淺議辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作

文/濱州市房地產管理局　王贊

淺議辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作

文/濱州市房地產管理局王贊

本文從辦公室文書檔案的收集和歸檔管理的重要性入手，對辦公室文書檔案進行資料的收集和歸檔管理中遇到的一系列問題進行分析，并提出針對性的解決措施，以期能對辦公室文書檔案的收集和歸檔工作有所幫助。

辦公室文書檔案；收集；歸檔；管理

一、對辦公室文書檔案進行收集和歸檔管理工作的重要性

（一）管理工作地位重要。辦公室文書檔案是記錄辦公室工作的最為重要的文件，是對辦公室文書檔案進行的收集、歸檔管理工作，是辦公室工作的重要內容，也是辦公室的重要職能之一。對辦公室文書檔案進行收集和歸檔處理，不僅能使辦公室工作更加有序、合理地進行，也對提高相關企業、單位的工作效率有非常重要的作用。在對辦公室文書檔案傳統管理模式的基礎上，相關企業、單位以及辦公室文書檔案管理工作人員應加強對文書檔案的收集、管理工作的重視。

（二）記錄各單位發展歷程。辦公室文書檔案管理人員通過對文書檔案進行收集、記錄、歸檔，以達到記錄相關企業、單位在各方面的發展歷程、活動的目的。對企業、單位在運營中產生的所有書面材料，進行規范、科學地整合，最終通過對文書檔案的收集、歸檔管理的形式呈現出來。以滿足辦公室文書檔案的考核、評定工作，以及相關人員對企業、單位運營資料的查閱和使用。

（三）便于管理者進行決策。辦公室文書檔案是對企業、單位相關的發展情況具體的記錄，企業、單位的決策人員可以通過對辦公室文書檔案的查閱，對企業、單位的實際運營情況有具體、全面的了解和掌握。然后結合企業、單位的發展方向、實際發展需求，制定企業、單位的發展計劃，對企業、單位的重大事件作出正確的決策。

二、辦公室文書檔案在收集和歸檔管理中遇到的困難

（一）材料方面收集不全面。隨著辦公室文書檔案管理工作的深入進行，材料收集方面的問題也日益明顯。目前，部分企業、單位中還存在管理人員對相關材料的收集、歸檔，沒有記錄的現象。很大程度地影響了辦公室文書檔案的收集和歸檔管理工作的順利進行，造成了檔案材料收集水平提升的困難。文件材料遺留，也會造成材料收集不全面。因此，辦公室文書檔案管理人員在進行材料的收集時，應注重材料的完整性。由于某些文書檔案管理部門采用兼職檔案管理人員工作態度不端正，沒有投入精力工作，也會影響到辦公室文書檔案材料的完整性。

（二）檔案管理人員的素質普遍不高。辦公室檔案管理人員的素質存在較大差異，部分管理人員在進行檔案的收集和歸檔管理工作時，由于自身相關的管理知識的缺乏，使得檔案管理成效大打折扣。過度注重“紅頭文件”的管理，也會造成辦公室文書檔案質量不高的現象。另外，辦公室檔案管理人員責任意識不強，缺乏對文書檔案的專業化分類和管理的能力。在進行歸檔時，對材料中記錄事件、內容的真實性沒有采取有效的途徑進行查閱，或是根本沒有進行材料準確性的論證，也將影響到辦公室文書檔案收集和歸檔管理最終的質量。為解決這一問題，相關企業、單位需要加強對文書檔案的收集和歸檔管理整個過程的監督，杜絕因管理人員不當管理而降低文書檔案質量的現象。

（三）材料收集的力度欠缺。文書檔案管理人員自身管理意識的欠缺，沒有對文件資料進行歸類存放，亂堆亂放，將造成文書檔案管理流程缺乏有序性、規范性。相關的企業、單位為從根本上解決這一問題，應加強對文件管理人員文書檔案管理工作的監督力度，并制定相關的管理規范，以約束辦公室文書檔案管理人員的管理行為，從而使文書檔案管理工作能順利進行。文件資料缺少連續性、完整性、落款公章，降低了文件的準確性和可靠性。

