高校資助檔案建立和有效利用的探索

【摘 要】分析高校資助工作中建立資助檔案的重要性，提出有效利用家庭經濟困難學生各類資助檔案以配合做好高校學生管理工作的措施。

【關鍵詞】高職院校 資助檔案 建立 利用 學生管理

【中圖分類號】G 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2016）09C-0167-03

一、國家助學政策概況介紹

目前，國家資助政策惠及全國各個階段的學生，資助對象從幼兒園到研究生。“政府主導、高校為主、社會參與”的全社會助學格局已經形成，高職院校已建立起以“獎、貸、助、補、減”為主要內容的資助政策體系。

廣西高校資助體系包括：（1）新生“綠色通道”。家庭經濟困難的新生可以通過“綠色通道”順利辦理入學手續，入學后，學校資助管理中心對其家庭經濟情況進行核實，再分別采取不同形式的資助，確保“絕不能讓一個學生因家庭困難而失學”。（2）國家獎、助學金。幫助家庭經濟困難學生在校期間安心生活，順利完成學業，國家獎學金每生8000元/年，國家勵志獎學金每生5000元/年，國家一等助學金每生3500元，二等助學金2800元/年。（3）自治區人民政府獎學金，每生5000元/年。（4）從2014年起廣西新增中職畢業生升入高職院校就讀家庭經濟困難學生學費補助，每生2000元/年。（5）國家助學貸款，包括生源地國家信用助學貸款和校園地國家助學貸款，可申請在校期間每年不超過8000元的無息貸款，在校期間由政府全額貼息。（6）校內設置勤工助學崗位，提供給家庭經濟困難學生開展助學活動，學生每月獲取約300元的生活補貼。（7）學校獎、助、補及學費減免項目：“要求公辦普通高校要按10%的比例，民辦普通本科高校、高等職業學校和中等職業學校要按5%的比例，從全日制學生實際繳納學費總額中提取資助經費，專項用于學費減免、國家助學貸款風險補償、勤工助學、校內無息借款、校內獎助學金和特殊困難補助等”。（8）高校學生入伍服義務兵役學生補償助學貸款代償。（9）廣西高等學校畢業生畢業后自愿到廣西基層單位就業學費補償助學貸款代償。

二、高校資助工作中建立貧困生資助檔案的重要性

（一）國家資金投入力度大，覆蓋的學生數量和涉及龐大的款項金額直接形成大量具有保存價值的材料。具體如下：

1.廣西資助情況。2014年，廣西76所高校共有全日制本專科學生約62萬人，其中8.6萬名學生通過“綠色通道”順利入學，確保沒有一個學生因家庭經濟困難而失學。2014年，為806名本專科生發放國家獎學金645萬元；為1.96萬名學生發放國家勵志獎學金9842萬元；發放高校學生服義務兵役學生國家資助資金1675.46萬元，惠及入伍學生1262人；發放75名普通高等學校退役士兵學費資助42.05萬元；發放到艱苦邊遠地區代償學生資助資金2083.44萬元，惠及入伍學生1291人。各高校積極籌措資金從事業收入中提取29027.76萬元，其中用于校內獎助學金共計8535.19萬元，享受校內獎助學金學生總數為17.68萬人；用于資助特殊困難學生資金總額1288.3萬元，享受特殊困難資助學生總數為4.26萬人；用于勤工助學崗位資金總額6496.16萬元，勤工助學學生崗位為15.02萬人。全區高校本專科階段學生資助金額達4.33億元。

2.筆者所在高校發放資助情況。2014年推薦評審并發放各類國家獎助學金共計912.25萬元，其中一等國家助學金733名，共發放256.55萬元；二等國家助學金1750名，共發放490萬元；9名學生獲國家獎學金，共發放7.2萬元；266名學生獲勵志獎學金，共發放133萬元；自治區人民政府獎學金51名，共發放25.5萬元；推薦并發放入伍服兵役及邊遠地區就業學費補償助學貸款代償28人共計30.04萬元；3名畢業生獲得邊遠學費補償代償資金1.8萬元；使用年度獎補資金42萬元以及提取年度學費收入5%資助專項經費用于學院各項家庭經濟困難學生資助工作的開展。

從上述各類資助資金發放的金額可以看出，國家對高校經濟困難學生的資助范圍和資金投入力度十分巨大，因而在日常開展各項資助工作中，資助覆蓋的學生數量和涉及龐大的款項金額直接形成了大量具有保存價值的材料，學校必須重視建立資助檔案并對其進行科學地管理。

