院系教學秘書工作職責及創新工作方法的認識

吳曉玉 羅軍敏 歐剛衛 柴惠玲 彭金芝

摘要：中國的教育體系由普通教育、職業教育和成人教育組成。我國目前正加大對職業教育的投入。隨著國家教育部不斷加大對地方中等職業院校的投入和扶持，國發[2005]35號文件《國務院關于大力發展職業教育的決定》的頒發，地方中等職業院校迎來了發展的春天。高校工作以教學為中心，教學秘書在教學管理中起著舉足輕重的作用，本文結合自己從事院系教學秘書的工作實踐和管理經驗，對院系秘書工作職責和創新工作方法進行了初步認識和探討。

關鍵詞：教學秘書;工作職能;方法創新

中圖分類號：G647 ? ? 文獻標志碼：A ? ? 文章編號：1674-9324（2016）42-0130-02

高校工作以教學為中心，而院系教學秘書是高校教學信息的掌握者、傳遞者和運行者，是教學管理信息上傳下達的橋梁，是聯系學校、教務處及教研室的紐帶，是教學工作正常運行的樞紐。教學秘書工作對院系教學至關重要，在高校教學管理中發揮著重要的作用，作為院系教學秘書除要認真履行好自己的工作職責外，還應該積極主動創新工作方法，以促進教學管理工作更加規范合理、教學質量得到穩步提升。現就本人的工作經歷和管理經驗對院系教學秘書的工作職責及創新工作談談自己的認識和看法。

一、工作職能方面

院系教學秘書的基本職能是貫徹執行學校教學指導思想，協助主管院長處理日常的教學、科研活動，做好協調、服務、監督和管理等工作，維持正常的教學秩序。教學秘書工作范圍寬闊，涉及事務非常瑣碎，工作質量直接影響著教學質量，因此，院系教學秘書在工作中必須理清自己的工作職責，只有職責明確，才能提高工作效率。

1.服務管理職能。教學秘書工作是一項十分細致的綜合性服務工作，既有行政管理工作，又有教學業務管理任務，涉及面廣、事務繁雜，要把自覺服務、真心服務作為工作的出發點，堅持始終以教師為本，以學生為本，加強與任課老師、學生間的交流溝通，主動為他們著想，及時向主管院長反饋有關信息，真正將服務落實于各項教學管理工作中，為日常教學活動的正常運作保駕護航。

2.溝通、協調職能。在教學管理工作中，許多教學活動都呈現縱橫交錯的網絡關系，教學任務的順利完成是由許多部門共同完成的，院系教學秘書是學校和學院之間、領導與教師之間、教師和學生之間教學活動的紐帶和橋梁[1]，具有上傳下達、協調左右、互通情況、溝通信息、改善關系、合理統籌的作用，因此，院系教學秘書的有效協調與溝通是確保教學秩序正常運轉和教學工作達到預期目標的基本手段。教學秘書不僅要從思想上意識到協同合作的重要性，也要在實際的工作中真正地實踐它。

3.教學檔案管理職能。教學檔案是在長期的教學、科研以及教學管理活動中形成的具有考察和參考價值的多種載體的文件資料，是反映高校學術水平和教學質量的重要材料。院系教學秘書承擔著院系各教學活動、教學管理資料的收集、整理、歸檔、保管任務和協助教學院長做好教學管理的職責。對于重要文件，重大活動、重要進展、圖片資料等要及時匯總、收集、整理、編排和歸檔，不得缺失和遺漏，使教學檔案適應教學管理的需要，實現教學檔案為教學服務的使用價值。

4.監督職能。教學秘書在教學管理中處于樞紐位置，獲取信息快捷而可靠，為保證教學質量，要對教學過程、教學質量進行全程監控。教學秘書在工作中除了要積極協助主管院長進行各項教學質量檢查，經常了解、跟蹤教學情況，加強教學信息的反饋外，還要在學校教務處的統一指導下，結合院系具體情況，協助主管院長對教師教學質量和學生學習質量定期開展不同形式的評價工作，且目標明確，重點突出。堅持教學工作評價經常化與制度化，實現教學工作與日常教學管理相結合。

二、工作方法的創新方面

當今社會是激烈競爭的時代，教學秘書工作不再單一、機械和重復，教學秘書應不斷更新教學管理知識和觀念，在自己的工作崗位上有所創新和突破，才能提高工作能力和管理水平，更加有效地為教學工作服務。

