的檔案中。

3 軍隊離退休干部檔案管理存在的主要問題

3.1 有關部門對檔案管理工作的認識不足

受到傳統觀念的影響，軍隊領導對于檔案管理的工作還是不夠重視，他們把精力大多投在辦公室里，雖然配備了檔案室，但是也只是流于形式。他們認為檔案管理只是保管工作，沒有多大的技術含量，認為只要保管好資料即可，只要在需要的時候可以查詢到個人資料就可以了。從而忽視了離休干部檔案信息化建設的重要性，加之投入的資金比較少，導致了他們對離休干部檔案管理工作缺乏足夠的認識。

3.2 檔案管理機制落后

軍隊離退休干部檔案管理工作缺乏一套完整的管理系統，管理尚未達到規范的程度，仍然采用的是傳統的管理方式，很難適應現在工作的需求，不能及時的收集、歸檔、整理資料。加之，檔案管理部門對收集上來的資料不能進行規范化的管理，在擺放、查詢流程中出現諸多的問題。比如在使用檔案時，往往需要大量的人力去查找，影響檔案的使用效率。除此之外，還會出現肆意修改等現象。

3.3 檔案材料繁雜，缺乏系統性

軍隊離退休干部檔案大都與他們的工作年限有關，檔案內容比較繁雜。比如每次會議記錄就能產生好幾張的紙。隨著干部開會的次數增多，個人檔案的材料也會變得越來越多，檔案數量的多少與干部的工作量和工作年限是成正比的。加之我國近幾年的軍隊改革不斷深化，使得干部的工作量明顯增加，關于個人的材料、開會的記錄等檔案材料也會迅猛的增長。久而久之，這些檔案就會存在過于單一，不夠系統的缺點。

3.4 檔案管理手段滯后

目前離退休干部檔案管理工作還停留在傳統的管理模式，大多數是手工操作，信息化管理水平比較低，不具備恒溫、恒濕的保存要求。查找資料時效率比較低，耗用的時間比較多。大部分的資料采用的是紙質型，缺少大數據、存儲設備的現代化管理手段，很多聲音和視頻資料因為缺乏保存的條件而被舍棄，從而影響了檔案的完整性。

3.5 檔案透明度不高

在人治和法治的社會下，要求擴大民主，以人為本，保障群眾的知情權。但是我國的軍隊化管理中，受保密因素的影響，干部的材料一經入檔就變成了機要文件，只供上級領導和有關部門進行查閱。干部本人無法知道自己的檔案內容，到死之后都可能不知道自己的檔案寫了些什么，檔案給他們帶來了一種神秘感。導致檔案管理過于封閉，退休干部在離開部隊時仍不知道自己有多少業績，有多少污點，了解不到檔案的真實性，在日常工作中也起不到激勵的作用。

3.6 檔案工作者素質不高

在檔案管理人員的選擇上，管理者受重視程度的影響，往往喜歡把那些沒有一技之長的人員安排在檔案管理工作上去，他們認為檔案管理工作比較簡單，不需要太多的專業知識。但是在實際的工作中，檔案管理工作比較繁瑣，有時還要利用計算機去檢索、查詢，信息量比較大，這就要求檔案管理工作人員要有吃苦耐勞的精神，而且還要具備一定的專業知識。但是現有的檔案管理人員往往都是一些兼職干部，不安心本職的工作，只把檔案工作看作是自己升職的一個“跳板”不能很好的勝任這個工作。

4 加強軍隊離退休干部檔案管理的措施

4.1 建立科學合理的檔案管理體系

離退休干部檔案管理的工作信息量大，工作繁瑣。所以必須要建立科學合理的檔案管理體系，目的就在于將各類信息進行有序的劃分，歸檔保存，提高檔案的使用效率。在建立管理體系時，要充分的考慮職能和分工，提升管理的效率。首先，檔案員要按嚴格的程序和規范對資料進行歸檔、整理、保存。其次就是制定相應的安全保密級別，對于重要的文件要加強管理的級別。最后就是要做到清楚的標注，做到有據可查。

4.2 加強檔案員的素質培養

檔案員的檔案管理中有著重要的角色。所以必須對檔案員定期培訓，提高他們的專業知識和對檔案工作的認識，并進行專業繼續教育。除此之外，檔案管員還要學會檔案的立卷與編訂。隨著社會信息化的發展，檔案管理工作逐漸從手工操作過渡到了信息化的操作，數字化不斷升級，電子文檔等信息化文件為檢查提供了便利，檔案員要不斷提升自己的業務知識，還要提升自己的信息處理能力，從而提高檔案管理工作的服務質量。

4.3 提高離退休檔案管理工作的認識

一項工作能否順利開展與領導層的重視程度密切相關。因此，軍隊的領導應該更加重視檔案管理工作，給予財政支持和人力支持，必須的時候提供軟硬件的支持。離退休檔案管理工作是一項非常重要的工作，它是對干部過去工作的記錄和反映，是干部升職的重要依據。為了提高疾控的工作質量，就必須重視檔案管理工作，以網絡建設為主題思想，創建一個有序、簡便的工作環境。

4.4 檔案內容對本人適度公開

我們應該提高檔案的透明化，打破它的封閉性和神秘性。建立健全檔案公開制度，可以讓干部及時的了解到自己的檔案內容。當每一個材料進入檔案準備裝訂時，都應該鼓勵干部本人與材料見面，對于不符合實情的材料，可以允許本人進行申訴和說明，經過組織調查核實后方能裝訂。這樣就可以使干部看到真實的自己，就像一面鏡子一樣，時刻督促著自己，對自己負責，從而起到激勵和自我教育的作用。

5 結語

總而言之，要想加強離退休干部檔案管理工作，就必須對檔案資源進行科學的管理，建立一套完整的管理體系，加強信息化管理，檔案內容適當的對本人公開，這樣才可以提升檔案管理工作的質量和效率。

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作者簡介

李同嶺（1967-），男，山東省濱州市濱城區民政局軍休所。