高校辦公室有效行政管理能力提升的路徑研究

文/昆明理工大學校辦公室　李桂梅　潘金軍　陳詠梅

高校辦公室有效行政管理能力提升的路徑研究

文/昆明理工大學校辦公室李桂梅潘金軍陳詠梅

本文簡要分析了高校辦公室有效行政管理能力，并提出了當前高校辦公室行政管理中存在的問題，以此為基礎提出了提高高校辦公室有效行政管理能力的具體路徑。

有效行政管理能力；高校；辦公室

辦公室在高校行政管理中主要負責上傳下達，能夠將學生、學院和學校連接起來，保障學生的利益、促進學校的發展。通過辦公室的行政工作，學校能夠將方針政策迅速傳達到學院，然后再由學院傳達給每位學生。然而當前我國的高校辦公室的有效行政管理仍然有待提高，需要采取相應的措施不斷提升高校辦公室的有效行政管理能力。

一、 高校辦公室的有效行政管理能力

高校行政管理工作的運行體系囊括了各辦公室，按照一定的比例，各企業、政府部門和事業單位才能將不同的關聯系統組織起來，高校也不例外。因此要實現高校的辦學目標，就必須不斷提高辦公室的有效行政管理能力。根據相關法律法規，國家行政機關對社會和國家公共事務進行管理的過程被稱為行政管理。為了實現行政管理的組織目標而表現出的各種綜合能力被稱為行政管理能力，例如解決問題能力、溝通能力、協調能力、執行能力等。但是這些能力并非都是有效的，要實現行政管理的目標依靠有效行政管理能力。因此有效行政管理能力包括執行能力、協調能力、溝通能力和問題解決能力，其目的在于實現高校的人才培養目標。

二、當前我國高校辦公室行政管理中存在的問題

當前我國很多高校的辦公室行政管理均存在一些問題，嚴重影響了高校的發展和目標的實現，這也暴露出了辦公室有效行政管理能力有待提高。

（一）缺乏完善的行政管理機制。首先，行政管理的觀念落后。在辦公室的實際行政管理工作中，傳統的工作方式仍然存在，也就是只著眼于當前的事務性工作，使用固定的工作方法，沒有認識到高校發展過程中出現的一些新問題。這也造成了辦公室行政管理的效率較低，整個行政管理工作過于被動，不能保障上傳下達的通暢性。其次，缺乏完善的內部規范。由于高校辦公室的工作通常比較繁瑣，如果要保障一定的工作效率就必須具備完善的管理機制，但是當前很多高校的辦公室內部管理規范沒有與時俱進，不能發揮應有的作用。第三，缺乏完善的內部機構。辦公室內部機構的設置缺乏規范性，崗位和人員之間不匹配，導致辦公室行政管理工作效率不高。辦公室的人員過多會造成人浮于事，人員過少又會造成工作量過大、工作效率降低。

（二）辦公室工作人員缺乏系統培訓機制。近年來我國的高校規模不斷擴大，高校辦公室的工作量也逐漸加大，這對于高校辦公室工作人員的專業素質也提出了更高的要求。然而當前很多高校不重視對辦公室人員進行培訓，也沒有建立健全的辦公室人員培訓機制，導致辦公室人員接受培訓的機會不多，無法及時更新知識和理念，導致其職業素質得不到有效的提高，一定程度上影響了辦公室行政管理工作的有效展開。與此同時，辦公室工作人員的工作往往缺乏主動性。辦公室行政管理工作需要涉及到較多的部門，并在多方面的關系進行協調，其具有偶然性、隨機性、靈活性、復雜性，而且并沒有固定的模式和方法可以對所有的辦公室工作進行處理。這也必然會造成辦公室行政管理工作需要耗費工作人員較多的時間和精力。然而當今很多高校領導對辦公室工作不重視，往往是從其他的部門抽調人員來負責辦公室行政管理工作。這些臨時抽調的人員不僅具有較低的職業素質，而且具有較低的工作積極性和責任感。

三、提升高校辦公室有效行政管理能力的具體路徑

（一）構建完善的高校辦公室行政管理機制。筆者自身的辦公室行政管理經驗，要保障高校辦公室的有效管理能力得到持續地提升，就必須建立完善、規范的機制。以高校的辦學目標為中心，將社會各用人單位辦公室、各職能部門和校區辦公室組合起來，形成一套完整的辦公室行政管理機制，才能使辦公室的有效管理能力得到持續提高，發揮辦公室上傳下達的重要作用。

（二）加強各部門辦公室之間的協調與合作。高校各部門均設有自己的辦公室，這些辦公室之間是否具有科學的層次分公，是否能夠進行和諧的合作，是否能夠達成一致的目標，并進行積極的配合，都會影響到高校辦公室的有效行政管理能力。上級辦公室會將各項工作要求下達到下級辦公室，而下級辦公室必須對這些要求進行落實，抓好各項工作。

