基于信息化背景的圖書資料管理方法與措施

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，海量的數(shù)據(jù)信息涌入人們的日常生活，傳統(tǒng)圖書資料管理模式已無法適應快節(jié)奏的社會需求，信息技術的發(fā)展為提高圖書資料管理效率、擴大館藏容量提供了新途徑。本文通過簡述信息技術對圖書資料管理帶來的有利影響，分析當前國內(nèi)圖書資料管理的現(xiàn)狀，為信息化大背景下圖書資料管理工作提出具體的方法與措施。

關鍵詞：信息化；圖書資料管理；措施

圖書資料是社會發(fā)展中必不可少的知識信息來源，隨著信息技術的飛速發(fā)展，圖書資料逐步趨于電子化、虛擬化，其管理方式也隨之發(fā)生改變，加強圖書資料信息化管理，提高圖書資料的管理效率和使用的便捷性，對經(jīng)濟社會發(fā)展有極大的促進作用。

1 信息技術對圖書資料管理的影響

1.促進資源共享

在過去，圖書資料多以紙張為載體，受載體限制，圖書資料很難在大范圍內(nèi)實現(xiàn)共享，在使用時也具有排他性，必須等先使用者使用完畢后才能被后一個人使用，極大的制約了信息資源的共享。隨著信息技術與圖書資料管理的深度融合，圖書資料的數(shù)字化讓信息共享不再受到載體的限制，同一份資料可以被多人同時使用，網(wǎng)絡技術也讓圖書資料的共享范圍得到進一步的擴大，借助互聯(lián)網(wǎng)人們可以足不出戶就能獲取自己想要的圖書資料。

2.擴充館藏容量

傳統(tǒng)紙質(zhì)圖書資料對存儲空間有一定的要求，隨著圖書資料的不斷積累，受存儲空間限制，將無法滿足對所有圖書資料的存儲需求，給館藏容量帶來巨大壓力。圖書資料的電子化有效解決了這一問題，一個大容量的電子存儲設備即可代替整個圖書資料存放室，不僅是存放圖書資料，視頻、音頻文件也可以被有效的存儲，豐富了館藏資源。傳統(tǒng)紙質(zhì)圖書資料極易被損壞，對存放地溫濕度要求較高，但電子化圖書資料的保管上卻不存在這些問題，只要設備完好則可以實現(xiàn)資料的永久保存，極大的提高了圖書資料的保存壽命。

3.優(yōu)化檢索服務

面對堆積如山的紙質(zhì)圖書資料，要想找出自己需要的文件，靠手工翻閱便如同大海撈針，通常情況下會因為翻閱過程中不夠仔細而遺漏目標文件。圖書資料的信息化管理讓檢索服務變得便捷，使用者可以通過關鍵字快速的從數(shù)據(jù)庫中找到需要的文件材料，無需手動翻閱，只需通過電腦鼠標的簡單操作便可快速準確的找到目標文件，文件的檢索時間極大的縮減，提高了工作效率。

2 當前我國圖書資料管理存在的問題

1.信息化管理理念不足

當前，我國的大部分圖書館在圖書資料管理方面基本實現(xiàn)了信息化管理，但對圖書資料的管理不僅存在于圖書館，各行各業(yè)企事業(yè)單位中都會涉及到對圖書資料的管理工作，但這些單位對圖書資料管理的要求往往是由領導來決策和指導的，領導對圖書資料信息化管理必要性認識的不足，缺乏對圖書資料信息化管理方面的投入，極大的阻礙了圖書資料信息化管理的步伐。有的單位雖然已經(jīng)開始使用信息化管理手段開展圖書資料管理工作，但在實際操作過程中依然依賴傳統(tǒng)管理方法，未能真正利用好信息化管理工具，造成這些信息化設備、軟件形同虛設。

2.數(shù)據(jù)庫建立不完善

當前我國對圖書資料進行信息化管理還處在初級階段，許多圖書館、企事業(yè)單位的圖書資料信息化管理工作才剛剛起步，在數(shù)據(jù)庫的建立上還不夠完善，文件分類管理上存在較為混亂的情況，圖書資料信息化管理軟件的應用造成歷史資料與新產(chǎn)生資料的分割管理，歷史資料數(shù)據(jù)量龐大要想實現(xiàn)信息化管理必須投入大量的人力物力進行電子化錄入，這使得大多數(shù)單位選擇放棄對歷史資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化而采用歷史資料沿用傳統(tǒng)管理方法，新產(chǎn)生的資料用信息化管理方法的雙重管理辦法，造成管理上的混亂和使用中的不便。

