淺談檔案開發利用中的保密工作

文/中鐵第一勘察設計院集團有限公司 李寶榮

淺談檔案開發利用中的保密工作

文/中鐵第一勘察設計院集團有限公司 李寶榮

本文論述了正確處理檔案保密與利用的關系；做好檔案開放過程中的保密工作；加強檔案利用中的監督工作。

檔案開發利用；保密工作

檔案是重要的社會信息資源，對于檔案管理工作而言，不僅要注重檔案載體的保管，更要注重檔案信息資源的開發與利用。然而檔案信息資源中很多涉及國家機密、國家安全和國家利益，對國家經濟發展和社會穩定具有重大影響作用。這就要求在完成檔案保管和檔案信息資源開發利用的基礎上，做好檔案的保密工作，處理好兩者的關系，既要做到充分開發利用檔案信息資源，又不影響檔案保密工作的實施，真正維護檔案信息安全，充分實現檔案的價值。

一、正確處理檔案保密與利用的關系

保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。往往造成大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。因此，改變傳統觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實重視檔案信息資源的開發與利用勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

二、做好檔案開放過程中的保密工作

在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

一是注意做好審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行：1.初審，檔案館工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。2.中審，由具有較高政策水平和業務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。3.終審，由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。

二是注意做好解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規定，劃分為“絕密”“機密”“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效性。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。對劃密檔案進行解密工作，應當遵循保密法的有關規定，即：“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密。”也就是說，解密是由原確定密級的機關、單位或其上級機關進行。

三是注意做好相關基礎工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作，即：一要提高開放檔案案卷的內在質量。利用原有基礎，進行系統整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。二要建立健全檔號。要適應開放后檢索與管理的要求。三要編制檢索工具。一是基礎性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；三是文字敘述性檢索工具，如《開放檔案全宗介紹》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現檢索途徑的多元化。四要準備好副本。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本。

三、加強檔案利用中的監督工作

要做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。加強檔案利用過程中的監督工作必不可少。具體說來，檔案利用監督可以從以下幾個方面實施：

一是加強隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的政治素質、業務素質、文化素質等。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。

二是加強制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

三是加強監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監督，要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。