淺談行政秘書崗位的文書檔案管理工作

文/長春市測繪院　周佩鑫

淺談行政秘書崗位的文書檔案管理工作

文/長春市測繪院周佩鑫

文書檔案工作是行政秘書崗位日常工作的重要組成部分。本文試圖從行政秘書崗位角度，結(jié)合日常工作經(jīng)驗(yàn)，探討文書檔案的管理工作。

行政秘書；文書檔案；管理；辦公室

一、日常文書管理

今天的公文就是明天的檔案。檔案的來源主要靠各級行政機(jī)關(guān)使用過的公文，公文的內(nèi)容、格式、字跡等處理得規(guī)范與否，會直接影響到檔案的質(zhì)量。而行政秘書崗位日常的文書管理工作可以簡單概括為公文的收發(fā)，這也要求我們在日常工作中的公文處理必須嚴(yán)格規(guī)范、認(rèn)真謹(jǐn)慎。首先，發(fā)文處理是指發(fā)文機(jī)關(guān)依法履行職責(zé)，表達(dá)自身意志和愿望，創(chuàng)造、加工和記錄、傳遞有用信息的過程。在筆者的實(shí)際工作中，發(fā)文的過程管理主要通過《發(fā)文登記薄》來記錄和實(shí)施，包括擬稿、校對、核稿、簽發(fā)、繕印、分發(fā)、處置辦畢公文等步驟，這一程序具有很強(qiáng)的確定性和不可逆轉(zhuǎn)性，環(huán)環(huán)相扣，層層把關(guān)，從而維護(hù)公文的嚴(yán)肅性與權(quán)威性。其次，收文處理的程序包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等。其中收文登記是公文進(jìn)入收文處理過程的重要環(huán)節(jié)，收文處理的過程細(xì)節(jié)需要記錄在《收文登記簿》中。在進(jìn)行登記簿的登記時(shí)，要隨到隨登，準(zhǔn)確無誤，特別要防止隨意簡化或省略，對沒有標(biāo)題的來文可根據(jù)內(nèi)容自擬標(biāo)題等不規(guī)范的登記方式，以保證登記簿的內(nèi)容翔實(shí)、準(zhǔn)確。

二、文書檔案歸檔

行政秘書的崗位職責(zé)，除了日常的公文收發(fā)外，還需要將文書進(jìn)行分類、歸檔、立卷，形成系統(tǒng)的文書檔案管理。在這個(gè)系統(tǒng)的文書歸類管理過程中，要做到以下四點(diǎn)：

（一）準(zhǔn)確地進(jìn)行文件分類。進(jìn)行文件分類是文書整理工作中的關(guān)鍵內(nèi)容。將文件進(jìn)行準(zhǔn)確的歸類處理，對于日后的利用以及文件信息的開發(fā)都具有重要意義，也關(guān)系到文書工作的長期性和延續(xù)性。必須要建立有針對性的文件分類編目實(shí)施計(jì)劃，在具體工作中嚴(yán)格執(zhí)行。科學(xué)合理地進(jìn)行文件檔案的分類工作，要對單位各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的各種文件、檔案進(jìn)行歸檔處理，要有一套明確、清晰的實(shí)施細(xì)則作為依據(jù)，讓文件分類歸檔工作變得簡單、順暢， 以便于日后其他文書工作的開展。

（二）保證歸檔文件的完整。文書檔案信息材料的內(nèi)容可以劃分為外來文件與本單位各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件兩種類型。本單位各項(xiàng)活動(dòng)所產(chǎn)生的文件無疑是文件歸檔工作處理的重點(diǎn)內(nèi)容，要尤其注重抓好這一部分的控制，確保歸檔文件的完整性。隨著辦公室工作的改革和文書檔案管理工作創(chuàng)新，辦公室自動(dòng)化程度越來越高，一些信息化的文件材料和檔案信息必須要文書人員進(jìn)行統(tǒng)一的登記歸檔處理，因此文書工作人員必須要熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)確保各種傳真、郵件等形式的文件材料能夠完整地歸檔立卷，防止文件丟失，避免出現(xiàn)文件混亂的情況，最大限度地保證所有文件材料都能夠進(jìn)行立卷歸檔。

（三）科學(xué)地進(jìn)行立卷工作。立卷歸檔指得是從已辦結(jié)的公文中，將有保存價(jià)值的部分挑選出來，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行加工處理，組成案卷，供日后查考和利用。這里包含很多工作環(huán)節(jié)，從收集、整理、檢索、保護(hù)等環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)既有先后順序，又有制約關(guān)系，無論哪個(gè)環(huán)節(jié)的工作, 都是為了更好地利用而服務(wù)。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文件材料和檔案信息并不是同時(shí)形成的，它具有一個(gè)產(chǎn)生的過程，因此行政秘書人員不僅要做好文件材料的積累工作，還要在這個(gè)基礎(chǔ)上對日后形成的各種文件材料加以分析整理，并根據(jù)不同的特征條件進(jìn)行歸類立卷，在年終時(shí)再統(tǒng)一進(jìn)行正式組卷處理。

（四）合理地進(jìn)行檔案管理。文書檔案管理除嚴(yán)格執(zhí)行保密制度外，檔案借閱還應(yīng)建立相關(guān)制度,采取有效措施，借調(diào)與查閱應(yīng)有嚴(yán)格的審批和登記手續(xù), 并限期歸還，歸還時(shí)如發(fā)現(xiàn)案卷存在被拆、短缺、增刪、污損等現(xiàn)象，應(yīng)立即追查并追究相關(guān)人員責(zé)任。檔案查閱應(yīng)出具正式查卷函件，經(jīng)檔案室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。外單位或個(gè)人一般不得借調(diào)和查閱檔案。在實(shí)際工作中，要根據(jù)檔案管理辦法的程序進(jìn)行妥善處理，避免出現(xiàn)問題和漏洞。對已過保管期限沒有保存價(jià)值的檔案要按照程序及時(shí)進(jìn)行銷毀，對需要長期或永久保存的檔案要經(jīng)常檢查, 保證檔案完好無損。要堅(jiān)決杜絕擅自損毀和銷毀檔案的的現(xiàn)象發(fā)生。

三、結(jié)語

在新形勢下, 隨著信息社會的深入發(fā)展,對文書工作的要求越來越高, 文書檔案管理的重要性也更加凸顯。文書工作與文書檔案管理工作兩者之間既有區(qū)別，又密不可分,在行政秘書的崗位的具體工作中往往合二為一。為此，要不斷提高行政秘書的修養(yǎng)，努力做好文書檔案管理工作，使文書檔案發(fā)揮應(yīng)有作用。

[1]易大東主編.辦公室文秘寫作技巧與處理規(guī)范[M].北京：國家行政學(xué)院出版社，2011.9.

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