3.資源共享程度低

圖書資料的信息化管理給圖書資料的存儲保管工作帶來了極大的便利，但在圖書資料的開放共享方面依然做的不夠，有的單位雖然實現(xiàn)了館藏圖書資料的電子化管理，但在使用時要求必須到特定的場館進行登記借閱，這樣的應用方式只是將傳統(tǒng)的圖書資料借閱由紙質(zhì)資料借閱轉(zhuǎn)變成電子資料借閱，沒能利用好網(wǎng)絡技術真正實現(xiàn)信息資源的開放共享。此外，在圖書資料信息化管理的前期建設方面缺乏權威統(tǒng)一的建設標準，每個單位都有自己的一套信息化管理系統(tǒng)，各個系統(tǒng)之間無法實現(xiàn)互聯(lián)互通，這使得圖書資料在跨區(qū)域共享方面遇到了阻礙，極大的限制了信息共享的范圍。

3 圖書資料信息化管理方法與措施

1.提升圖書資料管理人員信息化管理意識

許多單位任然延用傳統(tǒng)圖書資料管理辦法是因為這部分管理者沒能意識到圖書資料對單位未來發(fā)展的重要性，對圖書資料進行信息化管理的意識還不夠強。圖書資料的管理是一個日積月累的過程，每個單位工作人員是在不斷更替中的，但許多工作在相當長的時間里是連續(xù)的，要實現(xiàn)工作的銜接就必須依靠歷史圖書資料的支持，因此加強圖書資料的管理，借助信息化手段實現(xiàn)圖書資料的長久有序管理十分必要。各單位應當定期開展圖書資料信息化管理方面的培訓，讓單位各級管理人員意識到做好圖書資料管理工作的重要性，感受到信息化管理方法對圖書資料管理和使用帶來的便捷性，從而提升圖書資料管理人員信息化管理的意識。通過開展技術培訓或者引進信息化管理人才來提升單位圖書資料管理的水平，為單位科學有效管理圖書資料、實現(xiàn)資源的高效共享提供必要的支持。

2.建立圖書資料信息化管理體系

要實現(xiàn)有效的圖書資料信息化管理，應當建立一套自上而下的完備的圖書資料信息化管理體系，在管理制度方面應當建立全單位范圍內(nèi)統(tǒng)一的管理工作制度，對圖書資料的收集、管理、使用作出規(guī)定；在軟硬件方面應當建立一套功能完備的圖書資料管理軟件，各部門工作產(chǎn)生的圖書資料都應當被納入該軟件的管理，同時給各部門配置查詢權限方便各部門對信息資源的使用，數(shù)據(jù)庫的建立上應當根據(jù)單位日常工作需要進行設計，有計劃的開展歷史資料的信息化轉(zhuǎn)化，最終實現(xiàn)歷史資料、新生資料的統(tǒng)一管理；在管理人員方面，應當選擇一些信息技術操作能力較強或者是圖書資料信息化管理相關專業(yè)的技術人才對圖書資料進行管理，方便開展圖書資料的日常使用和維護。

3.實現(xiàn)圖書資料多層次的開放共享

對圖書資料開展信息化管理其最終目的是要實現(xiàn)信息資源的開放共享，讓圖書資料更好的服務于我們的日常工作生活。圖書資料的開放共享可分成兩個層面，第一個層面是實現(xiàn)單位內(nèi)部的共享，在單位內(nèi)部使用統(tǒng)一的圖書資料管理軟件可以實現(xiàn)單位內(nèi)部各部門之間的信息共享，各部門可以利用軟件的查詢檢索功能快速的從數(shù)據(jù)庫中找到目標文件；另一個層面是實現(xiàn)外部的信息共享，利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)單位外部人員對單位圖書資料數(shù)據(jù)庫的訪問，這是更廣范圍的信息共享，有利于提高社會信息資源的利用率，要實現(xiàn)這一層面的信息共享則必須有統(tǒng)一的信息化建設標準和信息安全手段作為必要的保障。

參考文獻

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作者簡介

李岱，女，福建莆田，漢，大學本科學士學位，福建省莆田市圖書館。