文檔工作“五納入”在核電文檔管理中的作用

文/寧夏工商職業技術學院 丁繼承

文檔工作“五納入”在核電文檔管理中的作用

文/寧夏工商職業技術學院 丁繼承

準確、簡練和質樸是公文語言應有的三個基本特點，也是公文核心的要求和境界。要吃準國家思想意志和政策要求，客觀反映事物實際，考究語法邏輯，做到嚴謹規范、簡潔凝練和樸實自然，提高公文撰寫質量和水平，更好服務行政工作。同時，文如其人，公文語言的簡練、準確和質樸，也是公文撰寫者的人格魅力體現。

公文語言；準確；簡練；質樸；高人好文

公文及其撰寫，是經國大業、不朽盛事，在行政事務中扮演著十分重要的角色。公文的語言，既是對祖國語言文字的承傳，是公文內容的承載，是公文質量水平的重要衡量標準之一，也是公文撰寫者人格魅力的凝聚和體現。祖國漢語博大精深，詞匯豐富，公文語言的措辭也非常有講究。公文即是文筆操練、文思薈萃之一種。同時，公文又有其特殊要求，比如語言的組織，應把握以下共同原則：公文語言要準確，客觀反映事實，精準用詞，要將事情說清楚，不能模棱兩可、言不逮意；公文語言要精簡凝練，即簡練，不能有冗余的地方，要講求公文功能，提高辦事效率，為辦文者節省時間；語言要質樸，避免文過飾非，杜絕夸張吹噓等形式主義的東西，不因刻意追求辭藻華麗而無實質內容，要做到莊重規范、平實易懂，體現公文內在的美和為文者的功夫修養和人格之美。

一、準確

用語準確，是公文行文的生命線。公文語言的準確，就是用正確的語句準確客觀地反映事物的實際情況和本質特征。這就要求，公文用語必須恰切表達思想內容、符合事實和真理、符合語法邏輯。

具體說來，一是行文用語要吃準國家政策及要求，準確傳達貫徹并完成之。這就要求行文者平時多學習和積累政治理論知識，做到與國家意志保持高度一致，并融會貫通之，與本單位本區域實際情況緊密結合，使所發公文達到宣傳發動、指導行動等目的。要忌諱對國家意志的隨意發揮、一知半解甚至背道而馳，致使公文發出錯誤引領而誤人誤國。二是要仔細斟酌、吃透吃準詞語的詞性、詞義、感情色彩、程度范圍、彈性、搭配及分寸感等特點及要求，遵循約定俗成的公文特殊用語，做好科學研判、謹密推理，杜絕偽造事實、歪曲原本，忌諱長官意志、主觀思維和感性意識，做到理性恰切地反映客觀事物的實際情況，為決策者和執行者提供準確信息，切實發揮好公文應有的作用。三是必須考究句子的修辭格、語序、語氣、成分、標點符號等語法邏輯，做到用語規范和嚴謹。要恰當使用修辭格，不因輕易使用夸張等修辭格而傷了公文準確嚴肅的本色。成份要完整。據筆者觀察，當前公文句子成份普遍存在的一個問題就是主語殘缺，往往以“通過……”“為了……”“在……下”等狀語詞組做了主語。要明確句子的主干成分即主、謂、賓語，不能隨意省略和無故殘缺。至于輔助成分定、狀、補語，則可視必要情況做出選擇。造句要符合邏輯。要避免公文句子所描述對象的種屬概念并列、自相矛盾等邏輯錯誤。小結之，要扎實修好《現代漢語》《公文寫作與處理》等相關專業課，做祖國語言悠久的歷史傳統和文化用語習慣的學習者、傳承者、踐行者，準確說漢語、準確寫公文。另外，用好公文專用語言。

二、簡練

簡練包含了兩層意思，一曰簡潔，一曰凝練。清代劉大櫆在其《論文偶記》中論述了公文以精簡為貴：“凡文，筆老則簡，意真則簡，辭切則簡，理當則簡，味淡則簡，氣蘊則簡，品貴則簡，神遠而含藏不盡則簡。故簡為文章盡境。” 一方面，越是筆法老練、感情真摯、言辭確切、事理精當的內容就可以簡潔處理，這一方面指出哪些可以“簡”為，另一方面也指出，簡練即是文章（公文）的最高境界。舉個簡單的例子，某開會通知言：“各縣、市總工會：定于9月8日，召開各縣、市總工會主席會議。報到時間：9月7日。報到地點：地區工會招待所。”某做了如下修改：“各縣、市總工會：9月8日召開各縣、市工會主席會議，請7日到地區工會招待所報到。”如此簡練的語句，無疑提高了公文的水平，應提倡推廣之。

中央八項規定明確要求：“要精簡文件簡報，切實改進文風，沒有實質內容、可發可不發的文件、簡報一律不發。要進一步壓縮報道的數量、字數和時長”，這對公文的簡練提出了明確要求。換句話說，在表述準確、明白的前提下，公文寫作用字越少越好，語言越簡練越好。

