知識管理趨勢下勘察設計行業的檔案信息化建設

文/廣東省建筑設計研究院 葉琳芳

知識管理趨勢下勘察設計行業的檔案信息化建設

文/廣東省建筑設計研究院 葉琳芳

本文在介紹知識管理是勘察設計行業信息化發展趨勢的基礎上，分析行業內檔案信息化建設現狀及存在問題，認為知識管理的實施對于促進檔案信息化管理和開發檔案信息資源具有積極意義，并提出如何構建以知識管理為導向的檔案信息化建設體系。

檔案；檔案信息化；知識管理；勘察設計

一、勘察設計行業信息化的發展趨勢

目前我國勘察設計行業大部分單位對知識管理僅處于收集、積累的起步階段，例如，正在逐步建設以設計數據管理為核心的應用平臺，可根據需求擴展其知識庫的分類，將設計成品、科研成果轉化為分類專題知識庫，實現資源整合共享。而行業內有的企業在知識收集、融合、利用和創新方面的建設取得了顯著成果，構建了項目工程檔案數據模型，集成管理檔案、圖書、情報資源，開發了以檔案信息資源為核心的多元化數據中心、高效的數據管理系統和智能的知識利用平臺，建立知識管理實施體系，實現知識資源統一整合和標準化、規范化管理，并智能推送，從而實現個人知識組織化，組織知識個人化，提升核心競爭力。

勘察設計行業信息化發展從以數據管理為核心，到現在大部分以信息管理為核心，最終必將提升到以知識管理為核心。行業的發展決定了知識管理的必然性，而行業信息化的發展趨勢，必將深刻地影響檔案信息化建設的發展趨勢。

二、勘察設計行業檔案信息化建設的現狀

檔案管理大多經歷了手工管理階段、計算機輔助管理階段、檔案信息資源管理階段三個階段，部分行業領先的企業已經開始探索知識管理。隨著行業內越來越多企業使用協同設計、出圖管理等系統，逐步實現“從管理紙質檔案向管理電子檔案轉變，從管理靜態文檔向動態電子文檔過程管理轉變，從只管理終版文件向工程全生命周期的文件管理轉變”，逐步實現電子文件的存儲、查詢、共享、權限、版本控制等管理，從而奠定了實現工程電子檔案全生命周期管理和進而開展知識管理的良好基礎。

推進檔案信息化有利于推動實施知識管理，促進資源共享，但現階段行業內檔案信息化建設中仍普遍存在以下問題：

一是檔案管理人員容易安于現狀，忙于傳統的檔案整理和調閱圖紙這些繁瑣的常規性業務工作，管理理念和工作方式沒有與時俱進，缺乏開展檔案收集工作的多維視角，尚未樹立前端化、全過程管理的理念，沒有主動地參與設計過程的管理和控制，僅靠管理手段難以驗證歸檔電子文件的真實性、完整性和有效性。

二是由于單位的設計成果、科研成果分散在各設計部門，出于自己查閱方便、保護本部門知識產權的思想，這些部門歸檔意識和共享意識不足，大大增加了檔案部門檔案收集及時、齊全完整和資源共享最大化利用的難度。工程檔案歸檔范圍廣，文件內容較多，時間跨度大，歸檔工作在后端，檔案部門難以判斷歸檔內容是否齊全完整，十分被動。

三、構建以知識管理為導向的檔案信息化建設體系

作為知識型企業，勘察設計單位歷年積累的設計成果和科研成果豐碩，可挖掘利用的知識資源豐富，若這些資源不能規范積累和有效利用，無疑是對企業知識資源的巨大浪費，而豐富的檔案信息資源正是顯性知識的主體，因此，借助知識管理的發展趨勢，做好信息化中長期規劃，加快推進檔案信息化建設極其重要。

檔案信息化是檔案事業發展中的一項動態系統工程，“它不是單純的技術現代化、手段現代化過程，也不能簡單地與檔案數字化、網絡化建設等同起來”，它要求檔案部門將信息技術運用到檔案管理中去，“以檔案信息資源建設為核心，信息網絡為基礎，信息人才為依托，檔案信息法規、政策、標準為保障”。當前，對于大多數企業來說，員工對知識管理的認可度低，信息化層次和使用效率低，尚未具備全面鋪開開展知識管理的條件，為此，知識管理需分三步走，第一步是夯實檔案信息化基礎，推動知識管理的實施；第二步是分步建設知識體系，優化資源利用；第三步是優化內部管理，完善管理機制。而對于檔案管理部門來說， 在這過程中構建以知識管理為導向的檔案信息化建設體系可大有作為。

