對電子檔案紙質檔案長期并存的思考

文/白銀礦冶職業技術學院　郭昱伶

對電子檔案紙質檔案長期并存的思考

文/白銀礦冶職業技術學院郭昱伶

信息技術的發展為我們的辦公生活等帶來了巨大的便利，尤其是自動化辦公，更是大大提高了工作效率。目前，我們的檔案管理工作已經逐漸實現了信息化，企業中電子檔案也逐漸占有較大的比例，但是，當前企業中仍然不能完全淘汰紙質的檔案，為此對于電子檔案與紙質檔案兩者共存的現象也成為當前的一個問題，就如何處理兩者之間的問題，共同促進也成為本文的研究重點。

電子檔案；紙質檔案；共存

一、企業檔案概述

（一）紙質檔案。企業的紙質檔案的應用主要具有以下特點：1.必須有紙質的存在才能保存檔案信息；由于紙質檔案的信息保持必須借助紙張來完成，為此，在完成記錄后，信息同紙張就不能再分開。2.能夠長期保存；雖然紙張是有一定的使用壽命的，并且受水、火等因素的影響，其保存環境也是比較嚴格的，否則會導致檔案的損傷。雖然紙張檔案的保存比較麻煩，但是相比與皮質、石頭等很久以前的記錄載體來說，紙張還是具有其優點的，首先紙張具有較長的使用壽命，并且能存儲豐富的數據信息。3.紙質檔案的工作效率相對較低一些。紙質檔案的管理工作耗費的人工比較大，并且在同一時期內，該檔案信息是不能完成共享的，并且紙質檔案的保管必須要由專人進行，同時保存起來需要占用一定的空間。

（二）電子檔案。電子檔案是隨著計算機技術的發展進步而逐漸產生的，它是建立在計算機基礎之上的。電子檔案的應用具有以下的特點：1.占用的空間非常少；電子檔案大多存儲在磁盤、u盤等介質中，并且這些電子產品能夠存儲非常多的數據信息，同時占用的空間特別小。2.存儲的電子信息種類比較多；文字、圖片、聲音、視頻等都可以存儲為電子檔案，種類多且生動是電子文檔的特性。3.電子文檔可以及時的共享；電子文檔利用網絡技術能夠即時傳遞，人們也可以隨時進行修改處理，同時，工作人員能夠在不同地點同時對一個文檔進行處理，使得文檔的共享程度達到了一個新的高度。此外，由于網絡技術的發展，電子文檔能夠實現即時性的傳遞，其存儲與傳輸非常便利，這也是其一大優點。

電子文檔的數據相對于紙質檔案來說非常容易修改，并且電子檔案的傳遞及存儲如果出現故障，非常容易導致數據的失真及錯誤。

二、電子檔案及紙質檔案的并存現狀分析

（一）紙質檔案不能完全被電子檔案替代。紙質檔案具有無與倫比的權威作用，尤其是在司法系統中發揮的作用更是無法替代的，在長期的歷史過程中紙質檔案一直都是第一位的，紙質檔案的管理工作非常成熟，并且電子檔案只有經過拷貝存檔后才能作為憑證。因此，即使電子檔案不斷地發展進步，紙質檔案仍然是不能被完全替代的。

（二）共存發展。在未來長期的一段時間內，電子檔案與紙質檔案是會共存發展的。紙質檔案需要對檔案的日期、內容等進行分類整理；而電子檔案必須要專門的硬件設施來完成。兩者的特點及試壓范圍是存在一定區別的，并且電子檔案及紙質檔案都能夠發揮自身的優點，兩者都有自己的特性，不能互相替代。紙質檔案具有原始性的特點，電子檔案的易儲存、即時性等特點也非常適用。但是，電子檔案的完整性、安全性以及管理等都存在一定的制約性，因此，在很長一段時期內，電子檔案仍然不能完全取代紙質檔案。

三、對于兩者檔案的共存思考

（一）保證紙質檔案與電子檔案同步進行。鑒于電子檔案與紙質檔案的共存，為此，兩者的檔案管理工作必須要同步進行，保證相關的數據信息能夠一同記錄、一同整理保存，確保兩者檔案能夠切實的實現互補的目的。檔案管理工作人員必須能夠及時對紙質檔案進行格式的轉換，同時也要對一些珍貴的數據盡量轉換為紙質檔案進行保存，提高其安全性，通過兩種檔案緊密的聯系，確保各種數據能夠更完整、更安全的獲得保存。

（二）加強管理工作。對于兩種檔案的管理工作來說，它們必須獲得妥善的保管，才能保證數據發揮其真正的作用。紙質檔案必須嚴格按照分類進行保管，并且紙質檔案占有的空間比較大，并且時間越久，檔案越多，還需要專人來進行保管工作。而電子檔案的保管更是對硬件設施有著一定的要求，單位必須要有專門的設備來對電子檔案進行保存，保證其安全性，同時還要能滿足檔案的保密性需求。此外，電子檔案還要能夠滿足防水、火以及防塵等要求。

（三）加強對工作人員的培訓。電子檔案在企業中已經存在了一段時期，但是計算機網絡技術仍然算是一個比較新的技術，并且該技術的更新速度非常快，而許多企業的工作人員對紙質檔案的管理工作比較熟悉，不能滿足電子檔案的管理需求。為此，我們必須要加強對工作人員的培訓工作，提高其專業素質，能夠對紙質檔案及電子檔案進行處理，同時，工作人員也要具備一定的職業道德，能夠認識到檔案保密的重要性，確保檔案的安全完整。

四、總結

對于企業的檔案的管理工作來說，在很長一段時期內，電子檔案是不能完全取代紙質檔案，兩者分別具有自己的特點，能夠發揮自身的特點。為此作為檔案管理工作人員，必須要努力提升自身的專業素質，確保檔案管理工作能夠完整安全。

［1］黃亞軍.對電子檔案紙質檔案長期并存的思考［J］.管理觀察，2015（27）.

［2］張建國.對電子檔案與紙質檔案在現階段長期并存的思考［J］.山東檔案，2007（1）.

［3］劉迎春.高校紙質檔案和電子檔案建設研究［J］.才智，2011（18）.