要做到簡練，需要深刻做好文字功底的修煉。一是錘煉字詞、精簡用語，盡量使用短句，即發短文說短話說簡練的話，努力做到文約而事豐。這不僅是方便行文和閱讀處理的需要，更應是高質量和高水平公文的基本標志。單音節能表白的，不用雙音節或者連綿詞、連動詞；一句能說清的不要寫兩句；可說可不說的，不寫；基本沒用的字詞更要棄之。至于“不著一字、盡得風流”，時人最難達到。比如最新十五種法定公文的開頭要求交代發文背景、目的、依據等，實際中有的公文則用不少篇幅去贅述，使人倍感啰嗦，閱讀費時，還浪費筆墨紙硯感情，損傷了公文應有的簡練美。很多人喜歡用并列句子或組詞，貌似辭藻肥碩、文采豐茂、整齊對稱，實則拖沓冗長、不知所云。尤其要忌諱“假大空”話，拾人牙慧反而沒了自我。更有甚者，粘貼復制、抄襲代寫一大片，看似“文筆”滿腹，實則舊社會的裹腳布，又臭又長且無關緊要。二是適當采用文言詞語。公文必須批判繼承文言詞語，使其語言更加精練高雅，這是對中華文明最主要記錄者古代漢語的傳承的最基本手段，也是貫徹習近平總書記弘揚傳統文化、加強古漢語學習的實際行動。試較：“來函收悉”“來信收到，內容盡知”和“你們的來信我們收到了，

其中的內容經過閱讀都已明白了”，第一句傳達出的確是漢語的凝練美、高雅美，盡其意而不剩余，撮其要而無疏漏。當然，運用文言詞語，一定不能生吞活剝，食古不化，要適當、活用、自然、流暢。古代文言和現代白話完美地結合在一起，才是簡潔明了、自然流暢，給人美學散步和讀有余香。

三、質樸

所謂質樸，是指公文的語言要做到樸實自然、明白流暢、通俗易懂和大方莊重。所謂“清水出芙蓉、天然去雕飾”，不造作、不賣弄，不溢美、不虛飾。魯迅和毛澤東曾分別在《答北斗雜志社問》和《反對黨八股》等文章中指出，不要生造除自己之外誰也不懂的語言。直到今天，公文語言的溢美虛飾等現象依然不同程度地存在，最明顯的就是宣績和報喜不報憂等。自從黨的群眾路線教育實踐活動后，公文中套話連篇、華麗辭藻以及大肆宣揚成績等現象明顯改觀。在新一屆中央政治局常委與中外記者見面會上，習近平總書記一句“人民對美好生活的向往，就是我們的奮斗目標”的真情表露，樸實無華而又情真意切，給世界留下了深刻的印象。這既是對全黨同志的諄諄告誡，也是對全體人民的鄭重承諾，看似平常一句話，卻傳達了無盡深意。再試讀“一把手親自抓，縣委委員人人抓，分管委員認真抓，主管部門直接抓，有關部門配合抓，村鎮黨委層層抓”，就一個謂語動詞“抓”，說來說去只是幾個主語和狀語的輪換，純粹是堆砌、賣弄和虛飾，讓人“扯鋸”扯得太累且心生厭惡，并無實際意義。有的公文在評述一次活動的意義時，往往夸大其詞、宣績宣得過了頭，套用一些終結詞如“標志著……”“里程碑”之類。畢竟只是一次活動而已，決不能代替全部的成績，尤其是不能故意宣績而忽略不足，致使漂浮而不實在、空套而不自然，讓人覺著頭重腳輕根底淺、嘴尖皮厚腹中空。在黨性分析、對照檢查、工作總結、述職報告中，不少文章大篇幅敘述成績，而對于存在問題以及原因根源剖析卻蜻蜓點水、幾筆帶過，這也是不質樸的直接體現——不光是文，也還是作者其人。

語言的組織即是文風。一篇公文的文風應力求質樸。這種文風恰恰是為文者的人品。閱讀公文有如閱讀一個人。語言的堆積，辭藻的華麗，語氣的生硬缺乏禮貌，刻意追求排比對偶對稱等，反而覺著言不逮意、臘味倦意。若是閱讀這樣的人，同樣會沒有好心情。質樸，即用簡練的話語準確表達深意，猶如做人穿衣，不在花里胡哨，干凈、簡單、整潔即好。因此，為文恰似為人，應力求簡練準確和質樸，簡單磊落、韻味深沉，才是高人好文。

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[2]呂子靜.淺談公文語言的特點與要求[J].陜西青年管理干部學院學報,2006(3).

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[4]張永明，裴婉辰.公文寫作的語言特色——兼談如何提高公文寫作水平[J].白城師范學院學報,2013(4).

[5]文秀.習近平講話的語言風格及特點[J].理論導報, 2014(1).