淺談實現檔案工作規范化管理的路徑

摘要：當今市場經濟日益劇烈的時代，伴隨著信息化、網絡化的快速發展，如何能使企業的檔案管理工作規范化，跟上時代的步伐，是體現企業管理水平的指標之一。本文圍繞檔案工作規范化的重要性進行分析，然后結合實際工作進行規范化管理的路徑探究。

關鍵詞：檔案工作；規范化；路徑

中圖分類號：G273文獻標識碼：A文章編號：1671-864X（2016）08-0295-01

引言

檔案管理工作的規范化是實現企業檔案管理現代化的重要一環，企業管理檔案工作既要做好硬件設施的建設，同時做好軟件工作的規范，如何實現規范管理，首先從檔案的源頭環節把關，即做好公文處理工作是實現檔案管理工作規范化的重要基礎。

一、檔案管理工作規范化的重要性

隨著改革開放和現代化建設的不斷深入，企業管理愈發正規，檔案工作作為企業管理的一環，也發生重要的變革，具有十分重要的地位和作用，為發揮檔案工作在服務經濟轉型升級中的基礎性作用，我們把檔案標準化建設作為建設社會主義核心價值體系、積極推進企業品牌建設的重點工作，使其在推動創新企業文化理念中發揮獨特作用。

二、檔案管理工作規范化的路徑

（一）行政公文的起草和制發是推進檔案工作規范化的基礎，檔案的源頭是行政公文，因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化管理打下牢固的工作基礎。

首先，公文的書寫、排版標準要統一、規范，符合國家的有關規定；其次，制發公文按照審批權限、同一的流程，內容格式要一致；

再次，使用文種要合理，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

（二）相近的公文重復性存檔與雜亂無章的立卷是制約檔案工作規范化的障礙，所以需要采用“以我為主”的歸檔原則，推進檔案工作規化，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，在實際工作中需要解決三個問題：一是準確定位文件立卷歸檔工作的時效性，做好現行文件整理歸檔工作；二是明晰檔案歸檔范圍和保管期限，對檔案歸檔工作明確合理的分工；三是堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。

（三）提升歸檔文件的質量，歸檔材料收集的是否完整，是決定和影響檔案存在價值的重要因素，因此，在推進檔案工作規范化的工作進程中，一方面要注意做好立卷方法，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意做好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

（四）加快數據準備，推進檔案信息化管理。

在原始檔案管理基礎工作的各個環節中，信息化、網絡化已逐漸凸顯其重要性，對于館藏案卷多、年限久的歸檔材料使用信息化手段加以管理，可以提升檔案的利用效率，但是突顯的問題是量大且復雜的檔案錄入工作可謂是一項大的工程，如何做好信息化管理，需要做好以下工作：

1.分清錄入工作的緊急程度。

在推進信息化管理的過程中根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排序，將公開的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先整理。

2.分層級的錄入，提高效率。

可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將單一或查考價值低的檔案進行案卷級著錄；對一卷內幾個文件涉及同一內容且須放置同一位置的檔案進行文件組合級著錄；而對重要或龐雜的文件則進行文件級著錄。

3.分清類別，充分利用檔案原始基礎。

對于案卷基礎好又具備全引目錄的案卷，在著錄時直接在全引目錄上面分類標引，而對特殊形式的檔案則可將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后統一制定出分類號。

三、結語

檔案管理作為企業基礎管理工作的重要組成部分，必須有良好的、規范性的標準，這樣的檔案管理才符合企業發展的需要，檔案才能成為企業生存發展的基礎，檔案之路才會越走越寬。

參考文獻：

[1]簡論不同所有制企業檔案及其管理[J].檔案學研究，2003（3）

[2]韓寶安.民營企業檔案管理現狀及對策研究[J].檔案學研究，2001（4）

作者簡介：姚嵐，女，漢族，黑龍江人，研究生，黑龍江珍寶島藥業股份有限公司，研究方向：工商管理。