試談學校檔案管理與工作效率的提高

黃海洪

【摘要】學校的檔案管理工作是學校日常工作管理中的重要組成部分，在學校教育教學管理工作中占據(jù)著重要的地位，同時還涉及到學校方方面面，不僅僅是對學校各個事件的記錄與保存，還是學校師生的智慧結(jié)晶。因此，做好檔案管理工作可以有效的促進學校發(fā)展，提高學校各項工作效率、工作質(zhì)量。基于此，本文對學校檔案管理與工作效率的提高進行了簡單的分析。

【關(guān)鍵詞】學校 檔案管理 工作效率

前言：

學校檔案記錄著學校工作人員的相關(guān)數(shù)據(jù)資料與學校重大事件發(fā)生過程，同時也是見證學校發(fā)展的重要組成部分。學校檔案管理工作水平與學校工作效率有著至關(guān)重要的關(guān)系，學校在發(fā)展過程中需要認真做好檔案管理工作，提高工作效率，使學校在未來工作決策中擁有一個完整的參考資料，并做好決策工作。隨著社會快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作中存在著管理效率較低、制度不完善等問題，這對學校的檔案管理來說是一個全新的機遇與挑戰(zhàn)。因此，學校檔案管理工作需要跟上社會發(fā)展的腳步，將其中的不足進行不斷的創(chuàng)新、完善，只有這樣才能保證學校檔案管理工作可以順利完成，從而提高學校工作效率、工作質(zhì)量，促進學校快速發(fā)展。

一、現(xiàn)階段我國檔案管理工作中存在著的問題

（一）管理制度不完善

現(xiàn)階段，一些學校在發(fā)展過程中沒有完整的檔案管理制度，導致這些制度形同虛設(shè)。學校領(lǐng)導只在乎如何提高學校的教育工作，從而忽視了檔案管理工作的重要性，再加上一些學校檔案工作管理人員綜合素質(zhì)與專業(yè)技術(shù)能力較低，在對檔案管理工作執(zhí)行懲罰措施時沒有嚴格按照制定要求進行。比如說，在學校檔案管理工作中，檔案管理制度不完善，檔案管理人員沒有加強的執(zhí)行能力，學校對檔案管理工作不重視，將一些無關(guān)緊要的信息添加到檔案中，甚至出現(xiàn)一些檔案信息丟失現(xiàn)象[1]。

（二）學校領(lǐng)導不重視

在學校日常管理過程中，學校相關(guān)領(lǐng)導人員只重視如何做好教育工作，從而忽視了檔案管理工作，在一些日常工作表面中看不到檔案管理工作的存在。學校大量經(jīng)費投入到教育基礎(chǔ)中，忽視了對檔案管理經(jīng)費的投入，使學校的檔案管理工作變得越來越差；缺乏對檔案管理人員的培訓系統(tǒng)與篩選系統(tǒng)，讓一些綜合素質(zhì)水平與專業(yè)技術(shù)能力較低的人員從事檔案管理工作；學校檔案管理設(shè)備老化，不能正常使用，從而嚴重影響檔案管理工作的進程。比如說，一些學校沒有專用的檔案室與檔案柜，只是將這些檔案信息存放在教師的辦公室中，或者將其隨意的丟在某個位置中；還有一些學校檔案管理設(shè)備落后，跟不上社會發(fā)展腳步，一些事件信息不能及時的添加到檔案中去；一些學校檔案管理室內(nèi)環(huán)境陰暗潮濕，在檔案信息存儲過程中容易出現(xiàn)發(fā)霉、損壞、丟失現(xiàn)象，這些都是學校領(lǐng)導不重視檔案管理工作的主要原因[2]。

（三）管理方式落后

隨著社會快速發(fā)展，學校的檔案信息管理工作不能跟上社會發(fā)展的腳步，很難實現(xiàn)現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化的管理。一些學校在進行檔案管理工作時仍使用傳統(tǒng)的手工收集方法進行管理，在一定程度上加大了檔案管理人員的工作難度，導致一些紙張檔案信息出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，大大的降低了檔案管理工作效率。

