新時期基層檢察院辦公室檔案工作面臨的困境及對策分析

賈海娜

摘 要：檢察機關的檔案作為一項重要的信息資源，在檢察工作中起著不可或缺的作用。加強對其開發和利用是新時期檢察機關檔案管理工作的一項重要任務，也是檢察事業發展的需要。司法改革新形勢對檢察機關辦公室工作提出了新的更高的要求，檔案工作作為辦公室工作的一個重要組成部分，適應信息化發展趨勢，緊緊圍繞服務檢察工作大局，積極開發和利用檔案資源，充分發揮為領導決策、執法辦案以及其他檢察工作的服務作用顯得尤為重要。結合我院檔案工作現狀，對基層檢察院檔案工作存在的問題、面臨的機遇與挑戰進行分析，并提出意見建議，希望對加強和改進基層檢察院檔案工作有所幫助。

關鍵詞：檔案管理；發展趨勢

1 基層檢察檔案管理工作的特點

1、檢察檔案管理工作是一項保存檢察訴訟活動記錄的重要工作。紙質檔案在征集、保存和利用的過程中，由于內因和外因綜合作用的影響，都會造成紙質檔案不同程度的病害問題。且這些檔案材料大多數是孤本，一旦丟失或損毀，將造成無法補救的損失。

2、檢察機關保管的訴訟檔案專業性強，使用頻繁。檢察機關內部為了評查案件和上級抽查等原因需要經常借閱有關訴訟檔案，公安、法院在打擊犯罪、維護社會治安和國家安全工作中，也需要經常查閱有關的刑事訴訟檔案，以尋找破案的線索和證據材料及相關的法律依據。

3、保管期限長、數量多。隨著法制建設的不斷推進，檢察機關檔案數量不斷增多，并且根據《高檢院檔案管理辦法》的規定，訴訟卷宗大多保存期限為長期或永久。

4、紙質檔案與電子檔案并存。隨著全國檢察機關統一業務應用系統的啟用，各地基層院不同程度地將案件信息錄入電腦，逐步形成了電子檔案與紙質檔案并存的局面。

2 工作中存在的問題及困境

（一）人員較少、兼職現象嚴重。辦公室擔負著多項職能，但人員相對較少，我院辦公室現有在編人員5人（其中3人為政法編制，2人為事業編制），除2名機要保密人員外，其他人往往身兼多職。按有關規定，應當配備1名專職檔案管理人員，由于一些原因，檔案管理人員長期由1人兼職擔任，精力和時間都無法得到保證，給檔案管理工作帶來不小的影響。除訴訟檔案外，文書檔案多數不能做到及時清理歸檔，且由于專業的局限性，往往出現檔案歸檔整理不夠規范，檔案管理的保密性和真實性缺失的現象。

（二）變動頻繁、檔案管理人員業務素質不高。檢察訴訟檔案是一種專業性十分強的檔案，由于檔案專業畢業的人員很少，專業技術人員比例不高，整體素質低，很難適應檔案管理的網絡技術、信息化管理手段和方法的應用。且在職的兼職檔案管理人員大多工作繁忙，無法投入更多精力在檔案上，從而造成檔案工作效率低下。在信息化迅速發展和加強檔案數字化工作的大背景下，缺少專職檔案員和檔案員流動頻繁的現象，往往造成檔案員剛剛進入狀態又換新人的局面，致使檔案員整體素質提升緩慢，阻礙了檔案工作的穩步推進和深度應用，大大削弱了檔案資源的開發利用，直接給檔案管理工作帶來不小的影響。

（三）檔案收集、歸檔不及時、材料不全。在檢察檔案工作中，為了保持文件之間的歷史聯系，保證文件的完整與安全，案件承辦科室應于次年6月份對上年度已辦結案件的文件材料及時加以整理并移交檔案室。然而在實際工作中，各科室難以按時整理、移交檔案，全靠檔案員到各科室督促移交，且有些科室在每年移交的訴訟檔案中，不僅會有上一年度的卷宗，有時還會夾雜前兩年的卷宗，嚴重影響了檔案工作進度。材料齊全是保證案卷質量和為以后更好利用的關鍵，但實際中案卷不按要求整理、材料不齊全、檔案移交手續不規范的現象普遍存在，甚至有些承辦人將不該歸檔的材料也歸入卷宗。這不僅不能提高檔案的利用效率，反而會增加庫藏負擔，嚴重制約著檢察檔案發揮實際效用，使其利用的便捷性和可操作性大大降低。

