推動高校綜合檔案館建設的思考

文/西南民族大學檔案館　葉楠

推動高校綜合檔案館建設的思考

文/西南民族大學檔案館葉楠

本文結合工作實際，論述了新時期推動高校綜合檔案館建設工作，不斷提升檔案信息服務能力和水平。

高校；綜合檔案館；建設

檔案是高校歷史的見證，是國家的寶貴財富，是重要的信息資源。現在各大高校綜合檔案館在科學研究、經濟建設、宣傳教育以及維護史實等方面都取得了不少卓越的成就。但從目前的發展現狀分析來看，絕大多數綜合檔案館的建設由于各種原因，并不盡如人意，致使很多檔案館的利用工作一直徘徊在低谷。如何建設檔案館，才能更好的做到檔案利用呢？那么就要從檔案館的分工管理開始探討。

一、建立完備的規章制度，緊抓基礎資源建設

（一）完備的規章制度是保證檔案歸檔完整、及時的基礎。各大高校制定了《各單位歸檔范圍管理辦法》《各單位檔案員考核辦法》等制度。規章制度的建立是保障檔案工作的延續性、規范性的基礎。而健全的制度是內部分工改革的基礎，內部的分工機制必須改。很多高校采取的是條塊式管理模式（由一位檔案員專管某一類別檔案，覆蓋該類檔案收集整理到利用的全套流程，如該檔案員因故不在崗位，便無法提供該類檔案收集利用）。這有很大的弊端：一人一線，人缺工作停，同時實現收集整理出的檔案在開發利用時得不到檢查。而改為聯動式多人管理模式內部分工都改為收集指導室、開發利用室，這種多人聯動管理模式即分別有多位檔案員共同負責某一項工作，即使出現某位檔案員因故不在崗位的情況，其他檔案員也能順利完成工作，從一定程度上避免條塊化管理所帶來的弊端，同時實現部門立卷—收集整理室—開發利用室，逐級上報，逐級檢查，避免了一個人收集一個人整理一個人出錯沒人檢查出來的局面。只有內部分工科學了，才能推行部門立卷制度。

（二）推行部門立卷制，緊抓基礎資源建設。推行部門立卷制度，將基礎資源建設放在檔案館工作的首位。所謂部門立卷是指由文件承辦和處理的部門負責進行檔案立卷的制度。這可以改變零散文件隨辦隨歸檔和成堆文件歸檔的錯誤做法，發揮承辦部門熟悉有關業務和文件處理過程的優點，提高立卷工作的效率。部門立卷的推動，能夠使收集檔案完整性最大化。檔案文獻資源是檔案館的基礎工作，無檔案則無檔案工作。部門立卷制度就要求高校檔案工作網絡隊伍都非常完善，而且要對各單位分管檔案的領導和部門檔案員進行系統定期地培訓。這樣全校各單位上交的檔案才能規范整齊。高校必須緊抓住信息資源建設這一龍頭，為檔案工作奠定良好的基礎。

二、以優質的檔案管理系統緊抓信息化建設

高校必須擁有優質的檔案管理系統。有了優質的平臺，才能夠更好地建設檔案信息化工作。信息化建設是檔案工作的根本方向，也是世界檔案的發展主流。高校檔案工作，緊緊沿著這個方向開展工作。高校要建設覆蓋全校的電子文件歸檔平臺、檔案管理工作平臺，網上相關信息自動搜集平臺，檔案利用服務平臺等。有了這些平臺，不但體現了檔案館的自動化、信息化、科技化水平程度，同時成倍地提高了檔案館的業務水平，提升了檔案館的地位。

從某種意義上講，檔案管理系統的規劃不僅僅是技術手段的考量，也是對我館檔案業務流程的再造，是對工作人員、經費、檔案資源及檔案收集、整理、利用等操作環節在思想觀念、行為習慣、工作方式、信息處理等方面進行的創新。檔案管理系統的規劃也意味著業務流程的改變。這也是遵循了管理學上的重要規律：先進的技術只有在與先進的管理相結合時才能發揮出作用。

三、兩館結合，凸現特色，加大資金投入力度

把校史館、檔案館作為一個部門來管理更有優勢。校史館所展示的材料基本上源自于檔案館。所以兩館結合，能使檔案館收藏的檔案文獻展示其活力，體現檔案的文獻價值。校史館也是宣傳大學的窗口，學生教育學習的基地，學校的重要客人，校領導都要帶領他們到校史館參觀。校史館的展覽會帶來許多發展機遇，檔案館的地位隨之得到提高。高校的部分工作已離不開檔案館的參與，檔案館的工作已成為推動高校各項工作的重要力量。

同時，加快檔案館的信息化建設，需要大量的資金投入。特別是認識到信息化建設工作不僅要包括教學、科研單位，而且應該包括學校的所有單位，對校內信息化建設一視同仁。經費的投入與保障，高校的檔案信息化建設工作才能走在前列。

四、要做到檔案利用超模多維化，服務人性化

（一）開展入校校史檔案宣講課程。高校檔案館工作人員可以設計一個PPT，內容包括通過基建檔案、科研檔案、教學檔案來呈現的校史；以高校檔案館平時為老師學生提供的服務實例為引子講解普及檔案知識。

（二）主動參與、開辦全校重大活動的組織、征集工作。

高校檔案館工作人員要通過自辦、合辦與聯辦有特色的展覽，讓檔案館的手頭工作也體現出與時俱進的氣息。

（三）人性化服務是高校檔案館工作的宗旨。我們要堅持綜合性、開放性、文化性、多功能性的服務管理理念，把高校的檔案館建成學校精神文明的一個窗口，在未來的新館設計一些展覽室、閱覽室，為學校的老師和學生提供服務。

（四）高校檔案館應該積極開展編研成果。檔案館不僅要把基礎資料收集、整理、保管、利用好，還要做好檔案文化、檔案科研、檔案編研成果的開展。

高校檔案館要進一步加強檔案工作規范化、科學化、信息化建設，進一步開發和利用館藏檔案信息資源，發揮檔案存史資政、文化傳承的功能，不斷提升檔案信息服務能力和水平，為高校發展作出更大的貢獻。