（四）管理人員素質(zhì)較低

現(xiàn)階段，我國各學校在開展檔案管理工作時，相關(guān)工作人員綜合素質(zhì)水平與專業(yè)技術(shù)能力較低，再加上學校領(lǐng)導對檔案管理工作的不重視，讓一些年紀較大的工作人員進行檔案管理。此外，一些學校在開展檔案管理工作時，缺乏培訓業(yè)務(wù)，使他們在工作時沒有較高的管理意識，不能按照國家制定標準進行管理。由于在檔案管理過程中其工作人員素質(zhì)較低，對工作不重視，使檔案管理工作變得越來越隨性[3]。

二、如何處理好學校檔案管理工作與工作效率之間的關(guān)系

（一）加強對檔案管理工作的重視

要提高檔案管理工作效率就需要加強學校領(lǐng)導人員對檔案管理工作的重視。學校檔案管理工作是學校工作中的重要組成部分，沒有完整的檔案管理工作制度就會影響學校各項工作進程[4]。因此學校領(lǐng)導人員需要認識到檔案管理工作的重要性，并根據(jù)學校檔案管理部門的發(fā)展現(xiàn)狀制定出一份科學合理的檔案管理制度，并在檔案管理工作實際中開展做好監(jiān)督管理工作，只有這樣才能提高檔案管理工作效率，促進學校快速發(fā)展。

（二）融入現(xiàn)代化信息技術(shù)

學校檔案管理工作涉及學校的方方面面，比如說一些檔案的日期、內(nèi)容、種類、數(shù)量等。使用傳統(tǒng)的手工檔案管理方法會加大工作人員的任務(wù)量，增加工作時間、錯誤率、降低工作效率。隨著社會不斷的發(fā)展，一些現(xiàn)代化計算機技術(shù)已經(jīng)融入到學校的各項工作中，對檔案管理工作來說也不例外。學校應(yīng)該大力支持將信息技術(shù)融入到檔案管理中，并為檔案管理部門配備專業(yè)的工作設(shè)備，對檔案管理工作人員進行現(xiàn)代化信息技術(shù)的培訓，使檔案資料信息得到專業(yè)計算機錄入管理，只有這樣才能方便人們對檔案資料信息的查找和利用，從而提高檔案管理工作效率。

（二）配備專業(yè)檔案管理人員

學校檔案管理工作涉及范圍較廣，管理工作十分復(fù)雜，因此在開展檔案管理工作時，需要一些擁有較高服務(wù)意識與專業(yè)知識的工作人員進行管理，同時還要具有一定的耐心，只有這樣才能保證遇到問題時可以及時有效的解決[5]。此外，學校要想提高檔案管理工作效率，就需要為檔案管理部門提供一些綜合素質(zhì)與專業(yè)技術(shù)能力較高的管理人員，只有這樣才能做好檔案管理工作，并促進檔案管理人員在工作中多學習多進步，從而提高自身的工作意識與服務(wù)意識，只有這樣才能保證學校的檔案管理工作順利開展。

總結(jié)：

學校檔案是對學校各項工作與學校相關(guān)人員的資料進行記錄，同時學校檔案管理工作也是學校各項工作的重要組成部分，只有做好檔案管理工作才能促進學校快速發(fā)展。本文對學校檔案管理工作與工作效率的提高進行了簡單的分析，文中還存在著一定的不足，希望我國專業(yè)人員加強對學校檔案管理工作與工作效率的提高的研究。

【參考文獻】

[1]林莉.試談學校檔案管理與工作效率的提高[J].科學中國人，2016，06：92-93.

[2]張立云.學校檔案管理與工作效率的提高探討[J].經(jīng)營管理者，2015，31：332.

[3]李金玲.如何提高高職學校辦公室文化檔案管理工作[J].東方企業(yè)文化，2012，15：240.

[4]劉銀輝.學校檔案管理工作效率研究[J].全國商情（經(jīng)濟理論研究），2009，15：143-144.

[5]宋君蕾.環(huán)保學院檔案室專項數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的研究與實現(xiàn)[D].燕山大學，2013.