試論如何加強文秘人員職業素養建設

郭文娟 王 雷

長慶油田分公司第三采油廠 寧夏銀川 750006

試論如何加強文秘人員職業素養建設

郭文娟 王 雷

長慶油田分公司第三采油廠 寧夏銀川 750006

文秘是一個企業不可或缺的重要職位。文秘人員的主要職責是待人接物，協調部門，輔助決策，傳達決定，組織會議，記錄會議，文件起草，協助領導等。文秘人員為領導服務，為部門服務，為職工服務的職責要求他們必須正確認識自身所處的位置，不斷提高自己的職業素養和業務能力，改善自身形象，加強組織協調和交流溝通能力，努力成為一個業務素質高，綜合協調、管理創新能力強，既有秘書才能，又有領導才能的復合型、高素質人才，為企業更好更快地發展獻出自己的一份力量。所以需要加強文秘人員的職業素養建設，培養更多的合格的專業文秘人員。

加強；文秘人員；職業素養建設

一、文秘人員目前存在的主要問題

（一）沒有正確認識自身職位要求

部分文秘人員片面的理解文秘人員就是跑腿打雜，上轉下達，轉接電話，從而導致他們不求上進，不能發揮文秘人員的出謀劃策，協助領導的作用。但是隨著時代的發展，文秘人員早已由傳統觀念中的跑腿打雜，接聽電話，起草文件的文員角色轉變為輔助決策，參與管理的綜合素質人才。新時代的發展要求，不論是民企國企外企，還是政府部門，都或多或少的需要文秘人員存在，并且他們都起著舉足輕重的作用，不可或缺。

（二）業務能力不足

絕大部分文秘人員沒有接受過專業而系統的職業培訓，缺乏相應的文秘專業知識。知識結構單一，能力素質低，文字綜合能力欠缺，不能熟練使用現代化的辦公軟件。同時文秘人員會有大量起草文件，擬發言稿的工作，但是部分文秘人員文化素養不足，寫出的材料內容膚淺，缺乏創新不說，甚至偏離主題，文辭冗長。大部分文秘人員未經崗前培訓就直接工作，缺乏工作經驗和實踐能力，久而久之，會跟不上企業和政府對他們的職位的要求，為自身和企業或政府都帶來不小的困擾。

（三）工作積極性低

目前部分文秘人員的工作積極性低，而造成這一局面的主要有三個原因。第一，現有的機制規章不能很好地激發文秘人員的工作積極性，沒有嚴格的評據依據和標準。一面要求文秘人員在工作中任勞任怨，挑起協調各部門的重任，另一方面在評績效時卻往往忽視了文秘人員的隱形付出。付出與回報得不到正比，往往會極大地打擊文秘人員的工作積極性。第二，部分領導沒有正確認識新時代文秘人員的工作特性，還用傳統的眼光看待文秘人員。這些領導把文秘人員看作文件材料的代筆人，接打電話，端茶倒水的打雜人員。文秘人員長期得不到應有的尊重和重視，既制約了文秘人員的長遠發展，又降低了文秘工作的吸引力，很大程度地流失了文秘人才。第三，部分文秘人員自身職業素質低，不求上進，安于現狀，工作時插科打諢，缺乏勇于創新，精益求精的敬業精神。

二、文秘人員必備的職業素養

（一）健康的身體素質和良好的心理條件

文秘的工作是枯燥且繁重的，加班熬夜更是常事。文秘的工作性質決定了文秘人員的工作時間可能是不規律的。另外，由于起著領導與各部門，領導與職員，以及各部門之間的溝通樞紐的作用，自身承擔著巨大的工作壓力，一個良好的心理素質也是文秘人員所必需的。每天要長久的坐在電腦前，對自身健康也是極為不利的，為了更長久的擔任文秘的工作，文秘人員往往需要一個強健的身體。

(二) 扎實的業務能力

對于一個企業或政府部門來說，一個員工最重要的還是他的業務能力。對于文秘人員來說，一則需要有較高的業務政策水平，深度掌握本單位業務相關的政策法規，以及本單位的業務進展情況，真正了解單位基層員工所需，部門所需，領導所想。二則文秘人員需要有扎實的辦公軟件的駕馭能力以及掌控網絡的能力。三則作為一名文秘人員，需要有較強的組織協調能力。

（三) 保密能力

文秘人員需要日日接觸單位領導，久而久之便會了解領導的工作習慣和工作方式。同時，單位的一些重大決定或機密事件也會有所了解。作為一名專業負責的文秘人員，要保證對單位的高度忠誠，絕不對外透露單位和領導的任何機密。

三、加強文秘人員的職業素養建設的意見

（一）崗前培訓與后續教育并重

為了使每位文秘人員都具備必須的職業素養，單位需保證每位文秘人員就職前接受正規有效的崗前培訓，接受專業而系統的職業培訓，學習相應的專業知識。就職后，為了跟上時代發展的要求，單位需定期組織文秘人員進行進修，不斷地學習新的知識，完善自身職業素養，從而更好地領導和職員服務。

（二）建立合理的激勵機制

單位需要充分調動文秘人員的工作積極性，使文秘人員充分發揮自身潛力，就需要建立合理的激勵機制。首先要構造一個溫暖包容的人文格局，在精神上鼓勵文秘人員，體現領導的人文關懷。其次要構建嚴謹的考核制度，對文秘人員的各項工作進行具體且公平的考核，并將考核結果與工資獎金，選拔任用相結合，從而激發文秘人員的工作熱情。最后需要有必要的問責規章，把工作中的失誤問責到人，起到一定的威懾作用，避免了部分文秘人員消極工作，插科打諢。

（三）文秘人員的自身提高

除了外界力量來提高文秘人員的職業素養，同時文秘人員自己也需積極行動，提高自身素養。盡量在繁忙的工作之余自學專業理論知識，提高自身專業知識，廣泛收集信息，充分了解單位相關情況。另外，學會放松自己，減輕心理壓力，保證工作時是愉快輕松的。并定時進行體育鍛煉，保證健康的身體素質，才能更好的工作。

四、結語

總之，加強文秘人員的職業素養對于現代企業的管理和發展具有重要的意義，我們應該認識到加強文秘人員職業素養的重要性，認真分析其中存在的問題并積極解決，從而不斷提升文秘人員職業素養，進一步促進企業的管理和發展。

[1]黃金風.如何加強文秘人員職業素養建設；現代教育教學探索學術交流會論文集,2015(7).

[2]鄭雅君,寧永紅.高職文秘專業人才培養現狀分析及對策研究.河北科技師范學院,2014.