新時期檔案信息化建設探析

摘 要：伴隨著信息時代的到來，檔案信息化已經成為必然。本文從檔案信息化建設的重要意義、面臨的問題、工作重點和主要方法，對如何加強檔案信息化建設進行了分析探討。

關鍵詞：檔案信息化；問題；工作重點；方法

順應經濟的不斷發展、社會的不斷進步、科技的不斷創新，傳統的實體檔案管理模式必須進行變革，需要與時俱進地轉變為以信息化為核心、數字化為手段、網絡化為支撐的新型檔案管理模式，即信息化電子檔案管理模式。目前，開展信息化電子檔案管理工作，加強檔案信息化建設已經成為推進檔案事業發展的必然選擇。

1 進行檔案信息化建設的重大意義

習近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案，在全面建設小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要。”黨的十八大報告提出，要堅持走中國特色新型信息化道路，加強信息化建設。檔案信息化是國家信息化戰略的重要組成部分，是推動檔案事業快速發展的有效途徑，抓住檔案信息化就是抓住了加快檔案事業發展的戰略機遇。

2 檔案信息化建設面臨的問題

當前，檔案部門進行檔案信息化建設，普遍存在著以下問題：

1.因循守舊。許多檔案部門還沿襲著傳統的檔案管理理念、方式和做法，墨守成規，安于現狀，致使檔案管理效率和檔案服務水平低下，與經濟社會的飛速發展不相適應，已經不能滿足廣大人民群眾查詢和利用檔案的需求。

2.不夠重視。許多檔案部門沒有把檔案信息化建設當作重要工作進行規劃設計、安排部署，對檔案信息化工作組織領導不力，投入不夠，存在著“小、散、亂”和“等、靠、要”等不良現象。

3.基礎薄弱。一些檔案部門檔案信息化建設制度不健全，責任不落實，零敲碎打，“三天打魚、兩天曬網”，忽冷忽熱；檔案信息化建設的高層次專業人才匱乏，軟硬件落后，技術水平低下，沒有形成方便快捷的檔案信息化網絡平臺，檔案信息化建設標準不高。

以上問題已經嚴重制約了檔案事業的發展，需要采取有力措施加以解決。

3 加強檔案信息化建設的工作重點

檔案信息化具有檔案數字化、網絡化、規范化等特點，涉及檔案管理、電子信息、網絡技術等多個領域，需要抓住關鍵、突出重點、針對性地做好有關工作。

1.要注重制定檔案信息化發展規劃。要及時制定適應檔案信息化發展的近期、中期、長期規劃，逐步建立健全檔案信息化發展的機制制度，推進檔案管理工作信息化、規范化、制度化、常態化，形成按照規劃建章立制、依據制度推動檔案信息化建設的良性工作機制。檔案信息化是政府信息化系統和政務系統的重要組成部分，要積極爭取將檔案信息化建設納入政府的統一規劃予以支持，確保檔案信息化建設工作能夠得到強力推進。

2.要加強軟硬件建設。要將傳統檔案管理模式與大數據、云計算等現代科技有機結合，按照檔案管理軟件統一、掃描儀規格型號統一、檔案掃描采集軟件統一、掃描技術規范標準統一、電子檔案異質光盤刻錄存儲材料統一的要求，建設信息化數字檔案館（室），建立檔案信息化數字管理中心，通過購置、引進、自主研發、租賃等方式建立檔案信息化數字管理系統和適應檔案信息化管理工作的應用軟件，建立健全電子檔案數據庫，搭建檔案信息化網絡平臺，大力推進檔案存儲、利用數字化和網絡化，為群眾提供方便快捷有效的電子檔案服務。

3.要切實管理好電子檔案。電子檔案具有易發生改變和丟失的特性，必須切實加強對電子檔案的管理和維護，建立標準，采取措施，確保電子檔案的真實性、信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性；對涉密檔案、重要檔案的存儲介質要進行檢驗和認證，確保電子檔案能夠長期保存與利用。

4.要實現檔案資源共享。要充分利用已經建成的檔案信息網絡傳輸平臺，努力探索檔案信息為民服務的新途徑和新方法，積極推進檔案信息資源共享。要把檔案館（室）可公開的各類電子檔案及時上傳至網絡，大力推進網上虛擬檔案館、虛擬檔案陳列（展覽館）、數字檔案閱覽室建設，廣泛利用和開發各種平臺中的檔案信息服務功能，努力使“檔案信息通達四方，人民群眾就近利用”；同時，要建立起高效的檔案利用體系，使公眾查詢檔案信息方便快捷，讓檔案服務惠及廣大有需要的群眾，切實實現檔案信息資源共享。

5.要建立檔案信息化安全應急處置協調機制和管理制度。要未雨綢繆，防患于未然，全面建立檔案信息化安全應急處置協調機制和檔案信息化安全應急管理制度，制定切實可行的檔案信息化安全應急預案，確保檔案安全受到危害時能夠按照應急預案正確開展工作，讓檔案得到及時搶救和妥善處置，最大限度降低損失。

4 推進檔案信息化建設的主要方法

1.加強組織領導。各級、各部門和各單位要高度重視檔案信息化建設工作， 要建立和完善與檔案信息化建設相應的組織領導體制及工作機制，將檔案信息化建設擺在突出位置，列入重要議事日程，明確責任，細化目標，經常研究，加強部署，合理安排，扎實推進。主要負責人要切實履行檔案信息化建設第一責任人的職責，親自抓、具體抓、緊緊抓、長期抓，及時了解、準確掌握檔案信息化工作進展，統籌協調、認真研究解決工作中出現的問題。

2.合力推進。檔案信息化建設涉及各個單位和多個部門、多個領域，技術含量高、建設要求高，各個單位和各有關部門要各司其職，各負其責，充分發揮各自的優勢，凝心聚力，共同推進檔案信息化建設。要從人力、財力、物力及項目建設上加大對檔案信息化建設的支持力度：配齊配強專業化檔案管理工作人員，定期不定期舉辦檔案信息化建設業務培訓，不斷提高檔案管理人員業務素質、能力和水平；將檔案信息化建設所需資金納入本級財政經費預算，提供必要的資金保障；配備齊全并不斷優化信息化建設所需的設備物品，不斷提高檔案信息化硬件建設水平；積極參加檔案信息化項目研究，及時組織開展檔案信息化項目的申報和檔案信息化項目立項工作，制訂和印發檔案信息化項目立項指南，對已立項的檔案信息化項目進行督促、檢查和指導，規范管理相關檔案信息化項目的結題、評審和鑒定等工作，確保檔案信息化項目立項準確、保障有力、推動有效。

3.增強隊伍素質。要加強檔案信息化管理隊伍建設，不斷增強檔案信息化管理人員綜合素質。一要建設好領導班子。以班子帶隊伍，以隊伍促發展。二要加強檔案信息化管理人才的教育培養。人才是事業發展的關鍵因素，要抓住人才這個關鍵，采取多種形式和途徑培養造就人才，特別要大力加強檔案電子信息資源管理和檔案信息化建設管理的復合型人才培養，建設高素質的檔案信息化人才管理隊伍。三要注重高、精、尖人才的培養、引進和使用工作，千方百計地改善和提高檔案信息化管理隊伍的整體素質、能力和水平，使之在檔案信息化建設中充分發揮作用，從而推動檔案信息化建設，促進檔案事業快速健康發展。

參考文獻

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作者簡介

化偉（1965-），女，漢族，河南省淮陽縣人，現在在特種作戰學院工作，現為特種作戰學院圖書館館員，研究方向是檔案管理。