信息化時代背景下戲劇檔案的整理利用研究

文/中央戲劇學院　翟菲

信息化時代背景下戲劇檔案的整理利用研究

文/中央戲劇學院翟菲

戲劇檔案的整理利用對戲劇藝術的傳承與發展具有相當積極的作用。文章從此出發，首先概述了戲劇檔案的內涵以及管理模式，然后從創新形式、完善效能、提升效率三個角度探討了信息化時代背景下戲劇檔案整理利用的價值，最后，就如何進行戲劇檔案的整理利用提出了幾點策略，包括立足戲劇檔案數字化加工、構建戲劇檔案信息管理平臺、完善戲劇檔案的搜集整理、注重戲劇檔案的開發利用等內容。

戲劇檔案；信息時代；整理利用

信息技術的誕生、發展與普及深刻地影響了人類社會的各個層面，檔案管理工作也不例外。戲劇檔案是戲劇藝術在長久的發展歷程中所形成的一系列資料，以戲劇劇本為核心，它不僅是中國戲劇藝術的重要載體，也是后人進行戲劇創作與研究的資源寶庫。戲劇檔案管理工作是保護戲劇資源，促進戲劇發展的基礎性工作之一，隨著信息時代的到來，傳統的戲劇檔案管理工作越來越難以適應戲劇傳承與發展的實際要求，改革勢在必行，而信息化則是戲劇檔案管理工作改革的要點，它不僅能夠強化戲劇檔案管理的效能，還能有效提升其應用效率，一舉多得。換句話說，信息化建設是目前戲劇檔案管理工作自我完善的必經之路，當然，它也是促進我國文藝事業發展繁榮的必要手段。

一、戲劇檔案概述

（一）戲劇檔案的內涵。檔案作為信息的載體，由來已久。我國自古便有“結繩記事”的說法，“結繩”就具有檔案的意思。戲劇作為舞臺表演藝術而言，主要通過演員的語言動作來實現敘事的目的；作為文學概念而言，它則特指演員表演所依據的劇本。戲劇檔案是與戲劇相關的資料的統稱，其中劇本為核心，此外創作者的生平經歷、后世的相關研究等都是戲劇檔案的重要內容。戲劇檔案作為檔案的一種，既有戲劇自身的特性，也有一般檔案的共性，因此，戲劇檔案管理工作需要從個性與共性的實際需要出發，采取最為適宜的管理方式。

（二）戲劇檔案的管理模式。戲劇檔案管理模式指檔案管理中所采用的具體模式，它通常包含以下三個層面的內容：第一，檔案的搜集。我國戲劇藝術歷史悠久、流派眾多，每個省份都有大量不同的劇種，劇本數量汗牛充棟，加之戲劇作為一門富有生命力的藝術形式，新興的戲劇劇本也與日俱增，這就需要工作人員做好檔案的搜集工作，而這也是戲劇檔案管理的基礎所在；第二，檔案的分類。檔案分類是檔案工作的內在要求，也是提升檔案利用效能的客觀需要，就戲劇檔案而言，工作人員可以從戲劇類型、戲劇題材、戲劇情節、戲劇風格等多個角度進行分類工作，便于搜索、查詢；第三，檔案的應用。檔案管理工作除了有保護檔案的意義以外，更重要的是服務于實際應用，因而，在戲劇檔案管理中，也必須以檔案的應用作為最終的管理目標。目前，傳統的紙質檔案管理方式舉步維艱，難以適應檔案的搜集、整理與應用工作，信息化是必然的發展方向。

二、信息化時代背景下戲劇檔案整理利用的價值分析

（一）創新檔案管理形式。戲劇檔案管理以檔案的搜集、整理、應用為主要目標，傳統的檔案管理工作以物質檔案為主，具體而言包括圖片、文字以及音像制品等多種形式。這種管理方式具有搜集難度大、管理要求高、利用效率低等特點，嚴重制約了檔案管理工作應用價值。信息技術的誕生與發展為戲劇檔案管理工作改革與進步提供了新的途徑，其中最為核心的便是創新了檔案的管理形式，使檔案管理的具體內容從物質檔案轉變為數字檔案。換言之，信息技術促進了物質檔案的信息化轉變，將原本保存于圖文以及音像制品中的戲劇檔案信息轉變為數字信息，以比特的形式存儲于網絡世界之中。相比于傳統的物質檔案而言，新型的檔案管理形式具有如下幾點特征：第一，便捷化。數字檔案突破了原有物質載體的局限性，調動、查閱更為便捷，更符合現代檔案管理的需要；第二，共享化。數字檔案依托網絡世界實現了共享目標，開發潛力更大。

（二）完善檔案管理效能。戲劇檔案管理有兩大目標，一是檔案，尤其是重點檔案的保護工作，如明清時期留存下來的戲劇劇本等；二是檔案價值的開發利用工作。傳統的檔案管理在這兩大目標的實現上都具有局限性。第一，就檔案的保護而言，紙質檔案的生命力較為脆弱，每次翻閱都會造成不可避免地磨損，在這里，檔案的保護與利用存在著沖突；第二，物質檔案無論保管多么得力，都存在著損毀的風險，比如地震、火災等自然或人為災害會使得檔案遭受不可逆的損失。檔案的信息化則能很好地彌補這兩點不足。首先，物質檔案信息化之后，如無特殊需要，研究者只需通過計算機調用信息檔案則可，原件可以避免過多地翻閱，得到妥善保存；其次，信息檔案以信息技術為依托，以網絡為傳播途徑，具有可復制性、共享性等特點，也就是說，物質檔案一旦信息化之后，便永久地留存于網絡世界之中，從而確保了戲劇檔案的永續性。

