國內高校人事檔案管理存在的問題與對策思考

摘 要：高校人事檔案管理工作是關乎高校教職工切身利益以及影響學校發展的一項重要工作。部分高校的人事檔案管理工作目前還存在對人事檔案管理的重視程度不夠、人事檔案管理的制度尚不夠健全、人事檔案管理的人力配置不合理、人事檔案管理的方式還不夠先進四方面的問題。不斷強化對人事檔案管理工作的重視力度、不斷完善人事檔案管理工作的相關制度、不斷推動人事檔案管理人員配置合理化、不斷提升人事檔案管理方式的先進性是高校解決好人事檔案管理在當下面臨的各種問題以及不斷提高人事檔案管理工作成效的應對之策。

關鍵詞：人事檔案管理；高校；問題；對策

眾所周知，高校人事檔案是指記載教職工的個人經歷、個人能力、個人成績、個人道德、個人工作狀況等的一種信息資源。它是高校人事部門對教職工進行培養、使用、選拔和管理的重要依據。加強高校人事檔案管理對高校人事工作的順利開展以及推動高校整體發展都具有重要意義。經過多年的努力，高校的人事檔案管理工作盡管已經取得了不少成績，但目前仍然面臨著與國家人事制度改革的要求和高校自身的發展不相適應的眾多問題。探究國內高校人事檔案管理存在的問題并提出相應的對策，對高校不斷推進人事檔案管理改革走向深入具有一定的參考價值。

1 國內高校人事檔案管理存在的問題思考

1.1 高校對人事檔案管理的重視程度不夠

高校人事檔案管理不像其他部門那樣可以直接產生效益，例如宣傳部門的宣傳可以將學校發生的重大事件快速地展現給社會不同人群，并迅速在社會上引起強烈反響。人事檔案管理工作相對來說就顯得更低調，而且只有在特定的時候才會產生較大程度的作用。這容易導致部分高校的領導對人事檔案管理的重視程度不夠，即不愿意為人事檔案管理工作投入較多的資金，不注重對人事檔案管理隊伍的培養。其次，部分高校人事檔案管理者的觀念比較落后，已經跟不上高校發展的整體節奏，認為檔案管理不過是學校里面的一個輔助性的工作而已，其實際意義并不大，還簡單化地認為檔案管理僅僅是對檔案進行分類整理并留檔備用，沒有什么技術難度。這種落后的觀念導致他們在工作中的用心程度不夠，并因此出現眾多失誤。最后，高校人事檔案的保密性較高，教職工一般很難接觸到自己的檔案，而且就算是在人事考察和調動的重要時間段，人事檔案也不能由自己查閱，而是由負責考察的部門或者人員查閱。這就容易導致教職工自身對檔案以及檔案管理工作不了解、不重視，甚至很多教職工在平時都忘記了自己擁有檔案這件事，只有在人事調動時才想起。以上三個方面就是高校不夠重視人事檔案管理的具體體現。俗話說，“有什么樣的思想就有可能導致什么樣的行為”，部分高校在思想上不夠重視人事檔案的管理，可能導致人事檔案管理工作本身出現眾多差錯。

1.2 高校人事檔案管理的制度尚不夠健全

自從第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過了《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）后，高校人事檔案管理工作就有了法律保障和依據。《檔案法》畢竟只是針對全國黨政機關、事業單位、高校等眾多部門或單位的檔案管理而做出的原則性規定。要落實好人事檔案管理工作，各高校還必須根據《檔案法》制定出適合本校人事檔案管理特點的、健全的檔案管理規章制度。然而，部分高校針對人事檔案管理所制定的規章制度在健全性上尚存在問題。特別是隨著高校的不斷發展，原本針對人事檔案管理制定的規章制度也應該及時得到修正。如果部分高校由于各種原因沒有及時修正這些規章制度，那么，它們在新形勢下就很有可能不夠健全，也就很難滿足當下人事檔案管理工作的需要。具體而言，高校人事檔案管理制度不健全主要表現在以下七個方面：一是針對人事檔案管理人員職責的規章制度不健全；二是針對人事檔案查（借）閱的規章制度不健全；三是針對人事檔案收集的規章制度不健全；四是針對人事檔案鑒別歸檔的規章制度不健全；五是針對人事檔案轉、遞的規章制度不健全；六是針對人事檔案檢查核對的規章制度不健全；七是針對人事檔案保管與保密的規章制度不健全。這些制度不健全阻礙了高校人事檔案管理的規范化、科學化和高效化。

