提升圖片信息檔案的利用價值的思考

摘 要：科技的進步給檔案管理帶來歷史的變革。由于傳統紙質檔案的不易保存性，現在的檔案管理越來越多的采用圖片信息檔案管理的方法。本文中筆者將通過闡述圖片信息檔案的重要性、檔案整理的原則以及圖片信息檔案的利用等，來充分說明圖片信息檔案的重要性，并進一步闡述提高圖片信息檔案利用價值的途徑。

關鍵詞：圖片信息檔案；利用價值；檔案管理

檔案管理是對檔案信息的整理、使用等工作的總稱。無論是企事業單位還是高校部門，檔案管理工作的高效運行對單位的整體運作具有重要意義。隨著技術的進步，一些電子產品如照相機、多媒體等進入我們的生活當中，從此圖片信息檔案管理開始被越來越多的單位使用。圖片信息檔案是不改變檔案信息的情況下將紙質的檔案圖片化，這樣使檔案更加生動形象，且易于整理，大大降低了檔案管理者的工作復雜度。圖片信息檔案的普遍使用使學者更加重視對這種管理方法的研究，如何提高圖片信息檔案的利用價值也成為眾多學者議論的話題。本文通過分析圖片信息檔案的重要性及管理的方法等幾個方面來探索如何提升圖片信息管理的利用價值，以期圖片信息管理能夠得到更加廣泛的使用。

1 圖片信息檔案的重要性

易保存性。與傳統的紙質檔案相比，圖片信息檔案更容易保存。傳統紙質檔案隨著時間的推移會發生腐蝕和霉變，這樣就會對檔案的管理增加負擔。圖片信息檔案可以將照片存在電子設備當中，通過建立相應的目錄檢索，就可以輕易查找。這樣不僅可以節省時間而且檔案也不會隨著時間的推移而發生損壞。更重要的是，通過圖片的處理，將紙質的檔案圖片化這樣就可以節省大量的空間，儲存更多的檔案信息。

技術支持。由于先進的技術條件，使圖片信息檔案的管理工作更加簡潔化。科學技術的發展，使電子計算機充分融入到我們的生活，隨之而來的是一批技術產品的誕生，例如數碼相機、手機等等。這些技術產品的誕生都為照片檔案的形成準備了條件，從此可以通過圖片信息來取代紙質檔案。通過電子設備的使用，省去了照片沖洗的步驟，檔案管理者可以直接對數碼照片進行存檔，提高了信息的保存質量。通過掃描儀等先進設備將圖片刻制成光盤，或是將圖片傳到電腦硬盤中，這樣更易于檔案的借取和查閱，真正實現電子圖片的共享。

通過建立圖片信息檔案，可以延長檔案的保存時間，并且可以減少查找的時間，將檔案更加清晰的進行分類整理，節省檔案管理者的整理時間。與紙質檔案相比，圖片信息檔案具有保存時間久，存儲量大，易于查找等優點，而且可以大量節省檔案儲存的空間。大量的圖片信息檔案可以反映出企業或者高校的歷史變遷，對企業、高校的建設具有重要意義。

2 圖片信息檔案的整理原則

2.1 圖片檔案材料內容要準確詳實

圖片信息檔案反映出各單位的歷史變遷，它對單位現在的借鑒具有重要作用，所以圖片檔案材料的內容必須準確詳實，來不得半點虛假。檔案管理者在進行檔案整理時一定要注意將圖片進行分類整理，每張圖片按照內容、時間等進行分類。同時在整理的同時還要注意對材料原件的保存，并且做到收集的細致化，對一類圖片的收集盡量全面，這樣的檔案對現在的借鑒價值才會更高，同時也使得照片的真實性經得起考證。

2.2 圖片檔案材料整理 、分類、填寫要規范化

圖片檔案的主要作用就是使檔案管理更加規范化、簡潔化，所以檔案管理者在進行檔案管理時一定要注意將檔案材料整理、分類、填寫規范化。首先是整理規范化，在進行圖片檔案整理時要注意根據圖片的不同內容進行分類整理，將同種類型的圖片信息整理在一起，這樣便于以后的查閱。要注意在整理的過程中要細致、全面、小心，避免在檔案整理過程中損壞檔案，或者是在整理的過程中將檔案遺失。其次是對檔案的分類，將檔案進行大致整理之后就要對檔案進行分類。分類的目的就是方便查找，分類的標準有很多，不同的單位可以根據本單位的要求選擇不同的分類方法。例如可以根據類別進行區分，分為文史類、理工類等。也可以根據價值的不同進行區分，將檔案按照永久性、長期性和短期性等進行分類。最后是對檔案進行填寫，填寫的過程中檔案管理者要遵守一定的操作規范，檔案管理者要注意檔案的名稱、編號的填寫，而且填寫時還用注意字跡的清晰、工整。