對于下級辦公室而言，應該認真辦理上級辦公室及領導下達的各種任務，決不能推諉扯皮、敷衍應付，對于各項工作必須做到有落實、有舉措、有回聲。為了使高校的人才培養、服務經濟建設的目標得以實現，各辦公室之間都應該進行積極的配合，同時還要與用人單位、用人企業的辦公室進行溝通協調，盡可能地實現高校的目標。

（三）科學組合辦公室行政管理要素。高校辦公室的行政管理要素主要包括辦公時間、辦公條件、辦公人員等，應該對這些要素進行科學的組合，有機地組合辦公信息、辦公資金、辦公資料、人力資源，使其發揮最大的作用。依據一定的模式將各種要素組合起來，這種組合模式越好，高校辦公室的有效行政管理能力水平就越高。

在對辦公室行政管理要素對接組合時，要對人力資源要素予以高度地重視，使人力資源要素與設備、資金等要素更加適應。因此高校一方面要不斷提高辦公室設備的水平，積極引進先進的現代化辦公設備，并不斷提高辦公室行政管理的自動化水平，同時要不斷提高辦公室人員對這些現代化設備的應用能力。另一方面也要注意根據不同的辦公要求適當的調整辦公室人員和其他要素之間的比例，從而在固定的要素投入量的前提下不斷提高辦公室的有效行政管理能力。

在辦公室行政管理工作中，辦公室人員要不斷提高自身的時間觀念，例如在畢業生就業、新生接待等時間段內，積極調派各種要素，做到適時投入。在行政管理工作中要具備效率意識，也就是減少重復勞動，縮短整體線路和總體時間，讓廣大師生和員工的教學研究需要得到滿足。例如高校可以集中安排科研管理辦公室、教學行政辦公室等。

（四）不斷提高辦公室人員的綜合素質。作為高校的行政管理人員，辦公室人員必須具備服務觀念，破除傳統的行政管理理念，保持高度的工作熱情和工作積極性，為全校師生員工服務，促進高校教育目標的實現。高校辦公室有效行政能力的提升，應該致力于開發利用人的潛力，對辦公室人員的協調狀況、激烈程度、素質水平和數量進行調整，打造一支高素質、具有服務意識的辦公室行政管理隊伍。

首先，要根據辦公室的目標要求合理設置辦公室人員的數量。投入人力可以適當地增加產出，使高校的行政管理能力得到提高，然而行政管理能力的提高和人員投入之間并非線性關系，仍然要受到很多因素的約束，例如高校規模、工作量等。因此應該本著適度集中的原則，對辦公室人員進行分配，合理地配置辦公室人員的數量，使每個辦公室人員都有合理的工作量，既要提高其工作積極性，也要避免人力資源的浪費。

其次，為了實現邊際產出，要對辦公室人員進行合理配置，也就是保障各級辦公室人員數量的合理性，從而對內外部辦公室系統進行協調。在不同的辦公領域，同一個辦公人員的邊際產出也會有所不同，這是由于各辦公領域都具有不同的人員短缺狀況、管理水平和辦公效率，甚至不同的辦公文化，而這些都會影響到邊際產出。每個行政辦公人員所轉過的專業技能和行政辦公的專業技能并不完全吻合，應該盡可能地達到邊際產出，就必須對其進行合理的配置，并對高校內部組織結構進行不斷地優化。

再次，高校應該重視對辦公室人員的培訓再教育，通過培訓和再教育不斷提高其專業水平和綜合素質，培訓內容不僅要包括技能教育和管理知識，還要著力培養良好的工作作風、職業道德和現代服務意識。辦公室人員還必須了解一定的經濟法律知識、公共關系知識，并掌握一定的計算機技能，以及其所負責分支的專業知識，在處理問題時才能做到公平合理、主次清晰、計劃周密、落實有效。辦公室工作人員還必須具有一定的協調能力，能夠對各部門的沖突進行化解，對各種關系進行處理，不斷總結科學的辦公室行政管理方法。

（五）構建辦公室激勵機制。合理有效的激勵機制能不斷提高辦公室行政管理人員的工作積極性，從而不斷提高組織生產能力，對內部各類人員的利益、職責和權利進行劃分，要通過招聘考試的方法選擇具有較高的綜合素質和工作能力的人員進入辦公室。同時要對內外部環境和勞動關系進行改善，將高校辦公室人員的創造性和工作積極性調動起來。例如高校可以實行崗位聘任制和績效工資改革，適當對辦公室人員進行激勵，提高其工作積極性，實現獎勤罰懶、優勝劣汰。

四、結語

高校應該積極營造良好的辦公環境，通過科學的制度、完善的機制提高辦公室有效行政管理能力，打造一支高素質的辦公室行政管理隊伍，將辦公室的工作職能充分地發揮出來。行政管理工作比較繁瑣，為了適應高校發展的步伐，高校辦公室也必須具備一定的創新能力，不斷提高管理水平和服務意識，才能對高校各項事業的發展進行推動和落實，為全校師生和員工服務。

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