高校校報檔案的保存與利用價值芻議

文/中國海洋大學校報編輯部　金松；中國海洋大學檔案館　趙瑞紅

高校校報檔案的保存與利用價值芻議

文/中國海洋大學校報編輯部金松；中國海洋大學檔案館趙瑞紅

高校校報檔案是高校檔案的重要組成部分，保存和利用好高校校報檔案對做好高校校報工作、學校校史研究等具有重要意義。本文分析了高校校報檔案的保存和利用價值，并提出高校校報檔案管理和建設的對策。

高校校報；檔案；價值；保存；利用

作為公開出版物的高校校報檔案刊登的消息、通訊、新聞照片等圖文資料，客觀記錄并反映了高校在不同時期教學、科研、人才培養等諸多方面的真實情況，是極具價值的信息資源，具有歷史性、社會性、確定性和原始記錄性等特點。就校報工作者及檔案工作者而言，做好高校校報檔案的保存與利用工作，最大程度地挖掘校報檔案價值并發揮其不可替代的作用對高校校史研究以及在新媒體時代背景下辦好高校校報，提升高校校報的競爭力和影響力等具有重要意義。

一 、高校校報檔案的涵義與價值

高校校報檔案是指校報在編輯出版過程中形成的有價值的文件材料，主要包括高校校報編輯部編輯出版的高校校報及電子稿件、新聞報道計劃、新聞報道策劃，重要稿件的原稿、審稿單，出版發行記錄及相關高校的交流報紙等。新聞是易碎品，不能長期保鮮。但是今天的新聞就是明天的歷史，高校校報檔案是校報采編人員在長期的辦報過程中直接形成的，是第一手資料，具有真實性與原始記錄性，對于高校史學研究和做好新聞宣傳工作具有重要價值和意義。

（一）高校校報檔案是高校重大活動和重要事件的信息資源庫。自1895年中國高校第一份校報——《北洋大學校季刊》在北洋大學(今天津大學)創刊，南洋公學(今上海交通大學)、浙江大學、清華大學、北京大學、武漢大學等相繼創辦了校報，記錄高校發展變遷過程中的點點滴滴。高校發展過程中發生的重大活動和重要事件在高校校報上多有體現，利用校報可以查閱到高校在不同歷史時期各個相關領域建設和發展的記錄和報道，是名副其實的信息資源庫。

（二）高校校報檔案是高校發展變遷的真實記錄，是高校史學研究的一個重要來源。高校校史能夠反映學校的歷史概貌、理清學校發展脈絡，能夠為師生了解和研究校史、為治校提供可資借鑒的歷史經驗。而要做好校史的研究，就要對史料進行考據。在相關史料中查到的往往是具體的特定的史料，看不到高校在某段歷史時期發展的完整線索，而且不能保證其準確性和真實性。而高校校報檔案卻能彌補這方面的不足。例如，中國海洋大學在歷次《中國海洋大學大事記》的編纂時，除了查閱學校和地方檔案館的現存檔案外，《中國海洋大學報》歷史報紙就成了編寫工作必備的資料來源。因為以校報檔案為線索，能查到時間上具有連續性、內容上具有豐富性、載體上具有集中性的資料，而這些資料具有較高的可信度，能直接作為資料來應用。

（三）高校校報檔案對于做好深度報道，提升高校校報競爭力和影響力也具有重要意義。新媒體時代，作為傳統媒體的報紙面臨嚴峻挑戰，高校校園內的校報也受到微信、微博等沖擊，面臨嚴峻的局面。高校校報雖存在出版周期較長、時效性較差等不足，但由于高校校報檔案形成了新媒體所不具備的深厚積淀，校報采編人員可以直接從中尋找所需要的背景資料，增加新聞報道的信息含量，增強新聞報道的厚重感和可讀性，從而提升新聞報道的價值。此外，高校校報檔案也可成為校園新媒體的再次制作和傳播提供優質的稿源信息，從而促進報網的互動和融合發展。

綜上，校報檔案是高校檔案的重要組成部分，對校報工作、學校校史研究等具有不可替代的借鑒價值。信息化背景下，要深入、全面、最大程度地發揮校報檔案的價值和作用，除了做好校報檔案的及時完整歸檔及科學保管等基礎工作外，校報檔案的提供利用途徑多樣化也是至關重要的。

