電子檔案的整理與保護

文/江蘇省泰州市檔案技術中心 仲華

電子檔案的整理與保護

文/江蘇省泰州市檔案技術中心 仲華

伴隨著各項網絡技術的應用及發展，電子檔案的整理以及保護工作越來越重要。而在本文中，筆者就其整理和保護進行了相應論述和分析，希望能為相關探究提供一定參考。

電子檔案；整理工作；保護工作

就電子檔案的整理工作而言，其和紙質檔案相比，有著相對較多方便的地方，但是因為網絡等問題，也使得其容易受到諸多干擾，甚至存在被竊取的危險，因而，需要重視對其的整理與保護工作，鑒于此，筆者總結了此文。

一、電子檔案的相關整理

目前，就我國檔案管理工作而言，已經基本電子化，如此，其整理工作也相對簡單，當然，不一樣類型的檔案，整理方式也有不同，故而，相關人員要區分其類型，采取合理的整理方式。

（一）文書電子檔案的相關整理。此類檔案有兩大類文件，一類來源于內部，另外一類則來源于外部，整理它們的時候，要區分明確。若是前者，分類的時候，可以依據時間，也可以依據組織機構名稱，如此，再做好相應的組盤和分盤工作，檢索起來格外方便，這樣的整理方式也使得電子檔案的保存時間可以得到有效延長。歸檔的時候，為方便進一步查找，提高檔案的利用效率，可以依據部門做好分類。為避免歸檔時伴隨諸多不規范行為，可以選擇專門部門負責此工作，完成組盤后，為了提高他人查找和查收效率，應由專業人員做好相關安排，同時，將對應目錄建立起來。

就后者而言，整理的時候，可以選擇文書室，將相關文件進行掃描存入計算機，就公文傳遞等環節，也可以通過網絡技術來實現，歸檔等工作可以由業務部門來處理，完成此項工作后，再由承辦部門做好分級，接著由檔案部門處理，審核結束，由檔案工作者將相關檔案信息填寫完畢存入數據庫。當有人想要查找這些檔案的時候，就可以通過網絡終端查到自己需要的文件。

（二）科技電子檔案的相關整理。就此類檔案而言，有著豐富的類型，因而歸檔工作相應復雜，整理的時候，可以選擇分類管理，也可以選擇項目歸檔，大多情況下，都是基于前者，然后利用后者，具體而言，如下：

第一，基建檔案，此類檔案大多是經過電腦進行打印，然后完成相應的輸入工作，若此檔案為紙張實體的形式，應該采取掃描方式完成對其的電腦錄入工作，然后，結合案卷號和其他序號實際做好相應的鏈接工作，如此，用戶查找檔案時，僅僅輸入較為簡單的詞即可；第二，設備檔案。此類檔案的來源大多屬于企業，當相關工作者進行相關設備的采購工作時，外商提供的信息中，就傳統的資料而言，它們存在的形式大多是圖紙，而就現代的資料而言，存在的時候則多屬于電子方式，目前，國內相關的設計部門，設計產品的時候大多為電子化方式，因而進行相關設備購買的時候，就交易雙方而言，要將電子檔案提供出來，并且將相關說明和可能存在的問題標識出來。

二、電子檔案的相關保護

（一）軟磁盤的相關保護。首先，要采用統一標準的軟盤。一般而言，大多選擇高密度的3.5寸軟盤，同時，要保證好其質量，因為質量好的軟盤大多有近十年的壽命，而質量差的軟盤壽命大多不會超過一年。第二，要將管理條件規范化。軟盤存放的時候需要避開磁場和震動，同時其存儲環境需要整潔并且具有適中的溫度（14度到24度）與濕度（40%到50%）。第三，防范好病毒的入侵。就各業務部門而言，要重視自身電腦的病毒監測，使得電子文件的磁盤一直處于健康和受保護的狀態當中。

（二）光盤的相關保護。首先要保證光盤使用和排放的規范化。因為其使用壽命和累計使用時間密不可分，而伴隨使用時間的不斷加長，激光對光盤原料的穩定性影響也逐漸變大。其次，要預防一些有害物質的侵蝕。某些工業區域里，有著相對較大密度的有害氣體諸如氟化氫等會對光盤有著較大的侵蝕；而海洋地帶的海鹽顆粒也可能會使得光盤逐漸老化。故而，應該將其存放在具備合適溫度（14度到24度）與濕度（40%到50%）的環境里。第三，要保證信息讀取面的光潔度，拿用光盤的時候，要避免觸摸其數據區，盡量將和其的接觸面控制在光盤內沿地帶。

（三）重視創新。就電子檔案而言，很多人還覺得其是個新鮮事情，要想讓人們全面認識它，還需要加大對其的宣傳和利用。因而，就檔案部門而言，要通過大力宣傳讓自身工作人員養成依法治檔的理念，同時，針對檔案工作者，要重視相關專業知識的培訓，從而保證使得各檔案能夠規范歸檔。基于電子檔案的發展視角而言，檔案工作者要通過各項電子設備，制作和維護好相關電子信息，參與文件的保管工作，重視電子檔案檢索系統的規劃和設計工作，使得電子檔案能夠進一步規范化和標準化的發展。

三、結語

綜上，就電子檔案而言，不論是其整理工作，還是對其的保護工作，都十分重要，因而，在整理電子檔案的時候，要做到規范化和標準化；而在保護電子檔案的時候，也要重視整理方面的相關問題，并將兩者和諧結合起來，如此才能推進電子檔案的和諧健康發展。

[1]劉爽,王永華.傳統檔案保護與電子檔案保護的措施[J].黑龍江科技信息,2007,(17)∶25 .

[2]王巍.電子檔案的保護[J].信息化建設,2007(09)∶19.