（二）資助工作政策性強，各層次部門監管力度大，資助檔案是落實各項資助工作重要依據。2013年起，國家助學金作為自治區人民政府為民辦實事教育惠民工程學生資助項目，其落實情況接受教育廳會同相關審計部門的審查，內容為通過聽取學校匯報、查看檔案、訪談學生、對比系統數據等方式檢查高校國家獎學金、國家勵志獎學金、國家助學金、自治區人民政府獎學金評審及資金發放情況，細到檢查學生每一份申請材料是否規范填寫，每一筆資助金額的發放和管理是否到位，要求十分細致、嚴格。確保學生資助政策不折不扣落到實處。因此，規范建立受助學生資助檔案，保證歸檔材料的完整性和法律憑據價值是做好資助工作的要點，同時也是作為資助一線工作人員規范開展資助資金發放工作時對自身保護的重點要求。

（三）資助檔案中的學生申請提供的基礎信息材料及開展家庭經濟困難學生貧困認定工作過程中產生的材料是做好日常各項“獎、貸、助、補、減”資助工作的主要依據。這些材料為落實勤工助學、生活補助、學費減免、特殊困難補助等資助工作提供了基礎數據支持。

三、資助檔案的概念與內容

（一）資助檔案的概念。資助檔案是普通本科高校、高等職業學校和高等專科學校的全日制普通本專科（含高職、第二學士學位）和民辦高校（含獨立學院）對經濟困難學生開展的獎學金、學生貸款、勤工助學、特殊困難補助和學費減免為主體的多元化資助經濟困難學生的各項管理工作中直接形成具有保存價值的文字、圖表和聲像材料。

（二）資助檔案的內容。高校資助檔案是指在高校家庭經濟困難學生申請貧困認定和對其提供各類政策資助，以及在日常教育管理等工作中形成的檔案，一般包括以下幾個方面：

1.高校資助管理文件。包括高校對各項資助政策項目制定的學校（院）一級管理實施細則，規定申請條件等文件材料；體現是否按照管理實施細則組織評審，程序是否規范的各種工作材料。如《××××學校（學院）貧困生認定與管理實施辦法》《××××校（學院）國家獎學金管理辦法》《××××學校（學院）國家助學金評選管理辦法》《關于成立××××學校（學院）國家獎、助學金評選工作領導小組的通知（學校紅頭文件）》，等等。

2.家庭經濟困難學生貧困認定過程材料。包括家庭經濟困難學生的基本信息材料及開展家庭經濟困難學生認定工作過程的材料。（1）家庭經濟困難學生的基本信息材料包含學生本人的基本信息、家庭成員數及家庭人均月收入、生活經濟來源、入學前曾獲得的資助、家庭經濟困難情況說明、家庭所在地鄉鎮或父母工作單位開具的證明材料等，具體體現在《高等學校學生家庭經濟情況調查表》這一表格，該表是貧困生檔案最原始、最基本也是最重要的表格材料。證明材料需要加蓋鄉鎮一級以上民政部門或人民政府公章方為有效。此外，學生提交的證件如《扶貧手冊》《農村建檔立卡貧困戶證明》《低保證》《殘疾證》等也是貧困生認定工作中最基本和最重要的依據材料。（2）開展家庭經濟困難學生認定工作過程的材料包括：學生提交的《高等學校學生及家庭情況調查表》《高等學校家庭經濟困難學生認定申請表》，在資助網系統上申請填寫的《××××學校（學院）貧困學生申請表》，以及班級民主評議投票結果及公示、公示期間學生的反映材料、院系認定工作組及學生工作處學生資助管理中心的審核意見、全院貧困生名單公示等。

3.學生在校期間受資助（補償）的情況材料。指家庭經濟困難學生在校期間獲得和享受的國家、學校及社會等各方面資助及各類補償代償的申請及發放材料。如國家獎助學金申請及評審、發放材料，包括《國家獎學金申請審批表》《國家勵志獎學金申請表》《國家助學金申請表》《自治區人民政府獎學金申請審批表》等一系列表格及申請證明材料；入伍服義務兵役學生學費補償助學貸款代償申請及發放材料。此類材料歸檔的重點是受助學生的公示及公布名單，以及資助（補償）資金的發放記錄（包含銀行發放明細表、轉賬單等）。

4.貧困生在校期間學習、生活基本情況，心理、品行的材料。一般包括成績單、獲獎情況、受罰、生活情況、學生心理普查結果等。具體產生材料為《家庭經濟困難學生生活情況調查表》、“學生資助政策宣傳月”活動獲獎征文、獲獎演講稿及視頻、知識競賽結果等材料。

