一卡在手不僅是簡單方便

□ 文/蔡東升

一卡在手不僅是簡單方便

□ 文/蔡東升

大慶油田儲運銷售分公司成品油供銷總站負責油田的汽、柴油供應業務。由于機構改革，成品油供銷總站扁平化后，人員分流到下面5個中心站，原有的成品油庫劃歸大慶煉化公司管理，原有的自提油系統不能再使用，改為開手工單據方式付油，業務人員工作量因此大增。并且，由于用戶每天都需要來辦理自提油業務，此種方式也給用戶增加了不必要的工作量，同時手工單據增加了造假風險。

目前自提油調撥單據是一式三份，第一張為業務聯，第二張為用戶提油聯，第三張為用戶留存聯，套印方式，無防偽，由業務人員手寫方式開具，因而存在下列風險：一是如果讓不法分子了解清楚內部業務情況，極有可能發生利用假單據冒充拉運汽、柴油事件。如果利用假單據拉走一車油品，按20噸計算，那么就會造成10多萬元的損失。同時也會給單位造成極壞影響。二是遇到業務人員忙不過來時，也會發生調撥員讓用戶自己填寫自提油調撥單的情況，如果是守信用的用戶可能會如實填寫拉運數量，但如果遇見不負責任的用戶錯填數量，或者是不守信用的用戶多寫了提油數量，結果就是月末對不上賬，需要業務人員一筆一筆核對單據。這既增加月末結賬工作量，耽誤了月末結賬時間，也證明管理漏洞存在。

成品油庫裝油流程是用戶持調撥員開具的手工調撥單，去油庫辦理提油手續，裝完油后再回到油庫開具實際裝油出庫單，罐車安檢出庫，完成一次拉運過程。儲運銷售分公司各中心站的調撥員，每天要去煉化公司油庫取回用戶拉運油品出庫單，回來登記入賬。有時候因拉運出庫單取回的不及時，導致積累了幾天后，再錄入結賬系統。如果遇上調價因素，就會造成單據錄入時間錯誤，從而導致結算時價格發生錯誤。例如，成品油關區中心站在1月份曾發生出庫單前后時間錄入錯誤情況，當時把-35號柴油24.999噸（單價5963元/噸），錄入到單價5808元/噸數據中，結果導致月末結賬時，少付給黑龍江大慶銷售分公司成品油款3874.85元。成品油中區中心站也曾把-35號柴油1237.325噸（單價4821.19元/噸），錄入到單價5229.19元/噸數據中，導致月末結賬時，多付給黑龍江大慶銷售分公司成品油款504832.89元。這些錯誤是在月末結賬后，黑龍江大慶銷售分公司發現并告知儲運銷售分公司的，因己經結完賬，只能在下個月結賬時充回。好在對方也是中國石油企業，但如果是私營企業，恐怕這筆錯誤資金很難被發現，要回難度也很大。

自提油手工調撥單據存在安全風險還表現在無法及時掌握用戶自提油拉運情況上。目前油田自提油拉運方法是油田各二級單位先將油料款存入儲運銷售分公司賬戶中，調撥員根據用戶存款金額，每天給用戶開具自提油調撥單，同時核減用戶賬戶中的資金。因手工調撥單不等于實際拉運數量，且用戶也有開完手工調撥單后，因生產發生變化，又沒去拉油情況。這種情況用戶也不通知調撥員，造成拉運數量和開具調撥單據的數量不一致，再加上去煉化公司油庫取出庫單不及時，調撥員就不能及時準確地掌握用戶自提油數量，也無法準確核減用戶賬戶資金數，造成賬實不符，拉多時候會造成賒銷問題。

與此同時，因為沒有一個很完善的自提油管理系統，月末結賬只有依靠人工統計完成。油田每天都要拉運生產用油，單據數據量非常大，為保證數據準確，出庫單的數量都需要人工一張張核對，工作量非常大，且人工核對，也極容易發生統計錯誤。為保證數據準確，結賬時都要核對3遍以上，業務量大的中心站，還設置2名業務調撥人員，以方便工作和統計數據準確。為保證5個中心站總合計拉運數量準確，要有專人來額外承擔起5個中心站的自提油數量核對工作，將5個區的合計數，與煉化公司、黑龍江大慶銷售分公司核對，無差錯后，才能同意5個中心站去黑龍江大慶銷售分公司結算開發票。

針對手工單據風險、業務人員勞動強度、月末結算及用戶工作量增加等諸多問題，儲運銷售分公司提出上一套IC卡自提油管理系統，并最終確定海門黑大信息工程技術有限公司為該管理系統項目建設服務方。

成品油自提油IC卡管理系統設計建成后，將極大地方便油田自提油管理工作，規避假單據和用戶自己填寫單據風險，油田自提油用戶也不需要每天來開調撥單，自提油款在月初開油時，將一次性輸入到用戶自提油卡中，用戶只需持卡每天到油庫拉油就可以了。該系統的建立，不僅能規避風險，還能減輕調撥人員勞動強度，節約崗位設置。調撥員也可隨時查詢用戶提油情況，月末結賬時，可直接打印結算單據，方便結賬，整個過程無人工參與，完全可以保證數據準確性。

作者單位： 大慶油田儲運銷售分公司

責任編輯：李月清