養老機構檔案管理的強化方式解讀

文/湖北省襄陽市社會福利院　武娟

養老機構檔案管理的強化方式解讀

文/湖北省襄陽市社會福利院武娟

養老機構的檔案集中反映了各項業務的開展情況，是養老機構服務工作和管理工作的真實記錄，也是養老機構發展中形成的寶貴資源。本文從分析養老機構檔案管理的薄弱環節入手，對強化檔案管理的方式進行論述，期望對推動養老機構檔案工作規范化、高效化、制度化發展有所幫助。

養老機構；檔案管理；強化方式

一、養老機構檔案管理的薄弱環節

（一）檔案資源管理不完善。在養老機構的檔案管理工作中，由于缺少統一的檔案管理業務標準，從而導致各種文件保存時間和保存方式不一致，沒有形成完善的檔案資源管理方案。雖然養老機構均提高了檔案管理工作的重視程度，根據業務需要實施了分類檔案管理，但是仍存在著檔案資源收集整理不完整的情況。同時，養老機構有關護理服務、康復服務、設施設備、膳食記錄等方面的文件資料較為零散，并且沒有建立起聲像、實物、電子文件檔案，造成檔案資料載體過于單一，資料信息含量不高。

（二）檔案基礎工作不規范。養老機構的檔案管理工作不規范，沒有準確把握工作側重點。大部分養老機構重視人事檔案、文書檔案、會計檔案、基建檔案、業務檔案的建立，而忽視了養老人員的檔案建立。由于缺乏統一制發的文本格式，使得入院材料、離院材料、護理記錄、死亡記錄、服務協議等編制不規范，文件形式多樣，甚至紙張大小不一。在老年人離開養老機構時，養老機構只能提供財務結賬記錄單，而不能提供規范的離院記錄文本資料。

（三）檔案人員素質不高。部分養老機構未能設置專門的檔案管理部門，沒有配置高素質的專職檔案管理人員，也沒有對檔案工作人員進行定期的業務培訓。只有一些參加衛生系統管理考評的養老機構，其配備的檔案工作人員素質相對較高，具備檔案管理崗位勝任能力。而大多數民辦養老機構沒有過多精力培養檔案管理隊伍，只是挑選若干非檔案專業的人員簡單地從事檔案收集、整理、調閱工作，導致檔案資料歸檔的隨意性較大，歸檔質量偏低。

（四）檔案設施建設落后。受養老機構經費緊缺的限制，一些機構未配備專門的檔案室，致使檔案資料存放在各業務部門中，難以形成對檔案資料的統一管理和高效利用。即便是養老機構設置了檔案管理部門，但是也沒有為檔案管理部門的日常工作開展配備齊全的設備設施，導致檔案工作質量不高，檔案歸類存檔混亂，檔案保管存在一定安全隱患。此外，檔案管理仍然采用單一的人工處理方式，沒有引入先進的信息技術和計算機技術作為檔案管理的有效手段，隨著檔案工作內容的日益繁雜，嚴重影響了檔案管理效率的提升。

二、養老機構檔案管理的強化方式

（一）強加對檔案管理工作的監督指導。檔案是維護養老機構服務對象和機構本身合法權益的有力依據，有關部門必須重視對養老機構檔案管理的頂層設計，認真分析養老機構檔案資料產生的過程，結合各項業務流程，制定統一的檔案管理標準和技術規范。同時，有關部門要加強對養老機構檔案工作開展的監督指導，組織各類培訓活動，要求檔案人員掌握相關標準和規范，強化檔案管理工作的有序開展。

（二）加快養老檔案管理制度建設。對于養老機構而言，想要確保養老檔案管理工作的有序開展，相關的管理制度是不可或缺的重要因素，為此，養老機構應當加快養老檔案管理制度的建設。首先，應建立并健全包含養老檔案管理所有環節的規章制度，并制定與檔案管理工作相應的業務流程及分類方案，為養老檔案管理工作的開展提供指導依據。其次，養老機構可按照我國現行的《檔案法》《歸檔文件整理規則》的規定要求，以機構的實際情況為立足點，對相關的檔案管理制度進行建立健全，具體應包括如下制度：立卷歸檔制、檔案庫管理制度、檔案保密制度、鑒定與銷毀制度等等，力爭做到養老檔案管理有制度可依，這有助于檔案管理工作水平的進一步提升。

（三）提高檔案人員專業素質。檔案管理人員的自身素質和專業水平的高低決定了檔案管理工作的開展成效，為了實現檔案管理規范化和科學化的目標，在當前的新形勢下，養老機構應當將提高檔案管理人員的專業素質作為重要工作來抓。養老機構的主管領導應當充分認識到提高人員素質對促進機構發展的重要意義，并逐步將檔案管理人員的素質培養提到工作日程上來，從而確保相關培訓工作的順利開展。養老機構的檔案管理人員則應積極主動地提升自身素質和專業水平，多參加機構組織的培訓活動，并利用各種渠道進行自學，豐富檔案管理知識、掌握檔案管理技能，提升檔案管理工作能力，促進養老機構持續發展。同時，還應不斷提高養老檔案管理人員的管理觀念，增強他們的服務意識，為養老檔案管理規范化、制度化目標的實現提供保障，具體可通過以下方法對檔案管理人員的觀念進行強化：其一，增強利用意識。檔案管理人員在開展相關工作的過程中，除了要做好資料的收集、整理、保管等基礎性工作之外，還應當對養老檔案進行充分地開發與利用，這就要求檔案管理人員要重視歸檔工作，歸納總結出便于查閱的材料，以便利用。其二，增強開放意識。為進一步提升養老檔案的查閱速度，檔案管理人員可將歸結好的材料編輯成冊，列出目錄，并將之輸入到計算機系統當中加以保存，由此既可以確保檔案的安全性，又能使檔案的查詢更加方便、快捷。其三，增強服務意識。在當前的新形勢下，檔案管理人員要變被動服務為主動服務，及時了解并掌握有關的信息，將檔案保管變為提供和利用，這樣不但可以提升服務質量，而且還能提高檔案的利用效率，可以使養老檔案的作用得以充分發揮。

（四）重視檔案管理基礎設施建設。各種基礎設施是養老檔案管理工作開展的必要條件，為此，養老機構應當對檔案管理基礎設施的建設予以足夠的重視。首先，機構領導應當給予養老檔案管理工作一定的支持，并逐步加大相關方面的人財物投入力度，借此來解決養老檔案工作中專業人才匱乏、資金短缺以及硬件設備設施不足等問題。其次，要進一步加大相關經費的投入，為檔案管理工作的開展提供物質保障，在條件允許的情況下，可將檔案室、閱覽室、辦公室三者分開，并購置相關的設備，如電子掃描儀、計算機、防磁柜等。再次，遵循養老檔案集中管理的原則，以此來保證檔案使用中的安全性，同時，應發揮出計算機在檔案管理中的優勢，加快檔案信息化建設進程，建立檔案管理信息化系統，提升檔案的服務效率。

三、結論

總而言之，養老機構要重視檔案管理工作，將檔案資源作為養老機構寶貴的有形資產和無形資產。在檔案管理工作開展中，養老機構要進一步規范檔案工作流程，建立健全相關管理制度，處理好檔案管理部門與各部門之間的協調運作關系，確保檔案資料收集完整。同時，加大檔案基礎設施建設，為提高檔案管理工作質量奠定物質條件基礎。

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