淺析電力企業物資采購管理系統的設計與方案選擇

田維琴

華電金藏物資成都有限公司

淺析電力企業物資采購管理系統的設計與方案選擇

田維琴

華電金藏物資成都有限公司

物資采購管理系統的正常高效運轉，是電力企業工作正常開展的基本保障之一。在電力的生產和建設過程中，物資采購比重大概要占整個電力工程的40%，可見物資采購之于電力企業的重要性，而且，由于電力生產的需求不斷增多，電力物資的采購鏈比較長，鏈節比較復雜等原因，一部分電力企業所采用的傳統的物資采購管理系統已經無法滿足電力生產的要求，這就需要一個新的物資采購管理系統來提高電力企業物資采購的效率和整體競爭力，以保障電力工作的順利進行，因此，本文將以上述內容為背景，進行“電力企業物資采購管理系統設計與方案選擇”的探究。

物資采購；管理系統；電力企業

一、物資采購管理系統設計的總體目標

進行信息化的物資采購管理系統設計，主要是為了對電力企業物資采購進行系統化的、高效便捷的管理，因此，在系統設計前，首先要根據企業的電力物資采購情況進行如下設計目標的制定。

1.系統要具備完善的功能，且操作簡單

首先，系統要涵蓋電力企業物資采購的全部內容和環節，具備基礎數據功能（包括單位信息、物資種類、物資信息、項目工程、物資使用部門信息、供貨商信息、采購員工信息等），業務管理功能（包括物資采購入庫情況、物資申請、物資批準、庫存盤點、物資定期排查、缺貨及超儲提醒等），財務功能（包括采購成本、采購付款及統計等），統計查詢（包括物資采購入庫狀態查詢、各部門物資申請查詢，以及物資品類庫存明細查詢等），還要具備上述功能模塊中物資具體數據的編輯功能，通過這些功能版塊來對電力企業的全部物資采購情況進行系統化的管理［1］。

其次，電力企業的物資采購管理系統設計要本著操作便捷的目標，因為，電力企業的系統用戶主要是企業中負責物資采購管理的工作人員，而不是專業的計算機操作人員，很難掌握并熟練操作專業性較強的系統，因此系統的設計要以圖形化操作窗口為主，以文字化的操作口令和指南為輔，同時設置操作快捷鍵，以精簡系統的實際操作程序，方便工作人員的工作，同時提高物資采購管理的效率。

2.系統問題防范措施設計

第一，要進行電力物資采購文件及數據的自動備份設計，防止因系統出現突發性故障或遭受外界因素影響時所造成的文件或數據丟失；

第二，要保證系統運行的安全性，采用科學的用戶權限和加密方法，對企業重要文件及數據進行保護，防止重要資料被竊取或篡改等潛在風險；

第三，系統的設計要充分考慮到系統程序的兼容性，為日后物資采購管理系統的版本升級和與其他系統的兼容性做好準備。

二、物資采購管理系統的方案設計

1.用戶登錄界面設計

用戶的登錄、密碼的管理幾乎是每個系統必須涉及到的問題，這是一個系統，一個軟件的最基本問題。每當有新用戶的申請，都需要經過管理員的仔細審查。用戶權限的管理也是非常重要的問題，權限之間不能濫用。每個用戶之間是獨立的，不能侵犯、查看別的用戶的資料。

2.采購項目管理模塊系統設計

如上文所述，電力企業的物資采購管理一般包括基礎數據模塊、業務管理模塊、財務功能模塊和統計查詢共四大模塊，完成用戶登錄后，將可以進入以上模塊開始各項物資采購管理操作，對這些項目的管理涉及到公司的直接利益。每個項目都有許多的信息，除了包括各項目的物資數量信息之外，還包括項目的大小，項目的開始時間結束時間，項目的名稱，項目所需的資金和人力資源等［2］。因此，在項目開始之前要建立項目，輸入項目的相關信息；項目進行中，要實現用戶對項目進行程度的查看、項目信息的編輯與修改；當出現特殊原因而導致項目被取消時，要實現對項目的刪除。