三、解決辦公室文書檔案在收集和歸檔管理中困難的措施

（一）構建健全的辦公室文書檔案管理體系。相關的企業、單位應針對辦公室文書檔案管理工作，制定出相對完善、健全的文書檔案管理體系，用以約束文書檔案管理過工作中的不規范、不系統、不完全等現象。在建設文書檔案管理系統時，在原有的基礎上，重新界定文書檔案管理相關單位的歸檔職能以及歸檔的范圍。文書檔案管理體系應涵蓋各部門有關的考核制度，進一步規范工作人員對文件的處理和打印，全面提高辦公室文書檔案管理的工作效率，促進辦公室文書檔案管理總體水平的提升。

（二）全面提高文書檔案管理人員的素質。文書檔案管理工作想要順利進行，不僅需要建立完善管理體系，還需要加強對檔案管理人員自身素質的全面培養。相關的企業、部門應針對管理人員培養問題，通過對管理人員檔期的安排進行了解，安排適當的時間對辦公室文書檔案管理人員進行專業化知識和管理能力的培訓。通過培訓，調動管理人員的責任意識和管理工作使命感，引導管理人員投身到文書檔案的管理工作中去，全心全意地完成辦公室文書檔案管理工作，繼而達到提升辦公室文書檔案管理整體管理水平的最終目的。辦公室文書檔案管理部門中存在較多的兼職管理人員，這就需要相關的企業、單位將兼職人員的培訓也列入文書檔案管理人員的總體培訓中，通過培訓提升辦公室文書檔案兼職管理人員的管理水平，以利于文書檔案管理工作的順利進行。

（三）加強文書檔案收集和歸檔的宣傳工作。在進行辦公室文書檔案的收集和歸檔管理之前，良好的宣傳活動能為后續工作的開展提供意想不到的好處。首先，相關部門應以簡報、檔案編研等方式擴大宣傳范圍、加強宣傳力度，提升文書檔案管理人員的工作積極性，促進管理人員自身管理意識的提高，從而達到全面宣傳的目的。然后，相關企業、單位的領導階層可以借用多媒體的宣傳手段，通過規范管理人員對文書檔案的管理方法，定時對文書檔案進行核查，并記錄庫藏等相關信息。最大限度地降低文書檔案收集和歸檔管理中檔案缺乏真實性的現象，以保障文書檔案的質量、使用率能得以提升。最后，相關企業、單位應加強對文書檔案作用的宣傳，使更多的員工了解到文書檔案在企業、單位正常運行中的重要作用。通過加強對文書檔案收集和歸檔管理的宣傳，達到解決傳統文書檔案管理模式中遺留的問題，提高文書檔案收集和歸檔管理能力，從而達到提升辦公室文書檔案收集和歸檔總體管理水平的目的。

四、結束語

受到傳統的文書檔案管理模式以及其他因素的影響，辦公室文書檔案收集和管理在實施中仍然存在較多問題。管理人員自身素質、責任意識，以及對材料收集的重視度缺乏，都將會對辦公室文書檔案收集和歸檔管理帶來影響，降低了辦公室文書檔案的質量和利用效率。為了解決這一困境，相關的企業、單位需要引導管理人員端正管理態度，加強對管理人員專業化知識和管理能力的培訓，并加大對文書檔案的宣傳力度，通過構建健全的文書檔案管理系統，以約束管理人員的管理行為。通過對辦公室文書檔案收集和歸檔管理中問題的解決，確保辦公室文書檔案管理工作順利進行，為穩定文書檔案最佳管理狀態提供保障。

[1]周家興.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業務,2013（23）:57-58.

[2]馬婧如. 文書檔案科學化管理的路徑分析[A]. 中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院.決策論壇——系統科學在工程決策中的應用學術研討會論文集（上）[C].中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院:,2015:1.