（一）夯實檔案信息化基礎，推動知識管理的實施。以檔案信息化作為知識管理的基礎是勘察設計行業的必然選擇，一是設計檔案是設計人員的直接成果，是設計單位數量最多、價值最高、利用最頻繁的信息資源；二是檔案管理已有比較完善的基礎，同時也已積累了大量的經過系統整理的信息資源。因此，實施知識管理，首先就要開展以知識管理為導向的檔案管理，進而是以檔案管理為基礎的知識管理。針對行業內檔案信息化管理現狀，提出以下三點：

第一，增強共享意識。知識管理不是某個部門、某部分人的事，需要每個部門、每個員工的共同參與，共建、共享知識資源。保護知識產權可以激勵信息資源的創造與產生，但知識產權的過度保護，在一定程度上又會抑制信息資源的共享與使用。知識產權代表了智力成果創造者與投資者的利益，屬于個體利益，而資源共享代表的是單位集體利益，即代表了所有員工共同使用信息資源的權利，如何平衡兩者利益，增強共享意識和共建動力，是實施知識管理首要解決的問題。

第二，豐富知識資源。一方面，開展數字化工作，尤其是圖紙檔案，將歷年來大量的紙質圖紙轉化為電子圖紙，上傳到檔案管理系統，并進行圖紙信息著錄，便于設計人員在線檢索、預覽圖紙，促進檔案信息資源的高效利用；

另一方面，樹立以知識管理為導向的檔案管理意識，明確依據利用需求，擴寬資源收集范圍，為專項知識庫建設打好基礎。

第三，加強各管理環節的無縫對接。以檔案信息化為基礎的知識管理，并不僅僅是檔案部門的工作，它涉及到技術管理、項目管理等多個環節和多個部門，是一個綜合管理控制過程，從信息資源的形成、收集、整合到安全使用，需要各部門的有力支持和配合，不同系統間的相關數據對接和整合對于實施知識管理至關重要。知識管理需要建立在完善的標準管理、過程管理和成果管理的基礎上，所以首先需要通過各種過程管理系統實現對設計過程的全程管理和對生產經營、行政管理的全面管理，這正是獲取知識資源的基礎，進而對已有的過程數據和成果數據進行科學梳理，從中提取有效知識，深入挖掘，形成知識地圖，便于檢索利用、智能推送。

（二）分步建設知識體系，優化資源利用。知識管理的基礎和核心是資源建設，目標和導向是知識服務。首先必須明確知識的來源、結構和價值，深化分析核心知識和知識服務應用的需求，從戰略發展、業務流程等進行總體規劃，制訂目標和實施策略，然后分步建設知識庫，建立知識管理系統或平臺，深化數據的組織，優化數據的利用，解決各類知識資源的收、存、管、用問題，提供資源整合共享、交流指導、多維度展示及檢索利用的平臺，方便利用者自如地獲取知識和分享知識。依據企業自身需求分步建立專題知識庫是構建知識體系的基礎，如建立包括行業規范、作業指導書、標準圖集等的基礎庫，包括方案、圖紙、設計資料、圖片視頻等的工程庫，包括標準流程庫、標準產品庫、論文庫、科研成果庫、專利庫等的成果庫，等等。

（三）優化內部管理，完善管理機制。無論是檔案信息化建設還是實施知識管理，都不僅僅是建立系統、集中數據，更重要的是要為有效的資源獲取、分享和利用創造條件，需要技術、管理和文化三重體系的支持。因此，為確保知識管理平臺的及時更新、長效運行，需要優化內部管理，完善知識管理機制，包括知識管理崗位制度、知識發布和更新制度、知識使用規范、知識考評制度等，充分調動設計人員的積極性和主動性，引導他們改變觀念，把知識管理工作納入崗位職責，同時盡量不增加他們的工作負擔。

雖然知識管理在勘察設計行業的應用還處于探索階段，但其重要性和緊迫性已逐漸成為行業共識，若能長遠規劃，確立知識管理發展戰略，推動信息化建設，必將推動企業在科技創新和可持續發展的道路上更快地前進。無論是信息化建設還是知識管理，都不是個別部門的事情，需要多個部門合作、全員參與，檔案部門應抓住機遇，在做好檔案實體、信息利用服務的基礎上，進一步創新管理方式和服務方式，促進檔案信息資源更好地發揮其憑證價值和參考價值。

[1]中國勘察設計協會，關于印發《“十二五”工程勘察設計行業信息化工作指導意見》的通知[Z]，中設協字〔2011〕30號.

[2]郝亞力，設計公司建筑設計檔案的管理特點與方法[J]，城建檔案，2005（3）.

[3]黃志文，關于檔案信息化建設實效性的思考[J]，檔案學研究，2003（4）.