以物資庫存模塊為例，庫存管理是針對現有倉庫中貨物的管理，對物資的出庫、入庫、保存時間、保存位置、現有存量等信息實現統一管理。用戶和管理員可以實現添加庫存，將相應的物資信息輸入數據庫；用戶和管理員可以隨時查看庫存的當前狀況，并可以進行庫存信息的修改、庫存的刪除。（詳見圖1）

圖1 物資庫存管理圖示

3.供應商管理模塊的系統設計

供應商的管理是電力企業物資采購管理的重要內容。供應商主要為企業供應許多的零件和商品，在系統中，我們需要明確的看到哪一個供應商供應哪一些商品、物資，價格是多少，能夠供應的數量是多少，能夠供貨的時間限制是什么，以及供應商供應物資的速度（電力企業向供應商下達訂單到企業接收到物資并入庫的時間間隔），供應物資的質量等。在物資采購管理的系統中，用戶和管理員能夠隨時查看供應商的信息，并通過統計和分析數據，可以為電力企業是否要與當前供應商繼續合作提供實質性的依據，同時，系統用戶和員工按照實際變動信息對供應商信息做出修改甚至刪除。

4.物資采購管理流程設計

電力企業物資采購要按照一定的流程進行各個版塊的采購管理工作（圖2）首先，在進行物資采購之前要確定電力企業在某一生產區間的采購需求，例如，電力施工所需要的電線及電線開關、空氣開關，其他工業電器等電力物資的型號、數量、質量水平、使用壽命等信息的確定；其次，要根據采購需求選擇相匹配的貨源，篩選擁有合適貨源的供應商，然后向確定能夠滿足物資要求的供應商下訂單、進行貨款轉讓、等待供應商發貨，同時，還要在上述過程中，進行貨款轉賬情況跟蹤（即貨款是否已到達供應商賬戶）、訂單達成結果跟蹤（即供應商是否已經確定訂單）、所采購物資物流狀態跟蹤（包括是否已從供應商端發出），在確定物資已發出后，還需要進行物資的物流狀態跟蹤；最后，當物資到達后，進行物資的驗收和入庫管理，進行發票校驗及確認收貨，并進行后續的物資庫存管理工作［3］。以上步驟的循環就形成了一個相對完善的電力企業物資采購管理系統的運行流程。

圖2　物資采購管理流程圖

三、物資采購管理系統的風險控制

由于采購是電力企業施工供應鏈的源頭，所以采購活動是一項很重要的行為和活動，采購過程中的任何一個環節出現偏差，都會影響到物資采購預期目標的實現，這就使物資采購活動面臨著風險。采購風險是指在采購過程中由于各種意外情況的出現，使采購的實際結果與預期目標相偏離的程度和可能性。

物資采購管理的常見系統風險主要包括：

1.供應商交貨時間的波動風險，為規避這種風險，可以進行保證金制約制度，明確雙方權責，以避免或盡可能的降低因供應商方面原因而導致延遲發貨等現象而給電力企業帶來的損失；

2.原材料價格的波動而帶來的成本增加風險和存貨風險，因此，一定要明確企業進行物資采購的需求，不因價低而采購多余物資，不因價高而降低采購物資的質量；

3.采購中的道德風險和合同風險（企業采購人員在簽訂、履行合同過程中，由于合同條款考慮不當，或供應商違反合同條款，給企業造成的經濟損失；此外，大多數電力企業與供應商簽訂的合同中都采取了預付款的方式，存在較大的各類潛在風險），可以采取履約保證金的方式，以保護采購機構，防止供應商不能履行合同而給企業帶來損失。

除此之外，還可以通過提高采購人員的專業化資格的方式，來提高采購人員的素質，從采購根源上解決物資采購管理的后續風險問題。

四、結論

電力企業物資采購管理系統的設計與方案選擇，需要秉持目的明確、流程清晰、風險控制的原則，逐漸提高計算機平臺系統和實際采購系統的安全水平和運行效率，同時，隨著我國計算機技術的不斷發展，電力企業物資采購管理系統也會借助信息技術的力量而不斷完善和創新。

［1］張容.電力企業物資采購管理系統的分析與設計［J］.云南大學，2014.1-3

［2］帥玫.電力企業物資管理系統分析與設計［J］.云南大學，2013.