5.受助家庭經濟困難學生及國家助學貸款學生誠信檔案。包括開展對家庭經濟困難學生的相關誠信教育活動材料，如在開展資助政策宣傳活動中全體學生簽署的《國家資助政策知情承諾書》、受助家庭經濟困難學生提交的《誠信檔案》以及國家助學貸款（包括校園地國家助學貸款及生源地信用助學貸款）學生的《還款承諾書》等。

四、有效利用資助檔案，配合做好各項學生管理工作

第一，利用資助檔案中的學生個人基礎數據，如學生提交的《高等學校學生家庭經濟情況調查表》及相關證明材料，做好各項獎助資金的評審及發放工作。資助一線工作人員作為檔案材料的歸檔整理者，應盡可能完整地收集和整理學生申請資助的原始材料并進行歸檔，以便在認定和開展資助工作中及時查看、了解每個家庭經濟困難學生的具體信息，以此作為做好年度國家獎助學金評審等各項資助政策的基本依據材料進行評議、認定、評審和發放，對材料中有關的數據和信息做到盡可能地準確把握，確保國家資助政策落實到家庭經濟困難學生身上，有利于高校學生資助管理中心及時調整貧困生人選，做好資助資金合理分配工作。

第二，利用資助檔案中的家庭經濟困難學生的家庭經濟等相關信息，有針對性地開展校內勤工助學活動，根據學生具體情況引導和鼓勵學生有效進行勤工儉學，更合理地安排崗位，讓學生通過自己的勞動取得合法報酬，改善學習和生活條件的同時培養學生自立自強精神，增強學生社會實踐能力，幫助學生順利完成學業。

第三，利用家庭經濟困難學生資助檔案中的學生學習成績及綜合測評情況等信息，有計劃地實施從年度全日制學生實際繳納學費總額中提取的5%學生資助專項經費的使用，確保經費更有效地用于學習成績優秀及綜合素質全面發展的貧困生的獎學金評選及發放。同時，也為家庭突發困難學生及家庭經濟特別困難學生的學費減免工作提供評選條件參考。

第四，利用家庭經濟困難學生資助檔案做好學生的愛國教育、感恩誠信等思想教育工作。做好受資助學生的感恩與誠信教育工作，是高校德育工作中的一個重要環節。而建立資助檔案并加以有效利用，是做好學生德育工作的基礎和主要依據。應善于利用資助檔案中的各種感恩誠信教育典型，如在每年的“資助政策宣傳活動月”中開展的多種形式的資助政策宣傳及感恩教育活動中產生的優秀征文、優秀演講視頻、主題微電影等資源，或挖掘學生在資助申請的典型勵志個例，在落實資助的各項工作中進行主題或穿插性的宣傳和教育，點撥、喚起學生的愛國及感恩誠信之心。

第五，利用資助檔案配合做好學生心理健康教育工作。不少高校貧困生因為家庭經濟困難而感覺壓力大，面對周圍家境好的同學，或多或少存在自卑心理，由于家庭經濟困難導致的敏感多疑，出現不愛與人交往甚至自我封閉的現象。家庭經濟困難學生逐漸成為高校學生中最容易發生心理問題的群體之一。針對這部分學生，高校資助管理中心應積極配合學校心理老師做好學生心理健康教育工作，及時提供相關檔案信息及資料，通過查閱貧困生檔案較全面地了解學生的家庭情況及受助情況后，學校心理老師可掌握主動權，有針對性地與學生進行談心、開導，給予家庭經濟困難學生更多的鼓勵，幫他們樹立信心，以在學生出現問題的萌芽階段及時解決學生的心理問題。同時，學校心理咨詢中心需結合每年開展的心理普查活動得出的結論，積極配合資助管理中心完善學生資助檔案的內容，促進學校家庭經濟困難學生乃至全校學生的心理健康工作。

第六，利用資助檔案配合做好學生就業工作。可體現在結合資助檔案中的基礎數據及各類受助名單，如貧困生數據庫提取的在校建檔立卡貧困戶子女名單、低保家庭子女名單等信息材料，生源地國家信用助學貸款名單，國家獎、助學金獲得者名單材料，配合學校招生就業部門做好每年對應屆畢業生的就業幫扶工作。如2015年起，廣西將在校期間已獲得國家助學貸款的廣西區內普通高等教育全日制畢業年度畢業生納入求職創業補貼范圍。此外，可結合學校實際，對當年畢業的家庭經濟困難學生優秀畢業生采取就業補貼等各種形式的資助，以更有效地落實學校一級獎補專項經費的資助，從而配合做好學校學生就業工作。

【參考文獻】

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【作者簡介】黃偉紅（1981— ），女，廣西建設職業技術學院學生資助干事，檔案系列館員，研究方向：檔案管理。

（責編 黎 原）