高校檔案信息數字化建設研究

文/大連工業大學綜合檔案室 張敬 黃睿

高校檔案信息數字化建設研究

文/大連工業大學綜合檔案室 張敬 黃睿

本文從高校檔案信息數字化建設的現實意義入手，分析了電子檔案建設中面臨的問題，并提出了檔案信息數字化建設的策略，力求對檔案事業的發展有所啟發和參考。

高校；數字化；電子檔案；研究

在高校管理的內容中，檔案管理無疑是一項重要內容。檔案工作是高校重要的基礎工作，它反映了高校的管理建設水平。檔案是學校發展的真實見證，客觀的記錄了學校在學科建設、隊伍建設、基礎設施建設及人才培養等方面的過程和取得的成績，同時也為高校的發展提供了借鑒和依據。

電子檔案作為檔案資源的重要組成部分，它與傳統的紙質檔案相比更加快捷和方便，電子檔案可實現資源共享，多名使用者可以同時利用同一份電子檔案而不受時間和距離的制約，提高了檔案的利用率，降低了檔案資源的利用成本，并且提升了檔案部門的服務能力。

一、高校檔案信息數字化建設的現狀

目前，大多數高校檔案館都使用了檔案數字化管理系統，對目錄數據庫進行構建，實現了檔案的信息化著錄、打印、檢索等功能。各高校檔案館對實體檔案進行的數字化處理主要分為兩部分：一是對紙質檔案進行數字化處理，二是對各類聲響載體檔案進行數字化處理。基于高校檔案數量巨大、內容復雜的特點，對其進行管理需要投入大量的人力、物力和財力，因而，應提高對整個檔案工作尤其是檔案數字化的重視，使檔案工作能夠適應新形勢，跟上時代發展潮流。

二、高校檔案信息數字化建設存在的問題

高校檔案信息化建設面臨著諸多的挑戰。首先便是對電子檔案未形成系統性、完整性的認識。相對于紙質檔案而言，電子檔案還屬于新興事物，因此很多檔案建設與管理部門的工作人員的思維方式和工作觀念還相對落后，缺乏對電子檔案的全面了解和深入認識，限制了電子檔案功能與價值的充分發揮。第二，電子檔案質量普遍偏低，目前，國家對電子檔案質量的規范還不完善，很難達到其真實性、完整性、可靠性及可用性要求。第三，電子檔案的存儲不穩定性使其不具有永久保存的條件。由于電子檔案的生成和管理都需要借助計算機等電子設備來完成，而現如今電子科技發展迅猛，更新換代快，管理者難以了解和掌握這種變化。二是存儲設備不穩定。電子檔案一般存儲在U盤、硬盤等儲存設備上，這些儲存設備與傳統的紙質檔案相比穩定性較差，易受自然環境（例如溫度、磁場、載體結構）和運行環境（例如：計算機操作平臺、病毒、軟件接口）等的影響。對電子檔案的使用年限造成了一定的制約。三是電子檔案難以避免被黑客攻擊、病毒入侵等威脅，使電子檔案在生成、發送、接收、存儲以及保管等環節存在被泄露、竊取、篡改或偽造的風險。

三、高校檔案信息數字化建設的必要性

（一）信息量巨大。由于高校檔案文件來源廣泛且分散，有教學、黨群、行政、基建、科研、財會等眾多類型的檔案。這些檔案類型不一，結構異構，信息量巨大，需要電子設備有足夠的存儲空間來對其進行管理。以電子檔案的形式存儲計算，假設一個移動硬盤的存儲容量為500G，若按照紙質檔案每頁2*103個漢字計算，則此移動硬盤大約可存儲130000頁的紙質檔案，為檔案信息的存儲節約了海量空間，也減少了檔案管理工作的人力和物力開支。

（二）數據價值高。一是電子文件的應用能有效地保護檔案原件；二是大量的電子文件可以通過電腦查閱，從而提供最優的檔案利用服務。

（三）查詢速度快。電子檔案具有快捷查詢和檢索的功能，用戶可以根據標題、作者、關鍵字、日期等任意一條檢索信息查找所需的檔案，不必像傳統紙質檔案那樣進行手工翻頁查詢，第一時間滿足檔案信息需要，以提高檔案利用效率，體現檔案信息推動高校發展的驅動力。

四、高校檔案信息數字化建設的對策研究

（一）加強法治建設，解決電子檔案的法律效力問題。檔案法律是檔案事業發展的重要保障，也是檔案利用的重要依據。為切實加強電子檔案安全管理，我國出臺了《電子檔案移交與接收辦法》《檔案數字化外包安全管理規范》《檔案信息系統安全等級保護定級工作指南》等法律法規，對檔案的數字化推進提供了制度保障。

（二）建立健全電子檔案管理機制。為進一步提升電子檔案管理工作質量，必須制定與之相對應的檔案管理制度。這就要求我們要結合國家現行的電子文件歸檔管理標準和學校歸檔管理的切實情況，制定一套完善的管理對策與管理準則，使各個部門的檔案工作能夠有章可循、有法可依。

（三）提高檔案管理人員的專業素質。檔案數字化建設需具備較強的管理技術水平和安全制度措施。因而，要強化檔案人員的業務培訓力度，不斷拓展專業知識，提升綜合水平，以達到專業技術能力的適應性要求。

電子檔案業務的發生和發展實際上是信息社會發展的必然。電子檔案的利用工作是我國檔案管理事業的新課題，也是檔案信息資源利用的新亮點。我們應借助現代科學技術來創造檔案信息利用的新局面，更好地利用和管理電子檔案業務，更加準確、安全、完整、快捷的向用戶提供最優質的服務。在高校電子檔案信息數字化建設工作邁向新臺階的同時，必然會出現不少的新問題，只有步伐堅定，才能推動高校檔案工作邁向新的征程。

[1]盧森林.關于網絡環境下館藏檔案數字化的思考[J].蘭臺世界,2014(6)∶34-35.

[2]孫海燕.試論高校檔案管理信息化建設[J].蘭臺世界,2014(7)∶21-22.