辦公自動化環境下醫院檔案管理分析

劉念奇富裕縣人民醫院

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辦公自動化環境下醫院檔案管理分析

劉念奇
富裕縣人民醫院

【摘要】在信息化的時代，檔案管理技術不斷完善，辦公自動化的推進促進的檔案管理的發展步伐。尤其在醫院的檔案管理中，自動化辦公設備的發展，讓醫院的檔案管理變得非常便捷而高效。同時也讓醫院的檔案管理迎來新的挑戰，本文介紹了辦公自動化醫院檔案的管理的問題，以及相應的解決措施。

【關鍵詞】辦公自動化；醫院檔案管理；存在問題；解決措施

辦公自動化技術不斷發展，為醫院的檔案管理工作提供了良好的條件。在醫院的檔案管理方面，存在的主要問題包括；理念相對落后人員的計算機應用能力差，檔案管理不合理，自動化系統不夠人性化等，這些問題都是我們需要快速解決的。

一、自動化的條件下檔案管理存在的問題

（一）安全性不足。醫院的檔案屬于內部局域網的一種，網絡環境相對封閉，如果不是有人刻意為之就不會造成數據的安全性問題，但是如果有人故意非法接入局域網，盜取醫院的數據，這樣數據的安全性就會大大的降低，數據的安全性有著重要的意義，如果能被隨意的入侵和更改就會造成重要的醫學資料被泄露，病人病例丟失。引發嚴重的后果。同時因為屬于內網，所以防火墻的等級較低，無法自行的升級，這就造成了新型的病毒能夠穿越防火墻，肆意的在醫院檔案數據庫中破壞。醫療檔案作為患者隱私內容之一，醫院和醫生都有義務為患者進行保密。但是隨著辦公自動化體系的引入，醫院逐漸對檔案進行電腦聯網存儲和管理。隨著網絡技術的發展，黑客和不法商販逐漸開始盜取患者信息以獲得巨額收入。這不僅為醫院和患者帶來了困擾，還嚴重影響了醫患關系，加深了雙方對立程度。醫院電子檔案是醫生存儲、管理、上傳的診斷病例，包含了文本、符號、圖表、圖形、音頻、影像等數字化信息。鑒于其形式不固定、易于修改、系統漏洞、保密性弱等問題，電子檔案被篡改和盜取的可能性大大增加。在針對醫療檔案輸入、存儲以及管理的安全性的投入上，還有許多不足之處。

（二）檔案的管理標準不固定。檔案的管理不固定這就造成了檔案管理存在亂象，很多重要的文件沒有備份。各個文件之間類型不同，不利于分析。同時也不利于分析和整理，又是重要的文件因為沒有備稿，當數據庫受損的時候很多珍貴的資料就此遺失。格式不同往往是因為人員素質因素，或者管理系統不斷更新，但是系統的兼容性不好導致的。

（三）醫院辦公系統不完善，漏洞多。醫院的辦公系統不完善是檔案管理的中的難題，我國沒有統一的醫院檔案管理系統，所以醫院是利用自己開發揮著從軟件公司手中購買而得，這些系統的兼容性一般都存在一定的問題。系統的漏洞多，容易引發崩潰。所以我國的檔案管理系統存在著眾多的問題，需要統一的管理，同時辦公系統不夠人性化，操作過于復雜，耽誤了患者的就診時間，無法時間快速醫療的效果。而且，系統缺乏將電子文件傳輸與醫療檔案管理工作結合在一起的醫院檔案管理系統，無法實現對診斷病歷等醫療文件的自動控制與歸檔。

（四）念相對落后。很多醫院并沒有意識到醫院檔案管理的重要作用，對檔案管理的認識個管理都不夠，這就造成了當系統出現問題的時候維修速度慢，檔案系統當擺設，在醫生的治療時，不采用先進的管理系統，而是采用筆記的方式，因為筆記難以查找，這就造成了查找資料的不利。同時醫院的大多數人都是醫學專業畢業的，所以對電子應用技術不了解，信息化的水平較低，所以這就造成的醫院建立檔案的困難。同時醫生的工作時間長，任務量加大，很少有時間能夠得到得到系統的應用培訓。

二、辦公自動化環境下醫院的檔案管理

（一）加強醫院檔案管理信息化建設。自動化技術技術是在建立在網絡、計算機等設備的基礎上，所以想要建立良好的設備就需要加大硬件的建設，配置優秀的硬件設備。建立專門部門負責設備的維修和養護工作。保護設備以及網絡的安全，定期做好網絡的防火墻的升級工作，防止醫院的重要數據被竊取，維護系統的穩定，保護病人的隱私，做好文件加密處理的工作。

（二）強化后檔案管理專業人才的培養

隨著當前醫院市場化程度的不斷加深，醫學領域新的科研成果不斷涌現。醫院檔案出現了數量不斷增加、信息更加廣闊，形式更加豐富，管理方法更加復雜的特點。因此，醫院需要更多的專業人才對醫院檔案進行管理。對于管理人才的培養，應從以下幾個方面進行：首先，要加強管理人員的醫療檔案法律法規等方面的知識，增加檔案管理、醫療信息分類的專業技能培養課程；其次，要加強管理人員對自動化辦公設備的了解與應用能力，強化管理人員的醫療方面的專業知識，熟悉醫院運轉的各個流程，加強對醫生所提交的各種病例案例、重點疾病的質量控制表等報表的分類整理能力，提高工作效率和準確率；第三，醫院要制定一套績效考核制度，完善獎勵和懲罰措施，有效的激發工作人員的工作積極性，推動醫院檔案自動化管理工作的全面實施。

（三）完善制度以建立高效的檔案管理模式。建立高效的檔案管理模式，首先，要加強檔案管理制度建設，將醫院患者的檔案信息納入醫院檔案管理范圍中，最大限度發揮其學術價值。第二，要加強檔案管理系統與自動化辦公系統的匹配程度，統一接入端口和標準，運用自動化技術加強檔案管理工作，實現醫院檔案的網絡化、科學化、規范化管理。第三，準確定位醫院檔案管理的角色，從不同層面、不同角度，以不同方式進行檔案管理，規范檔案信息分類，按照一定方向，不斷深挖檔案信息的參考價值與學術價值，為其他部門提供更加準確的數據支持。

三、總結

在檔案的管理模式下，醫院應該做好相應的改革工作，加強人員操作系統的能力，同時加大對檔案管理資金的投入，一方面加強設備的質量，另一方面建立專門的部門管理系統的穩定運行。建立高效的檔案管理模式，注意檔案的加密工作，防止數據被竊取，優秀的檔案管理就算數據被竊取，入侵者也無法知曉用戶的實際意義，這就保證了其數據的安全性。

參考文獻

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