淺談秘書信息工作的重要性

【摘要】收集、整理好領導所需信息是秘書具有敏銳犀利的眼光和洞察力表現之一。秘書的信息工作有助于領導決策、管理、開拓思路，還可以轉變辦公室職能轉變的作用；秘書應該提高信息的質量。

【關鍵詞】秘書；信息工作；重要性；信息質量

生活在一個充滿信息的時代，面對錯綜復雜、撲朔迷離的各種現象，作為秘書要細心的觀察，透過現象看本質，撥開迷霧抓要害，通過敏銳的觀察力來捕捉各種能為領導決策提供依據和參考的信息。要真正做到，不為信號所困擾，不為現象所迷惑，才能夠抓住那些對領導決策有用的信息。秘書的信息工作具有以下重要作用：

一、輔助領導者做出正確決策

企業的領導班子要對各方面工作做出決策，掌握大量的信息是至關重要的。辦公室作為領導的直接服務機構，承擔著為領導決策提供文件、資料、信息和建議的任務。企業在生產經營工作中經常會遇到很多實際需要解決的困難和問題。在這種情況下，辦公室作為企業信息部門就要協助領導及時了解企業的生產情況和職工的心理動態和出現的新情況、新問題，并及時采取措施加以解決。這就需要辦公室靈敏地捕捉信息，充分地利用信息，在對信息進行分析研究的基礎上找出問題的原因和癥結，確定解決矛盾的最佳方案。可以說，決策的過程，就是信息的輸入、處理、輸出的過程。決策的形成需要借助信息進行判斷，決策的實施需要借助信息進行控制，決策執行終結后，需要借助信息進行總結，為新的決策創造條件。因此，辦公室所做的信息工作做得好不好，提供的信息及時不及時、真實不真實、全面不全面，將直接影響到企業領導的決策和對全局工作的把握。

二、協助領導者做好科學管理

管理信息化是指企業廣泛利用現代信息技術，開發信息資源，把先進技術、管理理念引

入到管理流程中，實現管理自動化，提高企業管理效率和水平，從而促進管理現代化，轉換經營機制，建立現代企業制度，實現有效降低成本，加快技術進步，增強核心競爭力。信息化的實現，會使企業的生產經營模式發生深刻的變化。對信息的快速反應能力是檢驗工作效率和競爭力的重要標志，建立企業和部門信息網絡，實現信息化既是社會需求，也是企業適應市場，促進自身發展的需要。只要管理方式正確，有良好的工作氛圍，員工也會全力以赴地工作。

三、開闊領導者的思路

好的信息，不僅可以讓領導者做出好的決策，還可以讓領導者的思路開闊。企業秘書要獲取多方面的信息，著力跟蹤前沿信息，服務于現實的需要，幫助領導開闊視野、更新觀念、提升能力。創新是衡量一個人、一個企業是否有核心競爭能力的重要標志。為領導者提供有效的信息，讓領導者不斷地從工作中發現問題、研究問題、解決問題。而解決問題的過程，也就是向創新邁進的過程，這也提高了領導者的執行力。

四、促進辦公室工作職能轉變

加強企業信息工作，是促進辦公室工作職能轉變的需要。辦公室是重要的綜合協調、信息處理、反饋部門，是企業機關的樞紐、窗口和門面，是領導重要的參謀和助手。在新形勢下，辦公室要適應電子辦公的需要，積極推動自身職能的轉變。在工作內容上，要由以往主要做事務性工作，向事務和政務相結合、以政務性工作和輔助決策為主、當好參謀助手的方向轉變；在工作重心上，要由以往主要服務領導，向服務領導與服務部門、服務車間班組、服務職工相結合，促進綜合協調、確保政令暢通方向轉變；在工作方法上，要由以往主要依靠行政手段，向多種手段綜合運用、加強信息服務和信息引導方向轉變。做好信息工作，是辦公室實現上述三個轉變的重要載體。信息工作既是上下級機關進行工作聯系和溝通的必要環節和重要紐帶，是上情下達、下情上達、左右通達的快速、便捷的通道。它便于下級向上級匯報工作，便于向上級及時反映工作中的問題，求得支持，便于下級及時與上級溝通工作思路，創造性地開展工作。

五、既然信息工作如此重要，那么秘書怎樣提高信息的質量

1.挖掘潛在的信息。小周工作的單位主要以內銷的模式面向市場，在中國已加入WTO的環境下，對外交往關系的不斷密切，對外開拓業務是具有很好的發展前景的。小周向經理反映了這個想法，經理肯定了他這個想法，并準備成立外貿部，專門完善落實其對外開展業務的工作。

2.要加強信息開發。信息是可再生的資源，人們可利用失去原有價值的信息經過加工而得到新的信息。對信息進行增值開發，是進一步豐富信息資源的重要手段。信息的增值開發可通過下面途徑獲得。我們應該立足微觀、著眼宏觀，抓住對全局有一定借鑒作用的微觀信息，挖出潛藏的、對宏觀有指導價值的信息進行細整理、精加工，努力使其上質量上檔次。使原有的信息大幅度增值。信息的價值大部分是潛在的，為使信息不斷增值，秘書人員不僅要主動去發現和捕捉苗頭性信息，還要進行深入分析和研究，多發現有傾向性的信息，以更能好地發揮參謀助手作用。

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作者簡介：張保明（1966—），男，南昌工學院民族教育學院專職教師。