如何提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效性

文/內(nèi)蒙古自治區(qū)土地調(diào)查規(guī)劃院 塔娜

如何提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效性

文/內(nèi)蒙古自治區(qū)土地調(diào)查規(guī)劃院 塔娜

人事檔案管理是事業(yè)單位檔案管理工作的重要內(nèi)容，在新的社會發(fā)展時期，事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和要求。本文主要對如何提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效性展開了探討，并提出了幾點針對性的改進建議。

事業(yè)單位；人事檔案管理；有效性

人事檔案是人才信息的資源庫，對于事業(yè)單位來說，人事檔案是單位管理人員時形成的以個人為單位的一種專門的檔案，它為事業(yè)單位進行人員管理、配置等提供了依據(jù)。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制改革的不斷深入，新的社會發(fā)展形勢給事業(yè)單位人事檔案管理工作提出了新的要求。事業(yè)單位要根據(jù)實際情況不斷改善人事檔案管理工作模式，提升檔案管理工作效率，使人事檔案切實發(fā)揮作用，為事業(yè)單位的長期穩(wěn)定發(fā)展提供支持和保障。

一、新的社會發(fā)展形勢給事業(yè)單位人事檔案管理工作提出的新要求

（一）內(nèi)容要擴大。在傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理當中，主要的工作內(nèi)容就是進行各類人員歷史檔案資料的收集、整理和保存，基本上都是紙質(zhì)檔案。在新時期，信息化時代的到來促使事業(yè)單位人事檔案管理工作要向信息化的方向發(fā)展，工作對象和工作內(nèi)容也要由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理擴展到對電子檔案的收集整理，以便單位更好地利用人事檔案資源進行人才資源的開發(fā)利用。人事檔案除了要記錄職工崗位變動、學歷變化等內(nèi)容之外，還要加強對人員能力變化、進修培訓等內(nèi)容的記錄管理，為單位職工的考核評價工作提供依據(jù)。

（二）職能要轉(zhuǎn)變。由于長期受計劃經(jīng)濟體制的影響，我國大部分事業(yè)單位領導對人事檔案管理工作都沒有足夠的重視，人事檔案管理處于被動狀態(tài)，沒有注重人事檔案資源的價值挖掘，導致檔案資源的利用率低。隨著市場經(jīng)濟體制的不斷完善，事業(yè)單位也面臨著競爭，這時候加強對人事檔案資源的開發(fā)利用是十分必要的，充分發(fā)揮人事檔案管理的服務職能，為單位各項工作的開展以及領導決策提供科學的依據(jù)和數(shù)據(jù)參考。

（三）模式要改進。長期以來，事業(yè)單位人事檔案管理工作并沒有納入單位的整體規(guī)劃當中，缺乏科學的管理制度作為指導。新的社會發(fā)展形勢要求事業(yè)單位要改變過去那種“庫房加柜子”的落后管理模式，加大力度引進先進的檔案管理理念和管理技術，以適應新時期市場競爭的要求。

二、提升事業(yè)單位人事檔案管理工作有效性的對策

（一）加強對電子人事檔案的開發(fā)力度，豐富人事檔案管理內(nèi)容。在信息化時代，傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容和方式已經(jīng)不能滿足人們對檔案信息資源的需求，這就需要事業(yè)單位加強對電子人事檔案的開發(fā)力度，豐富人事檔案管理內(nèi)容。開發(fā)電子人事檔案，可以將原有的人事檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，這樣不僅有利于實現(xiàn)檔案資源的長期保存，避免紙質(zhì)檔案資源由于長期翻閱被損壞，還能夠有效提高檔案管理效率，方便人們查閱和使用人事檔案資源，進而實現(xiàn)人事檔案資源的共享。

（二）強化人事檔案管理的服務職能。事業(yè)單位人事檔案管理工作的根本目的就是要為檔案信息資源使用者提供服務。隨著信息時代的到來，人們對信息的需求越來越多樣化和個性化，這就需要事業(yè)單位人事檔案管理要明確發(fā)展目標，強化服務職能的發(fā)揮，致力于實現(xiàn)人事檔案資源共享和價值的挖掘。事業(yè)單位要根據(jù)自身的實際情況加強對人事檔案管理的工作流程、工作標準和規(guī)范、管理制度等內(nèi)容進行細化和完善，保障人事檔案管理工作能夠按照流程和標準有序規(guī)范開展。有條件的單位還可以加大電子人事檔案的開發(fā)力度，并建立一套完善的數(shù)字化服務平臺，完善基本功能需求，保證人事檔案資源信息的暢通傳輸，從而強化人事檔案管理工作的服務效能。

（三）加強人事檔案管理信息化建設。在信息化時代，為了促進人才資源的高效利用，事業(yè)單位有必要加強人事檔案管理信息化建設。經(jīng)濟的快速發(fā)展使得社會對檔案信息的需求日益增強，要想更好地適應社會發(fā)展需求，促進人事檔案信息的高效傳輸，事業(yè)單位就必須改進管理現(xiàn)狀。進行人事檔案管理信息化建設首先需要事業(yè)單位利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設備對人事檔案進行數(shù)字化和信息化，然后利用特定的人事檔案管理系統(tǒng)對這些數(shù)字化的信息進行存儲管理，并配備相應的檢索服務系統(tǒng)以供人事檔案人員查閱檔案信息，從而提高管理效率，同時人事檔案資源的價值也得以實現(xiàn)。

（四）加強人事檔案工作隊伍建設。檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)對于人事檔案管理的效果起著決定性的作用，因此事業(yè)單位要加強人事檔案管理工作隊伍建設。在進行檔案管理人員招聘時除了要保證其具備扎實的專業(yè)知識和技能之外，還要具備較強的責任心和服務意識，做到工作勤勤懇懇、作風正派、忠于職守、嚴守秘密，避免人事檔案信息被隨意泄露，保證人事檔案管理工作能夠規(guī)范有序開展，切實提高工作效率。

[1]王娟.淺論事業(yè)單位人事檔案管理及其對策[J].中國外資,2014,02:247-248.

[2]馮向陽.事業(yè)單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰(zhàn)[J].檔案管理,2014,03:86-87.