辦公自動化專業的教學技巧探究

韋權

我校是一所中職學校，處于欠發達的邊緣山區，90%以上中職生均來自農村，文化素質相對低下，大部分學生對于計算機的概念沒能得到很好的詮釋，理解能力有限，如果按照常規的教學模式，學生難以理解，甚至還會出現退縮的現象。所以必須要幫助學生找出其中的高效應用的技巧，盡可能地縮短他們的思維彎路，可以讓學生對知識有更好的理解與掌握運用。

當今社會已進入網絡信息化時代，善于運用計算機解決專業問題已成為衡量人才素質的基本要求，計算機基礎的課程教學不僅是職業教育的一個重要組成部分，更是培養我們潛移默化地養成用計算思維來解決專業問題的基礎教育。同時，計算機基礎這門課程里的Office更是現階段社會中，應用領域廣泛的辦公軟件。因此要與社會接軌，讓中職生能更好地適應社會經濟發展需求，作為教育者，必須根據實際情況，充分分析社會就業形勢，細化計算機基礎課程Office辦公軟件中的每一個知識要點，對學生的計算機基礎Office的學習進行針對性的教學，讓學生抓住重點，抓住技巧，盡可能縮短他們的思維彎路，讓學生在社會生活中能對知識有更好的理解與掌握運用，進而提高自身的企業競爭力。

一、當前社會就業形勢

隨著人類的進步、經濟的發展，信息化已經深入到人們的家庭、工作等生活中，各行各業的信息化進程不斷加速，大部分的企業都已經實現辦公自動化，而Office辦公軟件在辦公自動化中又起著至關重要的作用。所以，對中職生而言，就業形勢有了新發展，企業對人才的需求更多定位在能力考察上。這就意味著中職畢業生不僅要有扎實的理論功底，還必須具有較好的實踐動手能力、獨立能力和創新能力。

二、中職生的心理形態

由于當前中考制度的改革和普通高中的擴招，中職學校的門坎被降低，大部分中職生均存在自卑感嚴重但反抗感強、思維活躍但缺失學習動機、渴望被認可但缺乏人際關系、自我意識強烈但自控能力差等綜合表現，心理素質有待提高。

三、投“機”取“巧”

在辦公自動化方向，我們要做到讓學生在課堂上學到更高效的技巧，投入到“計算機”中萃取其“巧”。Office辦公軟件是必不可少的，而在現時學習的Office2010、Word文字處理、Excel電子表格、PowerPoint演示文稿是在企業中也是用得最廣泛的，因此我們先從這三方面進行分析，探究其中的“巧”：

1.Word文字處理

（1）純文本：在工作中，避免不了要處理純文本文件。所以在教學中，我們采取日常生活中常見的，如公司行政文檔、邀請函、通知、工作計劃等實例，讓學生鞏固文檔頁面的設置、編排等知識，以熟悉其中的類型格式，同時，從操作過程中來獲取辦公技巧：設置文檔的自動保存；刪除從網頁復制、粘貼文本后的源格式；文本的高級查找和替換；運用“格式刷”進行快速復制格式；文檔的保護；清除自動項目符號和編號功能；快速清除格式；段落的孤行控制；當前日期的快速輸入等。

（2）圖文混排：在現實生活中，我們到處都能看到，借助“圖文混排”能把事物更具體地展示，來吸引與滿足人們的視覺以求達到其目的，如產品的介紹、商品宣傳單、公司結構圖等。課堂上也緊緊圍繞這個要點進行展開與鞏固，讓學生更清楚地了解到要進行圖文混排，必須要學習在文檔中插入并編輯圖片、文本框、藝術字、流程圖等知識，將這些要點更深刻地印在自己的腦海中，以便能靈活地運用。但在學習過程中，不能忽略其中的高效技巧：用鼠標實現即點即輸；利用ctrl+“[”或“]”實現字號的大小；利用shift鍵快速選擇多個圖形對象；圖片的裁剪；圖片背景的快速清除；圖形對象的快速對齊和排列；文本框內部邊距的設置；自選圖形的默認效果的設置等。

（3）表格的創建與美化：表格的作用也是很明顯的，使用表格能將本來很復雜的信息簡單明了地表達出來，讓人感覺一目了然。所以在講授Word表格內容的時候，可結合常見的成績表、個人簡歷、申請表、考核表、統計表等實例，讓學生學習到與以后工作更接近、更常用的知識，如創建表格、編輯表格的方法，以及對表格中的數據進行排序或者簡單計算的方法，這樣在工作的時候，就更容易上手了。但要提高操作效率，還需要學會：利用“+”“-”繪制表格；如何使跨頁的表格重復標題行或利用設置表格屬性來防止表格跨頁斷行；表格與頁面的對齊方式的設置；表格與文本之間的相互轉換；適當使用制表符對齊文本；表格的自由繪制；表頭的繪制等。

（4）長文檔的編排：在工作上，Word里面除了要遇到以上類型的操作以外，難免需要編輯一些較長的文檔，如畢業論文、報告、活動側記等，這就使得我們的學生要掌握這項操作能力。因此在教學中，我們要讓學生：掌握為文檔應用系統內置或自定義的樣式，以及修改或刪除樣式的方法，以便能快速統一更新文檔的格式；靈活利用“分隔符”編輯文檔；添加或刪除系統內置的頁眉和頁腳；利用大綱視圖來組織文檔結構；編制目錄與頁碼結合以方便更新；為文檔中的關鍵字提取索引；腳注和尾注的使用，能對文檔中文本進行補充說明等。