1.3 高校人事檔案管理的人力配置不合理

人力配置不合理是高校人事檔案管理工作存在的另一個重要問題。首先，人力配置不合理表現在人員配置的數量上。隨著各高校近年來在招生人數上的不斷增加以及高校自身的不斷發展，高校的教職工在人數上也有較大的增長。教職工的人數增加了，高校的人事檔案也就增加了。高校的人事檔案增加了，高校人事檔案管理的工作量自然也就增加了。人事檔案管理的工作量增加了，自然就需要更多的人事檔案管理的人員。然而，問題的關鍵就在于，很多高校并沒有為人事檔案管理部門增加人員。這樣一來，隨著人事檔案管理工作量的增加，負責人事檔案管理的工作人員就不得不陷入異常忙碌之中以及面臨異常強大的工作壓力。在異常忙碌和高壓的狀態下工作，人事檔案管理就難免會出現一些差錯。其次，人員配置不合理還表現在一些人事檔案管理人員不具備專業的技能和知識方面。人事檔案管理是一項技術性和知識性均較高的工作，要求工作人員要具備一定的檔案管理技能和檔案學方面的知識。但現實的情況是，不少高校的人事檔案管理人員并不是學檔案學或者相關專業出身的，甚至一部分人事檔案管理人員還是兼職，即由負責其他工作的人員兼任。因此，部分高校檔案管理人員的檔案管理技能和知識是不足的。這不僅會導致檔案管理工作出現問題，而且還制約高校人事檔案管理水平的提高。

1.4 高校人事檔案管理的方式還不夠先進

先進的管理方式對于高校人事檔案管理人員成功應對日益增加的工作量以及盡量減少檔案管理工作出現的紕漏具有重要作用。然而，很大一部分高校的檔案管理方式的先進性方面還存在問題，還不能滿足檔案管理現代化的需要。這種先進性的問題主要表現在檔案管理過程中的信息化程度比較低，即一些檔案管理人員的工作還采用比較原始的管理方式，在比較簡陋的檔案室里依靠手工對教職工的檔案進行審核、收集、分類、歸檔、書寫、整理。在信息化程度較低的情況下，檔案管理人員的工作效率一般很難有較大的提高，檔案管理人員也就不得不經常處于高壓的工作狀態中。長期面臨這種工作狀態，檔案管理人員就極有可能產生工作失誤，而檔案管理工作中的失誤又會給學校的人事決策和調動帶來不良影響。造成部分高校檔案管理信息化程度低的原因是多方面的。例如，部分高校不重視信息化技術在檔案管理中的應用，認為在檔案管理的信息化中投入大量資金不劃算，還不如將這些資金投入到科研等重要的領域里。其次，部分高校的檔案管理人員自身就缺乏信息技術，甚至連一些簡單的電腦操作技術都不具備。他們寧愿采用原始的工作方式，也不愿再去學對他們來說很難懂的信息技術。這無疑也限制了部分高校提升人事檔案管理的信息化水平。

2 針對國內高校人事檔案管理存在問題的策略思考

2.1 高校要不斷強化對人事檔案管理工作的重視力度

思想上的高度重視是行動上有力度的重要前提。要想解決好人事檔案管理工作中存在的各種問題，不斷提高人事檔案管理工作的成效，部分高校就必須改變以往對人事檔案管理工作事實上存在的輕視態度，不斷強化對人事檔案管理工作的重視力度。具體而言，要切實做到不斷強化對人事檔案管理工作的重視力度，就必須做好以下幾個方面：一是改變以往那種把高校人事檔案管理工作看作是一種輔助性工作的落后觀念，樹立“檔案管理工作是高校眾多工作的重要組成部分”以及“檔案管理工作和其他工作同等重要”的新理念，使人事檔案管理工作的重要性不斷深入人心，使人事檔案管理人員的責任心、服務意識、大局意識等越來越強。二是適度加大對人事檔案管理部門的投入力度。沒有一定力度的資金支持是不能體現出對人事檔案管理工作的重視力度在不斷加強，因為高校人事檔案管理人員工作條件的改善、工作設備的添加等都離不開一定的資金支持。三是要強化對高校非檔案管理人員的教職工的教育力度。可以不定期對非檔案管理人員的教職工實施人事檔案相關的講座，使他們明白人事檔案對自身的重要性，從而使他們更加關心自己的人事檔案，更加發揮好對人事檔案管理人員的監督作用。從以上三個方面不斷強化高校對人事檔案管理工作的重視力度，能為高校人事檔案管理工作不斷提高成效奠定良好的基礎。