2.3 圖片資料檔案借閱、保管要符合標準

檔案管理者在對檔案進行管理時還要注意，對檔案的借閱和保管要符合標準。 檔案管理者一定要認真履行檔案管理的規章制度。在檔案的借閱及歸還的時候一定要認真清點、記錄，避免檔案的遺失和損毀。檔案管理者在檔案的借閱和保管過程中要做到以下幾點：第一，注意檔案中圖片資料的保養。對打印出來的圖片，隨著時間的推移，照片容易褪色或損毀，所以在平時對照片的保養要多加注意。對電子設備中的照片，要進行分類整理并進行備份，防止電子照片的遺失。對于已經損毀的照片要依據科學的方法進行修補，并注意平時的防火、防蛀。第二，注意對電子設備的養護。在平時對檔案進行管理時還要注重對電子設備的保養，例如，要定期對照相機、投影儀等進行清理，防止灰塵進入設備內部，損毀器材；各種器材的使用時間不能過長；對于刻成的光碟要放在固定的地方保存，防止光碟的損壞。第三，提高管理人員的專業水平。在檔案管理的過程中需要許多專業的知識，而且管理人員要熟悉各種電子設備的清理，所以要對管理人員進行固定的培訓，提高管理人員的操作水平。

3 圖片信息檔案的利用

電子圖片的出現使圖片信息檔案的管理更加方便快捷，但是目前而言，各企業單位以及高效對圖片信息檔案的管理還缺少一定的制度規范。人們對圖片信息檔案的了解程度不夠，對于如何使用圖片信息檔案也缺少一定的認識，所以為了提高圖片信息檔案的利用效率，領導者要有針對性的提高圖片信息檔案的使用效率，使人們對圖片信息檔案的使用有基本的了解，提高檔案的傳閱度。

3.1 編輯出版檔案圖集，舉辦專題展覽

電子圖片具有存儲量大，存儲時間久且易保存的特點，所以可以將同一主題的電子圖片打印出來裝訂成冊。裝訂成冊的圖片集易于傳閱，可以大大提高圖片信息檔案的利用率。另一方面也可以定期舉辦一些圖片集展覽，以一種固定的活動形式，將所以的圖片集展示出來，讓前來參觀的人都對檔案信息有一定的了解。一些歷史悠久的高校和企事業單位的發展歷史以圖片集的形式展示出來，這樣可以讓員工或是學生對單位或是高校的發展史有一定的了解。研究所、高?？梢詫⒗蠋煛W生的科研成果以圖片的形式展示出來，供學生和老師進行學術上的交流。

3.2 構建數據庫

在提高圖片信息檔案的使用時要建立一個圖片數據庫。由于圖片的數量較多，借閱者在使用圖片信息檔案時就會耗費更多的時間在查找圖片上，而且當借閱者查找到圖片時也只是單單看到圖片上的信息，但對圖片的背景缺乏了解，這樣會降低對圖片信息的使用效率。通過建立一個圖片數據庫，在整理圖片時，要將圖片的拍攝時間、作者以及相關信息的記錄。

3.3 打造網絡平臺

圖片信息檔案的利用是檔案管理過程中的首要任務，但是由于管理的過程中圖片信息管理者不知道借閱者需要什么材料，而借閱者也不知道檔案管理部門有哪些自己所需要的資料，這樣使管理者和借閱者之間產生隔閡，為了打破這層隔膜，我們就需要在二者之間打造一個平臺。通過打造一個網絡平臺，檔案管理者將自己收集到的圖片信息上傳到網上，管理者可以直接在平臺上直接進行分類管理。在平臺另一端，借閱者可以直接在這個網絡系統查詢到自己所需要的信息。通過這個平臺可以大大節省檔案的查找時間，提高圖片信息檔案的使用效率。

4 結語

通過以上論述可以發現，為了適應現代社會的發展，全面改革圖片信息檔案的管理，通過一定的方法來提高檔案的使用效率，使人們對圖片信息檔案有一定的了解。

參考文獻

[1]呂穎. 提升圖片信息檔案的利用價值[J]. 江西教育學院學報，2012，03：91-93.

[2]張旭，袁闖. 淺談圖書館圖片資料檔案的整理與利用[J]. 情報探索，2006，04：97-98.

作者簡介

楊俊莉（1984-），女，甘肅肅南人，研究方向：檔案管理。