（5）郵件合并：在日常工作中，經常會遇見這種情況：處理的文件主要內容基本都是相同的，只是具體數據有變化而已。在填寫大量格式相同，只修改少數相關內容，其他文檔內容不變（如工作證、信函、工資條、明信片等）時，借助Word的一項功能強大的數據管理功能——“郵件合并”，完全可以輕松、準確、快速地完成這些任務的批量打印。那么，在“郵件合并”中，要注意：理解建立主文檔、準備好數據源、把數據源合并到主文檔中這三個基本過程；編輯好主文檔的格式；設置好字段與數據源之間的關系；數據源是一個標準的二維數表；文件路徑中單斜杠“＼”要替換成雙斜杠“＼＼”等。〖JP〗

2.Excel電子表格

（1）常用電子表格的制作：表格在辦公事務管理當中，也是必不可少的操作，能將一些繁雜的數據通過表格顯示，以達到更具體、類別分明地展示出來，比如公司的報價單、新員工培訓計劃表、員工檔案、業績評估表等。在操作的時候，要根據內容制作表格、輸入數據，然而在這簡單的操作中，除了懂得單元格和工作表的基本編輯和格式設置外，有些技巧始終是不能忽略的：Word表格數據的引用；“0”值的輸入；分數的正確輸入；利用Ctrl+Enter在不連續單元格里輸入相同的數據；多個工作簿的一次性打開；一個工作簿中多個工資表數據的同時編輯；單元格批注的添加；單元格的突出顯示；單元格單位的統一設置；填充柄的使用等。

（2）表格數據的計算：在把數據輸入以后，還要考慮如何將表格里的數據（如學生成績一覽表、學生收費一覽表、員工考核表、考勤表、員工人事工資管理表等）進行計算，也就是Excel中所具有的強大計算功能，其也主要依賴于Excel中的公式和函數，利用公式和函數可以對表格中的數據進行各種計算和處理，進而提高工作效率以及計算的準確率。僅僅學會公式和函數的使用還是不夠的，此外，還要加強培養：通過設置來讓公式里的單元格符號文本化；公式隱藏的組合鍵“Ctrl+～”；對多個單元格同時執行相同運算；用填充柄快速地對公式進行復制；設置公式在編輯欄上的顯示或隱藏；利用逗號對不相鄰的單元格數據的求和=sum（A1，A3，…）；選擇性粘貼；通過“公式選項”快速查看公式等。

（3）表格數據的管理和分析：我們在已經對表格數據計算的基礎上，還要對其進行管理和分析，如需要對數據進行分類匯總、篩選、排序、合并計算、數據圖表化等。對數據進行以上的操作，并不只是簡單的選擇，然后點擊軟件所示的功能就完成管理和分析，還要注意：高級篩選時要注意輸入條件的列標簽與工作表列標簽的一致性；在分類匯總時要先排序再匯總；如果進行多次分類匯總時，要取消“替換當前分類匯總”的復選框，不然會替換之前的匯總；數據圖表化時，除了基本的格式設置外，還可以根據需要對圖表進行編輯（如系列的重疊顯示、網格線的隱藏、垂直線的添加）等。

（4）表格的打印、編輯：Excel中的打印、編輯與Word中有所不同。因為在對大型表格進行編輯時，由于屏幕所能查看的范圍有限而無法做到數據的上下、左右對照，所以，就要懂得將表格進行“橫向”或“縱向”分割，懂得通過拆分與凍結表格來解決問題，可以更大地提高工作效率與準確性。在打印的時候，也要注意一些細節的調整：如利用Ctrl鍵實現多個工作表的一次性打印；打印預覽時對頁邊距的適當調整能達到更好的打印效果；如何打印指定頁或選定區域；如何將首行重復打印；行號列標的打印等。

3.PowerPoint演示文稿

PowerPoint（簡稱PPT）作為辦公軟件Office的重要組件之一，PPT是一種演示的工具，是一種可視化、多媒體化溝通的載體，是一種新的交流媒介。PPT應用領域廣泛，包括工作匯報、員工的入職培訓與拓展、公司的宣傳、產品的宣傳與展示、教學演示等。盡管操作簡單，為了能達到美觀、得體的效果，除了基礎知識還得掌握一些技巧性的知識：母版的設置與運用；幻燈片的切換效果；幻燈片的自動播放；文稿中圖片的隨時更新；利用“打包”的方式讓文稿在無Office軟件的電腦上也能播放。

總而言之，在對辦公自動化專業的學生的教學中，要充分考慮到現階段的中職生的心理形態，特別是計算機專業的中職生，很多都是沖著“玩電腦”的心態來的，性格往往比較暴躁、懶惰。所以在教學課程中，必須要盡可能地探究課程的技巧，減少他們的思維彎路，直接把專業知識灌輸到學生的思維中，讓他們可以盡快地將內容整合，進而有效地強化他們的專業知識與實操能力，以便讓他們可以更科學、更合理地運用，真正地掌握實現辦公自動化的能力，進一步提高企業競爭力，走上更好的工作崗位。

責任編輯 何麗華