（四）檔案資源在檢察工作中的宣傳利用力度有待加強。開發利用檔案資源，服務辦案、服務領導決策、服務社會，是檔案工作的宗旨。基層檢察機關每年都有大量的批捕、起訴案件，通過對這些案卷材料進行整體分析研究，可以清晰地發現各種犯罪形成的原因以及犯罪的規律特點，利用檢察檔案資料來編寫案例，可為立法提供實踐依據、為普法教育提供素材。但是，一直以來，檢察機關檔案管理的重點都放在對檢察檔案的收集和整理上，而缺乏對檢察檔案信息資源的開發與利用。加之基層檢察院由于條件的限制，很多先進的技術都沒有被普遍采用，數字化和信息化程度不高，造成檔案信息不能得到最大化的開發和利用，浪費了很多檢察信息資源。因此，如何創新服務方式，豐富服務內容，進一步發揮檔案工作的重要指導和參考作用，推進檢察工作健康良性發展就成為了一個必須面對和解決的問題。

3 加強和改進的意見建議

隨著檢察機關統一業務應用系統、信息化建設和改革任務不斷深入推進，辦公室工作也逐漸從傳統單一的模式向多元化、信息化、現代化模式轉變，所擔負的職責更多、任務更新、要求更高。檔案工作作為辦公室工作的重要組成部分，具有涉密性、服務性，對辦好案件意義重大，是全院檢察工作不可或缺的一環。檢察機關要根據“統籌規劃、循序漸進、確保安全、合理適用、穩步實施”的原則，積極推進檔案數字化、信息化工作。

1.要繼續加大對檔案工作的支持保障力度。檢察機關要堅持依法治檔，切實加強對檔案工作領導，及時解決檔案工作實踐中的具體困難和問題，為檔案工作提供有力的保障。完善檔案基礎設施，加大硬件建設，按照“四分開”要求，加大檔案資金投資力度，合理規劃，科學配置，努力創造條件，打造庫房面積達標、設施完善、功能齊全、安全保密、服務便捷的管理環境。

2.要繼續加強檔案隊伍建設的力度。要充分認識新形勢下檔案工作的重要作用，從政治上、工作上、生活上關心辦公室檔案人員。要及時配齊配強檔案人員，使用在編人員從事檔案管理工作，并不斷提高專職人員配備率，盡量配備檔案專業畢業生。檔案員交替要做好交接工作，變動要有一個傳、幫、帶的過程，不能簡單的履行一個交接手續完事。新任檔案員必須參加地方檔案局的崗前培訓，逐步加強檔案隊伍專業化、職業化管理，努力創造事業留人的良好工作環境。

3.要繼續加大檔案規范化建設力度。牢固樹立檔案安全無小事意識，安全管理措施要覆蓋檔案工作全過程。不斷加強室藏檔案資源體系建設，認真落實歸檔制度，確保各類型各種載體檔案完整、齊全、及時歸檔。認真貫徹落實高檢院制定的《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》及相關文件，進一步完善本單位檔案管理制度，利用制度規范管理好檔案。加強服務能力建設，把檔案潛在價值轉變為現實有用的價值，成為領導決策和工作查考的重要手段。要把檔案打造成宣傳檢察工作的窗口，研究檢察工作的智庫。堅持做好檔案編研工作，做好日常借閱利用，充分應用信息化手段，提升檔案服務水平，推進利用服務上新臺階。

4.要明確責任，狠抓立卷歸檔工作，確保立卷歸檔質量。

對訴訟案卷歸檔和管理工作實行嚴格的責任制，以督促科室干警做好歸檔工作，確保歸檔檔案文件質量。訴訟檔案材料的收集及整理、組卷要嚴格按照《人民檢察院訴訟文書立卷歸檔辦法》執行，填寫卷內目錄時，除卷內目錄所列項目應逐一填寫外，案卷內的法律文書、相關證據材料均應逐一填寫清楚。訴訟案卷歸檔時，各科室內勤對案卷材料應逐一檢查，不符合質量要求的應重新整理，發現遺漏及時補齊，并與收案登記對照，檢查是否收齊，最后統一保管，每年及時向檔案室移交檔案和清冊，以保證檔案室收集的各類檔案準確、有序、按時完成錄入、入庫等工作；檔案員要對各科室移交歸檔的各類檔案進行集中、統一編制目錄，上架排序并及時完成統計上報。

5.要繼續加大檔案信息化建設力度。檔案信息化是更好地加強管理，提高檔案服務水平的手段，是檔案工作今后發展的重點之一。要積極推進數字檔案室建設，按照《數字檔案室建設指南》的要求，積極穩妥推進，盡快實現“存量數字化、增量電子化、利用網絡化”。要嚴格按照國家檔案局《數字檔案室建設指南》《檔案數字化外包安全管理規范》等檔案數字化工作的相關規定，做好數字化工作方案，確保數字化工作中保密措施到位，爭取在較短時間內完成室藏檔案數字化工作，逐步實現電子文件在線和紙質“雙套制”歸檔。