二、高校校報檔案的保存

與高校其他檔案信息不同，校報檔案相對直觀、豐富，資料價值較大，需要永久保存，做好報紙檔案的保存工作具有重要的價值和意義。一般來說，報紙檔案的保存不外乎兩種方式：一種是紙質檔案的物理保存，另外一種是把報紙刊載的內容，包括文字、圖片和版式設計等直接儲存為數據信息的數字化保存形式。

（一）高校校報檔案的物理保存。與社會媒體一樣，高校校報的出版印刷也是以新聞紙為載體，由于新聞紙是以機械木漿為原料生產的，具有吸濕性強，機械強度弱，對保存環境和空氣的化學性質、溫濕度等要求較高，且長時間暴露在空氣中容易被氧化變色、變脆。此外，由于報紙是用油墨在新聞紙上印刷，報紙受潮后，很容易出現字跡模糊不清等現象。

高校校報由于體制、經費以及人員編制等原因所限，自身不能滿足校報檔案的物理保存場所要求和硬件設施等，往往以合訂本的形式進行最原始的保存。從1931年5月4日《中國海洋大學報》的前身《國立青島大學周刊》創刊，期間又因學校的變遷，《中國海洋大學報》經歷了《國立山東大學周刊》《山大生活》《新山大》《山東大學》《山東海洋學院》《山東海洋學院報》《青島海洋大學》《青島海洋大學報》和現今的《中國海洋大學報》等不同階段，80多年來出版近2000期，形成了相當可觀的報紙檔案。要保證高校校報檔案的完整性和安全性，就要準備備份復制件，專門用于查閱利用?！吨袊Ｑ蟠髮W報》在每年寒假之后的春季學期開學伊始，都要將上一年度所出版的報紙裝訂成合訂本向校檔案館歸檔保存，除留存必要的數量外，還要向校內相關部門和校友等社會人士贈閱，并按照規定每年定期向國家圖書館和國家檔案館送繳已出版報紙樣本。

（二）高校校報檔案的數字化保存。高校校報檔案的數字化保存是儲存高校校報的數據信息和版面編排描述信息，把高校校報刊載的內容以及排版信息等直接儲存為數據信息，或通過電腦錄入、光電掃描等將報紙由紙質轉變電子版再進行保存。這種保存的優點在于有限的空間能夠儲存海量的數據，節省儲存空間且更加高效便捷，易于檢索利用。從2007年起，《中國海洋大學報》就實現了網絡數字版與紙質版的同步出版，當傳統意義上的紙質報紙還在發行過程中時，校內外讀者已經能夠從互聯網和手機客戶端上閱讀到數字報紙。

三、高校校報檔案的利用

隨著現代技術的發展、校報檔案保存方式的多樣化，校報檔案的利用渠道和方式也隨之多樣化。檔案的價值也可得以更多方面體現，為高校的整體規劃和文化建設發揮不可替代的作用，這也是檔案管理的根本目的。

一是對于需要使用查閱原版紙質檔案的，特別是年代久遠的老報紙，由于光線的照射等原因會出現報紙變黃變脆易碎的現象，為了保護歷史報紙，一般情況下盡量避免查閱，即使查閱也要按照檔案利用操作規程和程序，如佩戴專用手套，輕拿輕放，復制利用等。

二是隨著檔案技術的發展，對于需要查閱原版報紙的，現在也很少用直接翻閱的方式了，一般是先對報紙拍照，將報紙版面信息固化在微縮膠片上，或者使用更為先進的數碼相機拍攝后進行處理，制作索引，通過縮微膠片進行讀取。大多高校校報編輯部物理保存的校報檔案不具備這樣的查閱技術，但可以借助本校檔案管理部門來實現，以加大對校報檔案的保護。