1.轉變思想觀念，樹立強烈的服務意識。教學秘書是最基層的教學管理人員，大多數情況下都是在默默工作，無私奉獻，極少有“出頭”、“露面”、晉升的機會，所以很多教學秘書工作的服務意識淺薄，服務工作僅限于表面、簡單或基本的服務。

做好教學秘書工作，必須轉變思想觀念，樹立強烈的服務意識。在日常工作中教學秘書要把為院系領導、教師和學生三者間的主動服務、真誠服務、優質服務作為工作的出發點，堅持以師生為本，廣泛深入了解院系領導、教師和學生三者的需求，對存在的問題進行歸納整理，對整理出的問題及時地處理，牢固樹立教務無小事的理念，虛心聽取意見，增強服務意識，為學校領導、為教學科研、為師生排憂解難，做好各項行政服務工作[2]。

2.與時俱進，合理利用信息平臺提高工作效率和管理水平。隨著高校的發展壯大，高校的專業設置、師生數量都發生了很大的變化，在這種情況之下，我們要與時俱進，改變原有的辦公模式，利用現有的信息平臺搭建學院領導、教學秘書、教師、學生之間的交流橋梁，讓溝通更順暢信息傳遞更快捷，初步達成無紙化的教學管理模式。教學秘書在這平臺的搭建中，起著關鍵的核心作用，建立QQ群、微信群、設立公共郵箱等，并在平臺中起到承上啟下、牽線搭橋、維護管理、信息收集等作用，合理利用信息平臺提高工作效率和管理水平。

3.按時完成工作和隨手記錄，當好助手和參謀。院系教學秘書的一個重要作用就是當好教學院長的參謀和助手，要根據學校的教學要求，協助領導制訂出具體的教學計劃和教學工作安排。因教學秘書工作具有一定的時效性，而且涉及面廣、涉及人多，既有常規性的日常管理工作，又有突發性的教學情況，如果某些工作不能按時完成，就會導致整個工作不能順利進行，從而破壞院系整個工作計劃的實施;教學秘書工作內容還千頭萬緒，極其煩瑣，環節眾多，對于一些當時無法立即處理的事情不能單純依靠頭腦去記憶，應隨手做好記錄，事后及時梳理解決，這樣才會保持頭腦清醒，確保工作無遺漏。所以按時完成工作和隨手記錄的好習慣是當好助手和參謀，為教學院長的決策提供準確的信息、依據和建議[3]。

4.及時與教研室教學秘書有效溝通，保障教學順利實施。院系教學管理工作由院長、主管教學副院長、教學秘書、各科室主任、科室教學秘書（主管）等組成。院系教學秘書具體負責教學管理工作日常事務，在課程安排、教材選用、確定任課教師、考試安排、教研室活動計劃、調課、教師教學工作的進度、課堂教學質量監控等方面都需要及時與教研室教學秘書進行及時、有效的溝通，才能保證教學活動有理、有節、有序地實施。

隨著高等教育事業的不斷發展，教學管理工作將更加繁重和復雜，教學秘書將面臨更大的挑戰，在實際工作中只有理清工作職責，并不斷摸索，不斷尋求規律方法，不斷總結經驗，不斷提高自身的綜合素質和管理水平，才能發揮教學秘書在教學管理中的積極有效作用。

參考文獻：

[1]別芳.淺談新時期高校教務秘書工作.長春工業大學學報，2013，（12）：40-41.

[2]王凌燕.淺析院系教學秘書在教學管理中的作用及素養要求[J].泰州職業技術學院學報，2013，（1）：27-29.

[3]陳瑞，方長青.新時期高校院級教學管理工作初探[J].科教導刊，2012，（12）：186-187.

College Teaching Secretary Job Responsibility and Innovation Method

WU Xiao-yu，LUO Jun-min，OU Gang-wei，CHAI Hui-ling，PENG Jin-zhi

（Zunyi medical college in，Zunyi，Guizhou 563000，China）

Abstract：China's education system is composed of general education，vocational education and adult education.Our country is increasing investment in vocational education.With the increasing of national ministry of education of input and support of local secondary vocational colleges，the country is sent [2005] no.35 file ”decision on vigorously develop vocational education under the state council” issued，the development of secondary vocational school in the spring. Work to teaching as the center，teaching secretary plays an important role in teaching management，based on his work in the college teaching secretary's practice and experience of management，the department secretary job responsibility and innovation method has carried on the preliminary understanding and discussion.

Key words：teaching secretary;Job functions;Methods innovation