（三）提升檔案利用效率。檔案管理工作歸根到底是服務于現實需要的，也就是說，戲劇檔案的整理工作最終要以現實生活中的應用為目標。就目前的戲劇檔案整理工作而言，利用效率偏低是顯而易見的。首先，戲劇檔案大都保存在特定的檔案機構之中，查閱起來較為麻煩，一些重點檔案出于文件保護的需要，查閱時需要經歷多重手續，費時費力；其次，目前戲劇檔案的保存機構，大都是針對特定的研究人員開放的，普通大眾對之通常缺乏必要的了解，也難以進入其中。檔案管理的信息化則可以改變這一現狀，提升檔案的利用效率。比如，檔案信息化之后，研究人員可以借助網絡，足不出戶地獲取了相應的檔案信息，節約檔案的查閱時間，提升研究效率；又如，檔案信息化使得戲劇檔案成為大眾檔案，每一個對戲劇有興趣的人都可以查閱檔案內容，這對戲劇檔案最大限度地實現自身價值也具有積極意義。

三、信息化時代背景下戲劇檔案整理利用的策略研究

（一）立足戲劇檔案數字化加工。檔案內容的信息化是信息時代背景下戲劇檔案管理工作的首要內容，數字化加工則是檔案信息化的必然途徑，它同時也是進一步構建戲劇檔案數據庫以及信息管理平臺的基礎工作。就戲劇檔案的數字化加工而言，通常包括兩種形式：首先，檔案管理人員可以采取著錄的方式將戲劇檔案中的文字信息轉變為信息技術下的數字信息，這種轉變方式適宜那些文字量較小的戲劇檔案；其次，管理人員也可以通過掃描、圖像處理等方式對文字信息進行處理，這種處理方式更為迅速，也更適宜于大規模的戲劇檔案轉化工作，無論哪一種方式，都為戲劇檔案的檢索與利用提供了便利。當然，在戲劇檔案數字化加工的過程中，管理人員還要借助專門的軟件將目錄數據庫以及圖像文件數據庫進行掛接，并在此基礎上檢查數據庫信息的準確性以及完整性。

（二）構建戲劇檔案信息管理平臺。信息管理平臺是信息時代戲劇檔案管理的主要追求和核心目標之一，它同時也是提升戲劇檔案信息化管理水平的必經之路。信息管理平臺以現場技術資料的控制為重點，以戲劇檔案信息的資源共享為目標，集戲劇檔案管理系統、戲劇檔案信息發布系統、網上遠程檢索系統等多種系統于一體，對戲劇檔案的搜集、整理與應用有著多重價值。信息管理平臺中的檔案資料以數字信息的形式存在，突破了以往機構存儲的信息“孤島”現象，實現了信息的傳遞、交換與共享，形成了集成化的戲劇檔案管理模式。此外，在戲劇檔案的具體管理過程中，相關人員可以通過信息管理平臺來實現動態化的管理目標，包括戲劇檔案的動態采集、動態發布等內容。相比于一般性的檔案管理系統而言，信息管理平臺檢索更為準確，使用效率也更高。

（三）完善戲劇檔案的搜集整理。搜集整理工作不僅是檔案管理的前提和基礎，同時也是檔案信息化建設的必要條件之一。目前，檔案的搜集整理包含兩個方面的內容：第一是針對既有戲劇檔案的搜集整理工作，這些檔案大都保存在各院團、高校或地方文史館之中，獲取難度不大；第二是針對新興檔案的搜集整理工作。戲劇作為一項重要的藝術形式，它門類眾多，并且隨著時代的不斷發展，還呈現出比較鮮明的時代特征，這些富有時代性的戲劇資料也是戲劇檔案搜集整理中的重要內容，同時它還是豐富現有戲劇檔案信息管理平臺的必要因素。對此，戲劇檔案管理部門需要構建相應的檔案搜集機制，嚴格規范戲劇檔案的搜集內容、目標與時間要求，提升戲劇檔案庫的完整性、時效性以及全面性。當然，為了進一步發揮信息管理系統的效能，檔案管理機構還需將搜集機制與信息管理平臺整合起來，使信息搜集機制服務于管理平臺的完善與發展。

（四）注重戲劇檔案的開發利用。戲劇檔案的開發利用是戲劇檔案管理中的應有之義，如前所述，傳統的機構管理方式，在戲劇檔案的開發利用中存在著諸多不足，嚴重限制了檔案的開發價值。對此，管理人員可以在戲劇檔案信息管理系統的基礎上，構建WEB查詢發布系統，便于研究人員以及普通戲劇愛好者的搜索、查詢。一般用戶可以在遵循系統要求的基礎上，可以通過專題檢索、分類檢索或者模糊檢索等多種檢索方式在線瀏覽或者下載戲劇檔案文件。當然，為了保護戲劇檔案文件的安全，管理人員也可給不同的用戶設置相應的權限，部分用戶只有在獲得審批的基礎上才能進一步地去瀏覽、下載戲劇檔案。這種信息化的檔案管理方式，相比于傳統管理方式而言，突破了時空了限制，相關人員可以在網絡的幫助下，根據自身需要，隨時隨地地查詢戲劇檔案的內容，有效地提升戲劇檔案的利用價值。

四、結語

戲劇檔案作為檔案中的一種特殊形式，對戲劇藝術的傳承與發展具有非常重要的作用。戲劇檔案管理工作主要是針對戲劇檔案的搜集、整理以及應用工作，在信息時代的宏觀背景下呈現出比較鮮明的信息化、數字化趨勢。戲劇檔案管理的信息化建設不僅是信息時代賦予檔案管理的特定要求，同時也是提升戲劇檔案管理效能以及應用價值的必然追求。因此，管理人員需要立足于戲劇檔案管理的實際需求，做好相應的管理工作。

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