三是可以通過數字技術復制年代久遠的歷史報紙。利用高校校報數字檔案的內容信息和版式編排信息等可以仿制曾經出版的報紙樣張，尤其是存量較少但是具有重大紀念意義的孤本類型的報紙，這樣既可以滿足高校教學、科研和紀念活動等的需求，又可以滿足收藏等特殊活動的需求。例如，在紀念中國海洋大學校報創刊80周年的活動中，編輯部策劃了尋找創刊號的活動，若能找到創刊號，對于補充和完善中國海洋大學校史和校報歷史意義非凡。但是由于歷史原因，《中國海洋大學報》的前身《國立青島大學周刊》于1931年5月4日出版的創刊號成了孤本，全國僅在北京大學圖書館藏有一套。獲悉信息后，中國海洋大學報編輯部專程派人去北京大學圖書館將創刊號通過技術手段仿制若干份，并將仿制版典藏于學校圖書館、檔案館和校報編輯部資料室，并向知名校友等贈送，這樣一來既滿足了紀念活動的需求，也為日后他人作學術研究和了解學校在那段特定歷史歲月中的教學科研等情況提供了史料依據。

四是利用網絡技術和搜索引擎迅速檢索信息。要求證高校在某個歷史時期的重大活動和事件，往往需要借助校報檔案。有了高校校報數字檔案后，可以憑借互聯網技術精準地達到目的，甚至可以調閱當時的版面信息，從而尋找豐富的內容。

五是高校校報數字檔案在推動報網融合和高校校報新媒體建設方面也起著重要作用。如今中國正在進入信息高速傳播的新媒體時代，作為傳統紙媒的高校校報也面臨嚴峻挑戰。但是，無論新媒體發展程度如何之高，都需要有內容的創作和生產，高校校報的數字檔案可以成為新媒體的再制作、再傳播提供豐富的信息資源，增強報道的厚重感和可讀性，提升新聞價值。而高校校報與新媒體的互動，則可豐富高校校報數字檔案的內容，使其利用附加值更高。如今，為了擺脫傳統紙媒的尷尬境地，越來越多的高校校報開始探索創辦微信微博等新媒體，以提升報紙的品牌影響力和競爭力。高校校報的數字檔案使得高校校報的新媒體建設擁有得天獨厚的資源優勢，對于高校校報新媒體開拓報道的深度和力度具有重要意義。

另外，校報檔案是高校其他工作的信息助手。高校校報的數字檔案在校園規劃與文化建設等方面也起著重要作用。校園規劃在高校各個時期發展過程中本著一種怎樣的理念和思路，當時的社會背景是什么以及取得的建設效果等，都可以在高校校報中體現出來，這對于未來高校校園規劃工作是有益的借鑒和參考。而校園文化建設對于推動高校發展，培養高素質人才具有重要意義，作為高校校園主流媒體的高校校報在推動和促進校園文化建設方面發揮著不可替代的作用。

四、高校校報檔案管理和建設的對策

（一）盡快實現高校校報檔案的數字化。由于體制、經費和技術等原因，仍有許多高校無法實現高校校報檔案的數字化，致使報紙檔案的保存仍以物理保存為主，這不僅給利用帶來不便，而且容易導致報紙檔案的磨損，不利于原始檔案的保護，減緩檔案的壽命。

（二）建立高校校報檔案信息數據庫。首先，應對高校校報檔案資料及數據進行收集、整理和錄入，選擇優質平臺、軟件，以便加強數據庫的維護和管理，提高報紙檔案的利用。

（三）高校校報編輯部要加強體制建設，規范校報檔案管理。高校校報編輯部要遵循國家檔案法律法規和學校檔案管理制度，加強制度建設，規范檔案員職責，把檔案工作納入單位日常工作中，確保高校校報檔案的立卷歸檔都有章可依，有章必依。

（四）高校校報采編人員要強化檔案意識，自覺提高檔案工作水平。做好高校校報檔案的歸檔和利用工作，關鍵在于人，也即高校校報的全體采編人員。具體來說，第一，高校校報編輯要自覺強化大局意識，要清晰地了解學校的歷史沿革、文化傳統及改革與發展，為報紙檔案的保存和利用做好文化積淀。第二，強化歸檔意識，在日常工作中注意報紙檔案的積累、整理和立卷，確保歸檔環節做到應歸盡歸，避免檔案材料漏歸造成遺失，為日后的檔案利用打下基礎。第三，強化檔案利用意識，檔案利用是檔案整個過程中的最終環節，也是實現檔案使用價值的環節，因此，校報采編人員增強報紙檔案的利用意識，在報紙編輯出版過程中或歸檔保存后都要積極利用校報檔案，充分發揮報紙檔案的作用。當然，高校校報采編人員熟悉相關檔案歸檔軟件的使用方法，提高計算機的操作應用水平也是應有之意。

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