2.2 高校要不斷完善人事檔案管理工作的相關制度

制度是更帶有根本性、全局性、持久性的措施。高校要解決好人事檔案管理在當下面臨的各種問題以及不斷提高人事檔案管理工作的成效，就必須根據《檔案法》不斷完善人事檔案管理工作所涉及的相關制度。具體而言，一是要不斷完善人事檔案管理人員職責的相關規章制度。通過具體的制度來明確檔案管理人員的工作職責，使檔案管理人員更加清楚應該做什么和不應該做什么。二是要不斷完善人事檔案查閱和借閱的相關規章制度。完善檔案查閱和借閱的規章制度，既有助于使檔案管理人員在檔案查閱和借閱的操作中更加規范化，也有助于使高校教職工更加清楚查閱檔案和借閱檔案的操作流程。三是要不斷完善檔案收集的相關規章制度。通過完善這一項規章制度，有助于檔案管理人員在收集教職工的檔案時更加用心和減少工作失誤。四是要不斷完善人事檔案鑒別歸檔方面的規章制度。通過完善這一項規章制度，有助于高校加強對教職工檔案的鑒別力度，從而有效避免教職工檔案造假的現象出現。五是要不斷完善人事檔案轉、遞的相關規章制度。通過完善這一項規章制度，有助于高校檔案轉、遞的相關操作更加規范化、流程化，從而提高人事檔案遷移過程中的安全性。六是要不斷完善人事檔案檢查核對的相關規章制度。通過完善這一項規章制度，有助于高校落實好對人事檔案的檢查核對工作。七是要不斷完善人事檔案保管與保密的相關規章制度。通過完善這一項規章制度，有助于高校更好地做好檔案保密工作。總之，完善這些規章制度是推動高校人事檔案管理工作朝著規范化、科學化和高效化方向發展的重要保證。

2.3 高校要不斷推動人事檔案管理人員配置合理化

人的人因素是眾多因素中極為重要的因素。高校要解決好人事檔案管理在當下面臨的各種問題以及不斷提高人事檔案管理工作的成效，就必須要不斷推動人事檔案管理人員的配置朝著更加合理化的方向發展。一方面，高校要不斷推動人事檔案管理人員在數量配置方面更加合理化。隨著教職工的增加，檔案管理的工作量也就相應增加，高校在這時就必須增加檔案管理人員的人數才能適應工作的需要，才能使檔案管理人員有效避免工作負擔過重、工作壓力過大的現象，也才能有效避免因此而導致的工作失誤。另一方面，高校要不斷推動人事檔案管理人員朝著檔案管理專業技能強、知識儲備足的方向發展。首先，針對已經在職的檔案管理人員專業技能差、知識儲備不足的現狀，高校可以通過講座等形式不斷加大對其培訓力度，使他們盡快成為檔案管理技能強、專業知識豐富的人才。其次，高校在招聘檔案管理工作人員時，一定要加大對前來應聘人員的考察力度，盡量錄取那些學檔案學出身的人員，錄取那些檔案管理技能強、檔案管理知識豐富的人員。這可以使高校人事檔案管理的人力配置從源頭上得以合理化。最后，高校還要不定期考核檔案管理人員的技能和知識，使他們在考核的壓力下始終不忘學習。總之，高校能夠通過多樣化的措施來打造一支強有力的人事檔案管理隊伍。

2.4 高校要不斷提升人事檔案管理方式的先進性

先進的管理方式是做好管理工作的重要條件。高校要解決好人事檔案管理在當下面臨的各種問題以及不斷提高人事檔案管理工作的成效，就需要不斷提升人事檔案管理的方式向著盡可可能先進的方向發展。一方面，高校要加大對人事檔案管理工作的資金支持力度，為檔案管理購買先進的信息化設備，改變部分高校目前還采用的比較原始的管理方式，改變那種靠手工進行操作的狀態，使高校管理人員對人事檔案的審核工作、收集工作、分類工作、歸檔工作、書寫工作、整理工作都納入到信息化軌道。先進設備的采購和應用，有助于提高人事檔案管理人員的工作效率，能夠較大程度緩解檔案管理人員所面臨的工作高壓狀態，從而減少高校檔案管里工作的失誤。另一方面，針對部分高校人事檔案管理人員所面臨的信息技術缺乏的現象，高校要通過多種途徑加大對他們的培訓力度。例如，高校可以利用已有的信息技術設備對那些缺乏電腦操作知識的檔案管理人員進行免費培訓。除此之外，高校還可以對那些缺乏電腦操作知識的人員實施講座培訓，即定期邀請一些精通電腦操作技術的專家來學校為他們現場講解。檔案管理人員只有掌握好信息技術，才能運用好信息設備來開展檔案管理工作、開展好檔案管理工作。有了信息技術設備，又有了能夠使用信息技術設備的人，高校才真正將不斷提升人事檔案管理方式的先進性工作落到實處。

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作者簡介

馮惠玉（1971-），福建寧德人，寧德市蕉城區老年大學辦公室負責人，主要研究方向：高校人事檔案管理。